double arrow

Организация работы с документами

Это создание оптимальных условий для всех вирусов работ с документами (от момента их создания до момента уничтожения и передачи в архив).

 
Виды работы с документами:

· прием и регистрация

· рассмотрение документов руководителем

· порядок прохождения документов в организации

· их исполнение

· контроль исполнения

· формирование дел

· подготовка и передача дел в архив.

В Д.О.П. выделяются 3 гр. документов: входящие – исходящие – внутренние.

Каждая группа имеет свои особенности обработки и прохождения.

Порядок составления, согласования и оформления внутренних документов отличается от этих же операций для входящих и исходящих документов.

В исходящих добавляется операция “рассылка адресатам”.

Регистрация обязательна для всех групп документов, особенно для исходящих и входящих.

Работа по исполнению и контролю: для внутренних и входящих. Очень редко – для исходящих.

На хранение в архив передаются внутренние и исходящие, а входящие – редко.

Основу правильной работы с документами составляет четкое разделение функций и обязанностей между работниками предприятия.

Точное знание обязанностей работников службы ДОУ исключает дублирование операций.

Разделение труда между работниками закрепляется в Д. И.

Для установления единого порядка в Д О У на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними (ГОСТ 6.38-03).

Большой вклад в совершенствование работы с документами вносит секретарь-референт, так как большую часть работы с документами выполняет он на своём рабочем месте. Такая централизация работы с документами позволяет широко применять оргтехнику.

Но это не исключает самостоятельного ведения документов в каких-то службах предприятия, например, бухгалтерия, юрист и т.п.

Секретарь-референт проводит методическую работу и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях предприятия ив его филиалах.

На предприятиях может существовать план-график совершенствования делопроизводства.


Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:  



Сейчас читают про: