Документирование

12.11.2011.

Мы рассматривали тему документация. Рассмотрели понятие документа, документооборота. Всё касалось документа.

Это оформление бухгалтерскими документами тех или иных хозяйственных операций. Этапы:

1) Восприятие документа;

2) Фиксация тех или иных моментов, связанных с документом;

3) Проверка документа

Документ является источником информации о той или иной хозяйственной операции и показывает, какая хозяйственная операция произошла.

Первое, что бухгалтер должен воспринять и проверить информацию.

Проверка документов осуществляется по форме. Смотрим обязательные реквизиты, указанные в статье 9 Закона о бух учета. Реквизиты утверждаются Унифицированными Формами Первичной Документации. Бухгалтер должен посмотреть правильность оформления, и все ли обязательные реквизиты указаны, а также, правильно ли они заполнены.

Необходимо проверить, все ли необходимы для учета данные содержит этот документ.

Последняя часть проверки документа по форме- это оформлен ли документ надлежащими подписями. Документы оформляются непосредственно принимающими участие в данной операции. Иногда документы называются оправдательными документами.

После того, как документ проверен по форме, документ проверяется с арифметической стороны. Здесь имеется в виду два аспекта:

i. Перевод различных натуральных измерителей в денежные. Такой перевод называется таксировка.

ii. Проверка, насколько верно были произведены расчеты.

Третий этап проверки- документ должен проверяться с точки зрения существа хозяйственной операции, т.е. проверяется содержание документа. С точки зрения содержания проверяется:

1) Законность и целесообразность совершенных хозяйственных операций;

2) логическая увязка отдельных показателей документа

приёмка и проверка осуществляется визуально или с использованием технических средств. Все документы обязательно подлежат гашению: например штампы «получено», «оплачено с указанием даты и месяцев».

Классификация бухгалтерских документов:

1. По назначению:

i. Распорядительные документы- распоряжение на или разрешение на выполнение определенной хозяйственной операции: например, банковские чеки, платежные поручения, доверенности на получение товарно-материальных ценностей.

На распорядительных документах должна быть подпись руководителя организации. Документы составляются до того, как совершена хозяйственная операция.

ii. Оправдательные документы- документ, который свидетельствует о факте совершения хозяйственной операции. Составляют или подписывают такие документы лица, ответственные за произведенную хозяйственную операцию и за её оформление. Например, это накладные, приёмо-сдаточные документы (акт приёмки-передачи), квитанции к приёмо-кассовому ордеру.

Оправдательные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции.

На основании оправдательных документов делаются записи в бухгалтерском учете.

Например, дело Бахминой. Были выведены активы из ОАО «Томскнефть». А активы могут вывести материально ответственные активы. Было решение СД об учреждении дочерних предприятий. Такой документ подписало человек 20. Бахмина никакого отношения к передачи товарно-материальных ценностей не имеет. Все акты подписывали ГД Томскнефти, ГД дочерних организаций, главные бухгалтера, которые принимали ценности. Оправдательный документ- это акт приёмки-передачи. Бахмина такие акты не подписывала. Мы обязательно привязываем оправдательный документ к конкретному лицу, который имеет право документ подписывать. Т.е. мы определяем уровень относимости к составлению документа, подписанию.

iii. Комбинированные документы: сочетают признаки распорядительных и оправдательных документов.

Например, расчетно-платежная ведомость на выплату з/п, авансовый отчёт, расходно-кассовый ордер.

iv. Документы бухгалтерского оформления- документы, которые составляются в бухгалтерии на основании представленных распорядительных и оправдательных документов. Они нужны для того, чтобы систематизировать учетные записи; чтобы определить по ним корреспонденцию между счетами бухгалтерского учета.

Могут быть составленные справки, расчеты (например, расчет естественной убыли товаров), расчет начисления амортизации.

2. По содержанию хозяйственных операций:

i. Материальные документы- например, накладная.

ii. Денежные документы- например, кассовый ордер.

iii. Расчетные документы- например, платежное поручение, платежная ведомость.

3. Документы делятся на:

i. Первичные – отражают произведенные хозяйственные операции.

Первичные документы используют в суде в качестве доказательства по делу.

ii. Сводные- регистрируют количество хозяйственных операций за весь период времени (например, акт выверки взаиморасчетов).

Часто бывает так, что каждая сторона предоставляет свой акт выверки взаиморасчетов, который подписан только одной стороной, а судья потом уже сам («по внутреннему убеждению») анализирует эти документы.

Бывают случаи, когда налоговый орган говорит, что документы, которыми мы оформили хозяйственные операции, не являются первичными документами.

Например, дело Ашана- когда уничтожают продукты, когда упаковка их портится. Налоговый орган сказал, что в декларациях по налогу на прибыль в составе расходов учитываются товары на 206 млн. и 174 млн. Налоговый орган сказал, что налогоплательщик принял к учету документы, которые не соответствуют унифицированной форме первичной документации. Налоговые органы настаивали на старой форме, которая утверждена Минторгом СССР. Когда Ашан уничтожал продукты, то это экономически оправданные расходы, в том числе и с санитарно-эпидемиологических требований. Налоговые органы сказали, что это не может быть внесено на внереализационные расходы. Т.е. они считают, что занизили прибыль. Было возбуждено УД, которое было потом прекращено. Налоговики сказали, что постановление о прекращение УД не являются документом, на основании которого можно применить списание денежных средств и сказать, что они не включаются в налогооблагаемую базу по прибыли.

Всё доказывается исключительно на базе первичных документов. Сводные документы имеют только вспомогательное значение.

4. По месту составления документов:

i. Внутренние документы

ii. Внешние документы

Имеем в виду те документы, которые составлены внутри организации и документы, составленные вне её.

5. По способу составления и использования:

i. Разовые документы- документы на одну или несколько одновременно совершающихся операций, которые составлены в один рабочий приём и сразу после составления отражаются в системе учетных записей.

Например, кассовый ордер, авансовый отчет.

Повторение такого документа в отчетном периоде невозможно.

ii. Накопительные документы- документы, которые оформляются постепенно по мере совершения однородных, часто повторяющихся операций.

Любое действие, которое совершается, имеет подтверждение в соответствующих правилах. Как это отражается и где регулируется?

Есть Положение по бухгалтерскому учету об учетной политике организации №1/98. Здесь надо помнить, что учетная политика- это принятые организацией правила ведения бухгалтерского учета на год. Приказ по учетной политике подписывает руководитель организации и главный бухгалтер.

Учетная политика определяет основы формирования и раскрытия данных бухгалтерского учета, способов ведения бухгалтерского учета, первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности.

Там содержатся простые вещи: рабочий план счетов бухгалтерского учета, формы первичных документов, которые будут использованы для оформления хозяйственных операций, порядок проведения инвентаризации в год, график документооборота (можно посмотреть, где оформляются бухгалтерские документы, кто их оформляет, сколько экземпляров)., порядок контроля за хозяйственными операциями.

Например, по делу Ходорковского- 720 томов. А что там было в качестве доказательств? А в одном томе около 350 страниц.

Нужны изымать только те документы, которые являются доказательствами и относимыми. Очень часто бывает, что много лишних документов в деле.

Например, у Бахминой были в качестве доказательств распечатки из Интернета, как эмигрировать в Англию. Следователь говорил, что это доказывает, что она хочет скрыться. И поэтому её оставляли под стражей.

Приказ по учетной политике- это нормативное основание устанавливать фактические операции и операции, которые необходимо было произвести.

Все реквизиты и формы документов определяются Унифицированными Формами Первичной документации- Постановление Правительства от 08.07.1998 года № 835 «О первичных учетных документах».

Например, формы по оплату труда, по учету основных средств. Мы смотрим альбом форм документов, смотрим реальные документы, а потом проверяем, что изменилось. Важно помнить, что можно вносить дополнительные реквизиты, что должно быть отражено в Приказе по учетной политике.

Срок хранения бухгалтерских документов в среднем- 5 лет. После этого срок бухгалтерские документы могут быть уничтожены.

Бухгалтерские документы выполняют ряд функций:

1) Удостоверительную- т.е. документ оформляется соответствующими лицами и не одна хозяйственная операция не может быть учтена, если нет составленного и оформленного должным образом документа.

Каждая хозяйственная операция отражается комплексом документов. Содержание операции должно соответствовать определенным нормативам. Документ имеет нормативный характер. Каждый документ имеет индивидуализирующие признаки.

Таким образом, посредством документа на практике можно осуществлять контрольно-содержательную деятельность и проверять документ технически.