2014-02-09
591
Обработка отправляемых документов.
Операции:
· составление проекта документа
· согласование проекта документа
· проверка правильности оформления проекта документа секретарем
· подписание документа руководителем
· регистрация документа
· отправка документа адресату
· подшивка второго экземпляра (копии) в дело.
Проект документа составляется исполнителем, правильность оформления выполняет секретарь-референт.
Исходящие документы все оформляются в 2-х экземплярах; но факсы и телеграммы – в 1-м экземпляре.
Если проект документа согласовывается с отдельными специалистами фирмы, это оформляется визой.
На подпись руководителю проект подается вместе с другими документами, которые рассматривались при составлении данного проекта (например, инициативные письма, акты, рекламации, нормативы и др.)
Руководитель может внести в проект изменения или оправить его на доработку.
Руководитель подписывает исходящий документ в 2-х экземплярах, и передает секретарю на регистрацию. Для этого есть “журнал регистрации исходящих документов”.
|
|
|
| индекс № док-та | адресат (кому) | краткое содержание (заголовок) | исполнитель | примечание |
| 149/01-07 150/01-07 | АО “Кроссс” …… | Дата док-та 27.12.94г. Об отмене выставки “информ-95” ………… | Кустиков ………. |
В графе “ примечание” может быть занесена запись о решении вопроса, номера документов-ответов.
После регистрации документа а “журнале исходящих документов”. Этот регистрационный номер рукописным или машинописным способом фиксируется на 2-х экземплярах данного документа.
Затем исходящие документы конвертируются и отправляются.
При конвертировании (помещении в конверт) сверяется адрес получателя на письме и на конверте.
Если письмо отправляется в конверте с окошечком, то письмо складывается так, чтобы адрес был хорошо виден в окошечке и письмо не смещалось внутри.
Второй экземпляр письма и единственный экземпляр факса подшивается в дело с перепиской.
Блок-схема работы с исходящими документами.
|
 |
 |
|
 |
|
 |  | ||
|
 |
|
|
 |
|
