1. документы для сортировки
2. тип документа
а – решения и резолюции
б – претензии
в – письма, факсы
3. папки для закрытых дел
4. сортировка по алфавиту
5. папки текущих дел
6. сортировка по дате
7. папки корреспонденции
8. сортировка по виду
9. обновленный список документов
10. рассортированный материал
Межфункциональная блок-схема
Дает возможность установить, кто выполняет то или иное действие, к какому подразделению относятся исполнители.
Пример межфункциональной блок-схемы
|
|
| Отдел доставки
| Производственный отдел
| Отдел распространения
|
| Производственное планирование
| | Доставка матерьялов и п/ф
| | Удовлетворять потребителя
|
|
|
|
|
|
На этих блок-схемах указывают дополнительную информацию
· текущее время процесса
· затраты на текущий момент времени
· добавленная ценность
· степень завершенности
Пример для процесса – составление финансовой отчетности.
Проблема – большие затраты времени на подготовление отчета.
| Запрос на подготовку отчета
|
| Идентификация запроса информации
|
| Предоставление информации
|
Составили блок-схему и по ее результатам провели пересмотр ответственности, организовали местный сбор информации, из подразделений исключили ненужные документы.
| администрация
| Финансовый директор
| сотрудник
| Все отделы
|
|
|
|
|
|
Многоуровневая блок-схема
Если процесс длительный и сложный, то схему процесса удобно разбить на несколько уровней. На верхнем «0» уровне следует показать только основные действия – 1.0, 2.0…., где 1- номер операции, 0 – цифра уровня.
Блок-схема «0» уровня дает представление о всем процессе, при этом главные аспекты не усложнены второстепенными деталями.
| Производственное планирование 2.0
|
| Удовлетворенный потребитель
|
Для каждой операции «0» уровня строят детальную блок-схему. Например, рассмотрим процесс доставки.
| Определение договорной цены 3.2
|
| Получение подтверждения о заказе 3.4
|
| Регистрация выполнения заказа 3.5
|
Пример составления блок-схемы 1-го уровня для процесса – финансового отчета.
| Месячный отчет по:
· Объемам поставок
· Распределению по поставщикам
· Распределению по срокам производителя
· Распределению по срокам поставок
|
| Квартальный отчет по:
· Затраченным чел./часам
· Затратам на з/п
· Затратам на транспортировку
|
| Итоговый годовой отчет по:
· Сумме всех закупок
· Распределению по поставщикам
· Распределению по срокам поставки
|
| Отчеты составляются в электронных таблицах
|
Пример:
| Требования потребителя и организаций-работодателей
|
| Определение потребности в обучении 1.0
|
| Управление воспитательной и внеучебной деятельностью со студентами 5.0
|
| Осуществление учебных процессов 6.0
|
| Довузовская подготовка 2.0
|
| Отбор и прием абитуриентов 3.0
|
| Проектирование и разработка основных образовательных программ 4.0
|
Рассмотрим процесс довузовской подготовки:
| Организация набора слушателей на подготовительные курсы
|
| Заключение договора с учащимися и их представителями 2.1
|
| Формирование учебных групп 2.2
|
| Составление расписания 2.3
|
| Мониторинг исходных знаний 2.4
|
2014-02-09
421
