Документальное оформление результатов ревизии

Оформив результаты планирования в виде плана и программы проверки для каждого ключевого вопроса, ревизоры приступают к осуществлению проверки запланированных сегментов, проверка каждого сегмента сопровождается документированием ее результатов. Необходимость рабочего документирования вытекает из следующих предпосылок:

1) Наличие рабочих докумнетов с результатми проверки свидетельствует о том, что ревизия действиетльно проводилась.

2) Наличие рабочих документов является одним из основных средство внутреннего контроля за качеством работы финансовых ревизоров.

3) Оформленная рабочая документация позволяет оптимизировать процесс проверки, так как ускоряет обработку информации ревизором.

В зависимости от источника информации, фиксируемой в рабочем документе, рабочую документацию можно подразделить на:

· Полученную от сотрудника фирмы и третьих лиц (коппи документов проверяемого субъекта, ответы на запросы ревизоров, предоставлнннве сотрудниками объекта проверки или третьими лицами. В составленных ревизором в ходе проверки

Рабочую документацию, собираемых сотрудниками контроьных подразделений можно разделить на:

1) Документацию, составляемую в ходе планирования провеки

2) В ходе осуществления проверки

3) Документация по завершении проверки.

Российским законодательством в настоящий момент неурегулированные порядок и правила осуществления внутреннего контроля, а следовательно, отсутствуют и требования к составлению и оформлению рабочих документов служб внутреннего контроля. В связи с этим, создающий систему внутреннего контроля в праве составлять формы и порядок заполнения рабочей документации, составляемойна контрольно-ревизионных мероприятиях.

В ОАО «РЖД» типовые формы рабочей документации и порядок их заполнения для различных направлений внутреннего контроля находятся на разных стадиях разработки. К настоящему моменту завершена разработка форм рабочей документации, подготавливаемой в ходе планирования ревизии.

В отношении документации, составляемой в процессе осуществления проверок, типовые формы разработаны для такого объекта контроля как учет доходов от перевозок. Документация, заполняемая контролерами при проведении отдельной проверки носит название «Материалы проверки, которые включают в себя план проверки, рабочие программы проверки, рабочие материалы и приложения. Рабочие материалы проверки составляются для каждого вопроса и отражают объем проведенных работ с полученными результатами.

Рабочие материалы к каждому вопросу проверки состоят из описания выборки, таблиц регистрации выявленных отклонений и их причин (с приложениями), выводов.

Таблицы регистрации выявленных отклонений и их причин вместе с копиями подтверждающих документов являются доказательствами сформулированных выводов. Результатом проведенной проверки является вывод, выраженный в установленной форме.

В типовых рабочих материалах проверки приведены примерные варианты выводов, а также предусмотрено поле для отражения рекомендаций. Выводы должны содержать ссылки на нормативные документы. В целом, материалы проверки выполняют следующие функции:

· Методологическую (в проверке описан каждый шаг)

· Контрольную (заполнены все рабочие материалы, собранные документы могут оценить качество проверки, работы ревизоров, проверить обоснованность выводов)

· Статистическую (информация, отражаемая в материалах проверки, обеспечивает накопление статистических данных, необходимых для проведения анализа деятельности объектов проверки в различных периодах, а также позволяет сократить трудозатраты на проведение последующих проверок)

· Унификация и стандартизация (единые принципы и подходы к проведению проверок обеспечивают сопоставимость результатов проверок, полученных на различных железных дорогах)

· Инновационную (использование материалов проверки создает условия для автоматизации контрольной деятельности)