Формирование и оформление дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в делах.

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает единый порядок в организации делопроизводства.

Формирование дел проводит секретарь или специально назначенный работник под непосредственным контролем руководителя предприятия.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре или по квалификационным признакам.

В большинстве фирм и предприятий формирование дел проводится по названиям видов документов (например, АКТЫ, ПРИКАЗЫ, КОНТРАКТЫ).

Если внутри какого-то вида объём документов большой, то еще дополнительно нужно вводить классификацию в группе, например,

контракты: о поставке стекла, о поставке леса, о выполнении капитального ремонта и т.п.

В главе “Классификация документов предприятия” указаны правила, которые надо соблюдать при формировании дел.

Дополнительно правила:

· устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.

· протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседания Совета директоров

Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.

Контракты делятся на две группы, хранящиеся в разных делах:

1 – коммерческие контракты между предприятиями

2 – трудовые контракты с работниками.

Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

Документы ограниченного доступа (гриф “КТ” или “КОНФИДЕНЦИАЛЬНО”) формируются в отдельную папку.

Формирование дел с перепиской. Здесь так:

· если объем переписки небольшой, то заводится одно дело

· иначе – каждая переписка – в отдельное дело

· целесообразно для переписки входящей и исходящей завести отдельные попки (дело).

· в дальнейшем, если будет необходимо, то завести отдельные папки (дело) на факсы, письма тоже входящие и исходящие

· можно при формировании дел с перепиской делать подшивку “письмо-ответ” рядом с “письмо-запрос”

· можно формировать письма по фирмам-контрагентам (удобно, все документы в одной папке)

· планы и отчеты следует хранить в делах того года, к которому они относятся и по содержанию, независимо от времени их составления, утверждения

· бизнес-планы, расчитаные на несколько лет, хранятся в деле первого года, например на 1995 – 2000 год будут находится в деле 1995 года.

· При формировании дел можно использовать папки отечественные (на 200 листов) и импортные большие.

· В больших папках удобно использовать разделители-указатели (по номеру года, по виду документов и т.п.). Это удобно для поиска документов.

пример: рис. 49 “Форма заполнения обложки дела”

рис. 48 “Примерное разделение документов коммерческого предприятия на группы дел”

рис. 47 “Форма номенклатуры дел предприятия”

рис.38 “Основные операции делопроизводства”.