Обработка поступающих документов

Прием-обработку поступающих документов ведет секретарь-референт.

Этапы обработки такие:

· первичная обработка

· предварительное рассмотрение, разметка

· регистрация

· рассмотрение документов руководством

· направление на исполнение

· контроль исполнения

· исполнение документов

· подшивка документов в дела.

Первичная обработка заключается в правильности доставки писем.

Порядок:

· вскрываются все письма, за исключением личной корреспонденции.

· проверяется правильность адресования вложенного в конверт документа

· количество листов документа

· наличие приложений к ним

· при отсутствии приложений

·) или листов документа ставится в известность отправитель

· делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе “ПРИМЕЧАНИЕ”

· конверты уничтожают, за исключением тех, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления или когда на конверте стоят пометки “КОНФИДЕНЦИАЛЬНО” или “СРОЧНО”.

Предварительное рассмотрение проводит секретарь-референт. Распределяет на: регистрируемые, нерегистрируемые.

На регистрируемых документах автоматическим нумератором ставят “ОТМЕТКА о ПОСТУПЛЕНИИ”

· наименование фирмы – получателя

· дата поступления

· входящий номер

“Отметка о поступлении” не проставляется на:

· приложениях к документу

· каталогах, проспектах

· др.

Секретарь-референт осуществляет “ФИЛЬТРАЦИЮ” тех документов, которые направляются руководителю.

Руководителю направляются документы самые важные, самые срочные (в специальную папку руководителю).

Те документы, которые не требуют рассмотрения руководителя, передаются:

· заму (руководителя)

· в структуру подразделения

· непосредственно исполнителям.

Если исполнителю, то оформляются так:

· в правом верхнем углу первого листа секретарь-референт проставляет буквы условного обозначения структуру подразделения или его шифр. Пример: О. Р. (отдел рекламы)

05 (шифр структурного подразделения)

Если заму или исполнителю, то так:

· на документе указывается ФИО того лица, которому направляется документ. В ряде фирм применяется условное обозначение руководящих должностных лиц.

Если им направляется документ, то ставится условное обозначение (шифр) и обводится в кружок.

01 – генеральный директор

02 – главный инженер и т.п.

Облегчает процесс предварительного рассмотрения документов настольное устройство сортировки: состоит из нескольких лотков (секций), имеющих этикетки для вставки условных индексов (шифров) руководителей, структуру подразделений.

Поступающие документы раскладываются в соответствующие секции, затем передаются адресатам.

Если объём входящих документов небольшой, то можно использовать специальные папки с разделителями.

При предварительном просмотре выясняется также, не требуется ли к поступившим документам подбор дополнительных материалов (договора, контракты и т.п.).

При необходимости секретарь-референт делает такую подборку и передаёт их вместе с входящим документом.

Если в обязанности секретаря-референта входит доклад о поступивших документах, то ему необходимо самому предварительно ознакомится с материалами.

Без предварительного просмотра передаются входящие документы в структуру подразделения, когда они указаны адресатами, и личные письма (указана фамилия лица).

Регистрация входящих документов ведется в журнале регистраций (указывается номер индекса, дата, отправитель, краткое содержание, исполнитель, подпись исполнителя, примечание).

Рассмотрение руководителем. Ему передаются документы уже после регистрации. Руководитель рассматривает и принимает решение.

Принятие управленческого решения по конкретному документу – это одна из основных функций руководителя. Это есть центральное, решающее звено в технологии управления.

Руководитель:

· определяет исполнителя

· дает четкие, конкретные указания по исполнению документа

· устанавливает сроки исполнения.

Это оформляется в виде резолюции на документе. Из резолюции эти сведения секретарь-референт дополнительно заносит в журнал регистрации. В резолюции может быть указана отметка о контроле т.е. документ должен быть взят на контроль. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то первый считается ответственным, ему передаётся документ.

Руководитель должен:

· при рассмотрении документов придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение документов, избежать сбоев в их обработке.

· рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (или хотя бы на следующий), возвращать их секретарю-референту.

· руководитель должен обладать высокой управленческой подготовкой, доверять своему секретарю-референту и не создавать у себя архив из копий полученных и рассмотренных им документов.

Направление на исполнение. Документ с резолюцией руководителя передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения.

Перемещение документа между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов с грифом “КТ” и “КОНФИДЕНЦИАЛЬНО”.

Если на документе указано несколько исполнителей, то для оперативного исполнения документа секретарь-референт каждому дает копию документа. Документ находится у исполнителя до полного его исполнения.