2014-02-13
2157
Тема 11. Коммуникации в организации
Условия функционирования организации и степень централизации механизма управления
Вопросы централизации - децентрализации власти - ключевые вопросы организационного проектирования.
Централизуется право на принятие решений и, как следствие, механизм управления. Децентрализация - это делегирование полномочий на принятие решений по уровням иерархии, т.е. процесс перераспределения власти, что повышает динамичность организации как системы. Жёсткая централизация приводит к задержке в принятии решений, чрезмерная децентрализация неизбежно приводит к потере управляемости.
В случае жёсткой централизации ограничивается самостоятельность и инициатива действий в решении производственных задач, в случае широкой децентрализации снижается эффективность решения стратегических задач, поэтому баланс централизация - децентрализация должен постоянно находится в центре внимания менеджмента организации.
Выдающийся французский ученый - практик, управляющий крупной горнометаллургической компании А. Файоль (1841-1945) писал: «Централизация не является системой управления, хорошей или плохой сама по себе; она может быть принята или отвергнута в зависимости от тенденций руководителя и от обстоятельств, но в большей или меньшей степени она существует всегда. Вопрос централизации или децентрализации - вопрос меры. Дело сводится к нахождению степени централизации, наиболее благоприятной для предприятия». [20]
|
|
|
Механизм управления централизуется, если «угрозы» внешней среды превалируют над «возможностями» и наоборот.
Процесс децентрализации протекает в неразрывном единстве с процессами групповой самоорганизации и отражает параллельные отношения власти. Степень централизации зависит от многих факторов, к которым, прежде всего, относятся:
* размер организации;
* характеристики внешней среды организации (степень ее неопределенности, подвижности и сложности);
* корпоративная культура.
Все вышеперечисленные факторы учитываются при разработке стратегии производственной организации, определяющее влияние которой на формирование организационной структуры убедительно доказал известный современный ученый Альфред Чендлер.
Успешность организации во многом зависит от ее умения принимать, перерабатывать и передавать информацию.
Коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя и более людьми
Организационные отношения включают внутренние и внешние связи – коммуникации, которые рассматриваются как явление и как процесс.
Коммуникации как явление представляют собой установленные нормы (правила, инструкции, положения) отношений между людьми в рамках организаций при выполнении ими своих функциональных обязанностей (процедур, операций) а также систему документооборота.
|
|
|
Коммуникации как процесс – отношения работников друг к другу, к клиентам, поставщикам, потребителям.
Внешняя коммуникация – получение информации о важных для организации изменениях внешней среды, а также сообщение важной для внешнего окружения информации об организации.
Внутренняя коммуникация – передача и обмен информацией между подразделениями, между сотрудниками, уровнями власти.
Организационные коммуникации – это процесс предоставления информации сотрудникам организации и институтам за ее пределами.
Коммуникационный процесс предполагает наличие
– отправителя информации;
– получателя информации;
– процесса обмена информации.
Отправитель придает информации форму удобную для передачи и восприятия получателем (слова, математические символы, рисунки и т.д.). Этот процесс называется кодированием или зашифровкой послания.
После того как информация закодирована, она может быть отправлена по одному или нескольким передаточным каналам (почта, телефон, Интернет и т.д.). Выбор канала передачи во многом зависит от метода кодирования.
Факторы, снижающие чистоту передачи информации, искажающие смысл послания называются коммуникационными помехами или шумом. К ним относятся технические характеристики передаточных устройств, недостаточное владение навыками письма, дефекты речи и слуха.
Выделяют следующие типы коммуникаций:
· внутриличностная коммуникация – коммуникация, возникающая внутри самого индивида. Он является и посылающей и принимающей стороной. Его мысли и чувства создают послание, а мозг действует как канал для обработки этих мыслей и чувств. Обратная связь – это то, что дополняет информацию или отвергает ее;
· межличностная коммуникация. В этом типе коммуникаций индивидуумы действуют как принимающая и как посылающая сторона. Посланием является предоставляемая информация, каналом ее передачи служит взгляд или звук, а обратной связью – ответ каждого участника этой коммуникации;
· коммуникация в малой группе возникает, когда небольшое количество людей собирается вместе с какой-либо целью. В малой группе каждый индивидуум имеет равный шанс участвовать в обсуждении, может быть легко услышан и взаимодействовать друг с другом;
· общественная коммуникация – это послание выступающего аудитории. Каналы те же, что и при межличностном общении или общении в малой группе;
· внутренне оперативная коммуникация содержит структурированную информацию, необходимую для достижения целей организации и передаваемую в пределах организации;
· внешне оперативная коммуникация содержит структурированную информацию, необходимую для достижения целей организации и передаваемую тем организация, которые существуют за ее границами;
· личностная коммуникация определяется как случайный обмен информацией и чувствами, происходящий между людьми всякий раз, когда они встречаются.
