Требования к информации

Сущность и классификация информации

Тема 8. Организационные коммуникации

Вопросы:

1. Сущность и классификация информации

2. Требования к информации

3 Содержание коммуникаций

Информация (лат. informatio - разъяснения, изложение): первоначально - сведения передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов технических средств и т.д.); с середины XX в. - общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире; передачу сигналов от клетки к клетке, от организма к организму.

Существуют две точки зрения на природу информации:

♦ атрибутивная. Согласно этой точке зрения информация относится к всеобщим свойствам материи, таким, как движение, неоднородность, системность, структурность, разнообразие, тождество и др. Информация присуща живой и неживой природе. Сторонники атрибутивного подхода выделяют универсализм информации, утверждают, что можно выявить информационные процессы не только в журналистике, социологии, экономике, но и в искусственно созданных системах управления, в теории автоматов и роботов и др.;

♦ функционально-кибернетическая. Согласно этой точке зрения информация присуща не всем, а только живым формам материи. Она появляется на определенной стадии развития материального мира, когда становятся возможными сложные, динамичные, самоуправляемые, саморазвивающиеся системы, высшим представителем которых выступает человек.

Под управленческой информацией принято понимать определенные новые сведения, совокупность некоторых данных, знания о фатах, событиях или состоянии управляемого объекта, которые используются в процессе управления или побуждают к некоторым действиям.

Для управленческого персонала организации (предприятия) информация является предметом, средством и результатом труда.

Информация имеет следующие основные свойства и признаки:

♦ передается посредством сигнала - носителя информации;

♦ всегда имеет количественные и качественные параметры;

♦ не исчезает в процессе использования, а может использоваться многократно;

♦ способна накапливаться беспредельно;

♦ имеет ценность и полезность, что определяется своевременностью, затратами на ее получение, степенью использования и результативностью.

Основная задача руководителя любого уровня - эффективное использование имеющихся в его распоряжении ресурсов для достижения поставленных целей. К ресурсам руководителя наряду с традиционными - трудовыми, материальными, финансовыми - относятся также информация, знания и время.

Значение информации для управления организацией определяется во-первых, тем, что она является важнейшим, особого рода ресурсом руководителя.

Во-вторых, выступает как основа процесса управления. Посредством различных операций с информацией осуществляются циклически повторяющиеся стадии процесса управления. С помощью информации осуществляются взаимосвязи между субъектом и объектом управления, а также внутри субъекта управления. Информация передается по каналам прямой и обратной связи, связывая тем самым субъект и объект управления.

В-третьих, информация выступает как основа коммуникаций в системе управления. С ее помощью осуществляются коммуникации предприятия с внешней средой - потребителями, поставщиками, конкурентами, государственными органами, правительственными агентствами и другими, а также между структурными подразделениями предприятия.

В-четвертых, информация является ресурсом управленческого труда. Нa основе исходной информации путем циклически повторяющихся стадий управленческого процесса органы управления принимают решения, организуют и контролируют их исполнение.

Под данными обычно понимаются сведения, сообщения, записанные наблюдения, знания, которые в настоящий момент не оказывают воздействия на поведение. Данные могут превратиться в информацию, если такое воздействие на поведение будет иметь место. Данные превращаются в информацию, если управляющий осознал их значение. С точки зрения принятия решений можно утверждать, что информацией являются используемые данные. Это важно помнить при построении управленческой информационной системы, поскольку работником, ответственным за принятие решений, данные должны даваться в виде информации, на основании которой могут быть предприняты или иные действия.

Информационная система управления организацией должна обеспечить:

- полноту информации для каждого звена информационной системы, которая определяется как отношение полученной информации к информации, необходимой для управления;

-полезность и ценность информации, т.е. когда информация используется и руководителем принимаются управленческие решения. Поэтому информационные потоки в системе управления должны быть адресными и направляться конкретным руководителям и специалистам управленческого аппарата;

- точность и достоверность информации, т.к. принятие решений на основе недостаточно точных или недостоверных данных увеличивает риск ошибок и неверных решений;

- своевременность поступления информации, в обратном случае орган управления будет бездействовать в ситуации, когда объект управления ждет управляющего воздействия, в результате чего теряется управляемость объектом;

- экономичность и эффективность обработки информации в принципе являются комплексными критериями и показателями, получаемым путем сопоставления результатов управления с затратами на функционирование информационной системы.

Для оценки эффективности самих информационных систем можно использовать следующие показатели:

- производительность как затраты времени на обработку установленного объема данных при сохранении надежности этих данных;

- пропускная способность системы, т.е. объем данных, которые информационная система может выдать в пригодной для принятия решений форме;

- скорость и быстродействие системы, которые определяются количеством обрабатываемых данных в единицу времени;

- надежность, т.е. вероятность бесперебойной работы системы в течение определенного периода времени;

- расходы на единицу данных, обрабатываемых системой;

- расходы на информационную систему и окупаемость затрат.