Виды внутренней переписки

Акт

Акт составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий. Существует множество видов: акты инвентаризации, приемки работ, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов, акты аварий и т.д.

Акты не составляются произвольно по личному волеизъявлению. Это прерогатива временных или постоянных комиссий или должностных лиц, уполномоченных выполнять такую работу. При этом в акте ссылаются на документы (приказ, распоряжение и т.д.), подтверждающих их полномочия.

Некоторые виды актов подлежат утверждению (акты списания, контрольно-ревизионные и т.д.). Они утверждаются распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта. При необходимости акт может иметь реквизит «Гриф согласования».

Текст акта состоит из вводной части и констатирующей частей.

В первой части указывается основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом с указанием основной должности (председатель, члены комиссий, присутствующие).

Основание: приказ директора завода от 21.11.2003 №145.

Выражение «мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт» считается устаревшим. Следует писать: «акт составлен комиссией в составе….».

Во второй части дают описание проделанной работы, фиксируют события, факты, излагают выводы, предложения. Акты ревизий, обследований, приемки изделий содержат заключения и рекомендации его составителей. При этом текст может делиться на пункты и подпункты, а также может быть составлен в виде таблицы. При наличии приложений делается отметка в тексте.

Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении, должности при этом не указывают. С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют отметку: «С актом ознакомлены: (подпись, дата)».

Акты оформляются на общем бланке или чистом листе бумаги. Текст акта пишут через 1,5 интервала.

Формуляр-образец АКТА состоит из реквизитов: 08, 10, 11,12, 14, 16, 18, 20, 21, 22, 23, 25, 28. Например:

┌ Передачи материальных ценностей ┐

Основание: приказ генерального директора от 23.03.2009 № 54.

Составлен комиссией в составе:

Председатель – главный инженер А.В. Фролов;

члены комиссии: начальник производственного отдела С.Ф. Сидоренко; инженер отдела маркетинга А.А. Малышева.

Отдел рекламы передал во временное пользование отделу маркетинга персональный компьютер Celeron 2300 заводской № P 345786890 GD5678, инв. № 203185 сроком на один год до 26.03.2010.

Председатель А. В. Федулов

Члены комиссии: С. Ф. Савенко

А. А. Мышкина

Внутренняя переписка организации представлена докладными, служебными и объяснительными записками. В них содержится производственная информация, требующая разрешения на различных уровнях управления. Внутренняя переписка имеет правила составления и оформления, отличающие ее от писем. Она лаконична по оформлению, в тексте не используются элементы внешней переписки такие, как комплементы, рекламные блоки, этикетные фразы и обращения.