Функции управления как составляющий элемент организационного механизма

Функциональное содержание процесса управления и состав общих функций управления рассмотрены в разделе "Теория управления" (раздел 1 МУ). К общим функциям были отнесены: планирование, организация, контроль и учет, анализ, регулирование, активизация и стимулирование. Состав этих функций не зависит от специфики организации и может быть отнесен к различным системам. Собственно, эти общие функции и определяют состав и содержание конкретных функциональных отношений, т. е. задач, процедур, которые необходимо реализовать в данной организации. На конкретное содержание функциональных отношений оказывают влияние многие факторы, но задающими факторами являются обще фирменные и локальные цели организации, взаимоотношение организации с внешней средой. Т. е. можно сказать, что каждая конкретная организация имеет свой "набор" конкретных функциональных отношений, а, следовательно, и свой конкретный организационный механизм. Определение состава конкретных функциональных отношений, состава задач управления является довольно сложной задачей. Методы решения этой задачи, роль и значение функционального анализа, как одного из этих методов, рассматриваются в теме "Построение организации" (раздел 4 МУ). В данном же разделе мы рассмотрим сущность и содержание функциональных отношений в системе как определяющего звена во всем комплексе организационных отношений. Действительно, состав и содержание конкретных функциональных отношений определяют и полномочия, в том числе и властные, отдельных лиц, устанавливают отношения субординации и координации,ответственности и т.д. По сути дела, весь процесс управления реализуется через реализацию всего комплекса функциональных отношений. Поэтому важно знать основные характеристики и содержание прежде всего общих функций управления. Рассмотрим их. Прежде всего отметим, что состав общих функций управления впервые был определен одним из основоположников менеджмента А. Файолем. А. Файоль, взявший критерием фактор времени считал, что функции управления - продукт процесса разделения труда и специализации в сфере управления. Он строит функциональную модель комбинации принципов разделения труда, выделяя участки управленческой деятельности. В результате ему удалось выделить четыре таких участка: предвидение, организация, контроль, распорядительство, координация. В несколько уточненном варианте эти участки управленческой деятельности и представляют вышеперечисленные общие функции управления. "Управлять, – отмечает А. Файоль,– значит предвидеть, организовать, распоряжаться, координировать и контролировать".

Предвидение - это не что иное как функция планирования, которая представляет из себя комплекс взаимосвязанных задач планирования, с помощью которых разрабатывается модель будущего поведения организации. По А. Файолю – "это означает учитывать грядущее и вырабатывать программу действий".

Единого метода планирования, который соответствовал бы каждой ситуации не существует. Тип планирования и акцент,который делает менеджер в процессе планирования, зависит от его положения в организационной иерархии фирмы, т.е. процесс планирования осуществляется соответственно уровням организации.

Так, стратегическое планирование (высший уровень) – это стремление взглянуть в долгосрочной перспективе на основополагающие составляющие организации; оценить какие тенденции наблюдаются в ее окружении, т.е. во внешней среде, определить, каким вероятнее всего будет поведение конкурентов.Главная задача планирования на этом уровне состоит в том, чтобы определить, как организация будет себя вести в своей рыночной нише.Процесс и методы стратегического планирования, учитывая их исключительную важность в менеджменте, будут рассмотрены в соответствующем разделе методических указаний.

На среднем уровне управления выделяется тактическое планирование, которое вытекает из задач стратегического планирования и является методом реализации выбранной стратегии, этот метод подробно также будет рассмотрен ниже.

Планирование осуществляется и на нижнем уровне организации. Оно называется оперативным планированием. В основном оно осуществляется с использованием натуральных показателей и подробно рассматривается в курсе "Организация и планирование производства".

Все три типа планов составляют общую систему, которая называется бизнес-планом функционирования организации. Некоторые специалисты выделяют отдельно задачи целепологания. Однако, мы будем считать, что процесс выбора стратегических, тактических целей является органически составной частью планирования на различных уровнях. Особняком в процессе планирования стоят методы прогнозирования. Само прогнозирование представляет из себя метод, в котором используются как накопленный в прошлом опыт, так и текущие допущения насчет будущего с целью его определения. Если прогнозирование выполнено качественно, результатом станет картина будущего, которая может быть использована для планирования. Результаты прогнозирования включаются в цели организации, определяемые руководством. Прогнозирование сегодня – это специализированная область, которой занимается организации проводящие исследования только в этой области. Здесь может служить примером широко известный институт Гэлаппа, специализирующийся на сборе и анализе информации, позволяющей прогнозировать предпочтения и результаты различных политических и социальных процессов.

Информационным выходом задач планирования являются плановые показатели, которые и определяют деятельность организации в различных сферах.

Функция организации. С Помощью задач этой функции устанавливается порядок деятельности системы и реализуются разработанные ранее программы действий. Организовать деятельность системы – это ответить на вопросы: "что делать?", "когда делать?", "как делать?", "кому делать?", "где делать?". Именно, качественное решение задач этой функции определяет уровень, степень организации системы. В данном случае под "организацией" понимается процесс, действие по установлению организационных отношений, а не система. Информационным выходом задач этой функции являются: положение, устав, постановление, инструкции, правила, нормы и нормативы.

Несколько ниже мы рассмотрим более детальный процесс реализации задач этой функции.

Функция учета и контроля. С помощью задач этой функции разрабатывается модель поведения организации в прошлом и настоящем и выявляются отклонения в ее поведении от запрограммированного состояния. Задачи этой функции подразделяются на:

1. Статистический учет.

2. Бухгалтерский учет.

3. Оперативный учет и контроль.

Методы статистического и бухгалтерского учета рассматриваются в соответствующих дисциплинах. Поэтому мы рассмотрим методы контроля. В соответствии с временным критерием выделяются следующие виды контроля:

1. Предварительный контроль.

2. Текущий контроль.

3. Заключительный контроль.

Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение – это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях путем тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных кадров. Предварительному контролю подвергаются все виды сырья и заготовок на основе различных стандартов, норм, нормативов. Одним из способов такого контроля является выбор такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (текущий финансовый план), который также позволяет реализовать функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность в том, что если организации потребуются наличные средства она их будет иметь. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе выполнения работ. Это касается всех лиц, участвующих как в процессе производства так и в процессе управления. Базируется он на измерении фактических результатов, полученных осле проведения работы, направленной на достижение целей. Для осуществления такого контроля необходимо иметь обратную связь, фундаментальность и сущность которой мы рассмотрим в разделе 1 МУ.

Если при текущем контроле обратная связь используется в ходе проведения самих работ, то в рамках заключительного контроля обратная связь используется после выполнения работы. При этом фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.

Информационным выходом задач функций учета и контроля являются экономические и другие данные.

Функция анализа. С помощью задач этой функции, которые очень тесно взаимосвязаны с заключительным контролем, выявляются отклонения, появившиеся в системе в результате воздействия возмущающих факторов. Кроме этого, определяется, случайными или закономерными является появление отклонений в поведении организации от заданного. Методы анализа хозяйственной деятельности рассматриваются в соответствующей дисциплине, в ней же изучают методы повышения эффективности деятельности организации и выявление резервов повышения этой эффективности.

Информационным выходом решения задач этой функции являются аналитические данные.

Функция регулирования. С помощью задач этой функции ликвидируются те отклонения в поведении организации, которые выявлены в результате контроля и анализа. В основном, задачи этой функции носит оперативный характер, поэтому иногда эта функция называется функцией оперативного руководства, функцией диспетчирования. В принципе к ней могут быть отнесены и задачи координирования.

Информационным выходом задач этой функции являются приказы, распоряжения, указания.

Функция активизации и мотивации. С незапамятных времен человечество поняло, что для того чтобы человек действовал с полной отдачей, необходимо активизировать его деятельность с помощью установления различных мотивов. Пожалуй, мотивация как процесс побуждения себя и других к эффективной деятельности для достижения личностных целей, целей организации является в современном менеджменте наиболее значимой его частью.

Задачи этой функции образуют мотивационный механизм который и будет рассмотрен нами несколько ниже в силу его значимости и объемности. Сейчас же только отметим, что основными компонентами мотивационного механизма являются:

· субъекты и объекты мотивации (творчество, потребности, установки, интересы, ценностные ориентации, мотивы и цели);

· многие внешние мотиваторы (стимулы) экономического поведения: социально-политические условия, финансовая и налоговая политика, законодательно-правовые условия, производственная среда, жилищно-бытовые и семейные условия, духовная среда.

Итак, мы рассмотрели задающую составляющую организационного механизма – функции управления. Теперь перейдем к рассмотрению статистической части организационного механизма который выражается в структуре и формах организации.