Понятие документа. Общие и специальные функции документа

Слово «документ» происходит от латинского слова dokumentum, что означает доказательство, свидетельство. В русский язык слово «документ» вошло в Петровскую эпоху: документами называли деловые бумаги, имевшие правовую значимость. В дальнейшем у слова документ развились два новых значения: 1) узкое, бытовое: паспорт, удостоверение; 2) переносное, расширительное: все то, что может свидетельствовать о чем-либо, подтверждать что-либо (произведение искусства – документ эпохи и т. п.).

Единые, международные требования, предъявляемые к служебной информации – это объективность, актуальность, аргументированность, полнота.

В социальном плане любой официальный документ одновременно выполняет несколько функций.

Общие функции документа:

– информативная (документ создается для сохранения информации);

– социальная (документ определяется той или иной социальной потребностью и, следовательно, является социально значимым);

– коммуникативная (документ выступает в качестве средства связи между учреждениями или учреждениями и частными лицами);

– культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции).

Специальные функции документа:

–управленческая (документ представляет собой инструмент управления);

– правовая (документ закрепляет правовые нормы);

– функция исторического источника (документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества).

Функции определяют требования к документу:

– соблюдение норм официально-делового этикета;

– лаконичность и информативность содержания – например, письмо не должно превышать объема 1-2 страниц, одновременно документ должен быть достаточно информативен. Недостаточность информации может вынуждать к дополнительным запросам, избыточность – привести к затруднению восприятия сути документа;

– объективность информации предполагает, что деловое письмо отражает реальное состояние дел и дает непредвзятую оценку событий;

– структурированность изложения, или композиция, – это последовательность расположения составных частей документа (аспектов). Модель аспекта состоит из двух частей: первая часть содержит информацию об имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет предполагаемые, желательные события (просьбы, предложения, требования);

– унификация, т. е. становление единообразия состава и форм управленческих документов, и стандартизация – форма юридического закрепления унификации. В рамках унификации и стандартизации создана Единая государственная система документации, изданы ГОСТы, развивается система, связанная с электронными видами коммуникации.