Регистрация и контроль исполнения

Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт ее создания, отправления и получения.

Регистрация необходима - для учета, контроля исполнения и поиска документа, а также для придания им юридической значимости. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТА ДОЛЖНА БЫТЬ ОДНОКРАТНОЙ.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из этих групп регестрируется отдельно:

• Входящие документы

• Исходящие документы

• Внутренние документы

• Документы имеющие гриф ограниченного доступа

При регистрации документов, должны применяться единые унифицированные способы присвоении номеров или индексов. Они должны быть прописаны в инструкции по делопроизводству каждой компании.

Индексация документов - это присвоение документам регистрационных номеров при регистрации. Регистрационный номер может содержать три элемента:

• Порядковый номер с начала года

• Условное обозначение структурного подразделения или должностного лица

• Номер дела который будет подшит документ или его копия

Регистрации подлежит не вся документация, поступающая в организацию.

В настоящее время на практике применяется три системы регистрации документов:

1). Централизованная система. Регистрация всех документов производится в одном месте (концелярия, служба ДОУ, секретарь), эта форма наиболее эффективна в больших компаниях. При такой регестрации проще всего компьютеризировать базу данных документов.

2). Децентрализованная система. Проведение регистрационных операций в структурных подразделениях.

3). Смешанная система. Часть документов регестрируется централизованно, а другая часть в структурных подразделениях.

Формы регистрации документов:

1. Журнальная форма - эта форма эффективно используется только в небольших компаниях, где документооборот не превышает 1000 документов в год. Либо может использоваться для специальных видов документов, требующих особого внимания к их сохранности. При такой системе вздуться журналы:Журнал входящих, исходящих, внутренние, конфидециальные.

Форма регистрации в журнале состоит из 5ти граф:

1 графа - дата поступления и индекс документа

2 графа - автор документа

3 графа - заголовок документа

4 графа - резолюция (сроки исполнения и исполнитель)

5 графа - отметка об исполнении

Во всех регистрационных журналах графы заполняются только в хронологической последовательности. 5ая графа заполняЕтся либо по исполнению дела, либо едино временно весь журнал в конце года.

2. Карточная форма регистрации.

На каждый документ заводится своя регистрационно контрольная карточка (РКК). Карточки изготавливаются на плотной бумаге или тонком картоне, формата А5 или А6 светлых цветов. Информация приведенная на самой карточке точно такая же как и при журнальной регистрации, разница в том что картоЧки могут заполняться на компьютере. Карточки обычно составляют в 2-3 экземплярах. Один экземпляр помещают в сроковую картотеку, второй экземпляр в информационно-справочную картотеку, третий экземпляр выдается на руки исполнителю. Карточки заполняются с обеих сОторон. На обратной стороне отметка об исполнении.