Граждане России имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам.
Должностные лица в пределах своей компетенции обязаны:
• рассмотреть обращения;
• принять решения;
• произвести необходимые действия;
• дать мотивированный ответ в установленный срок. Руководители организаций несут персональную ответственность за работу по рассмотрели» обращений граждан.
Обращения бывают трех видов:
• жалоба;
• заявление;
• предложение.
Обращения могут быть:
• индивидуальными (поданные одним лицом);
• коллективными (поданные от имени двух и более лиц).
Жалоба - документ, в котором указываются нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан.
Жалоба может содержать:
• просьбу о восстановлении нарушенных прав и интересов;
• критику в адрес должностных лиц или граждан, в результате необоснованных действий которых произошло нарушение.
Заяление - документ, в котором указываются просьбы личного или общественного характера, направленные на реализацию предоставленных законом прав и интересов граждан.
Заявление может содержать информацию о недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, общественных организаций.
Предложение - документ, в котором указывается необходимость совершенствования работы государственных органов, предприятий, общ венных организаций и рекомендуются пути и способы решения поставленных задач.
Порядок работы с обращениями граждан может быть установлен нормативными документами:
• федеральными;
• региональными;
• отраслевыми;
• муниципальными.
В соответствии с нормативными документами обращения подаются:
• в органы, компетентные в решении данного вопроса;
• в те органы и тем должностным лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия обжалуются.
Государственные и общественные организации, к ведению которых не относятся вопросы, поставленные в обращении, должны направить их по принадлежности, известив об этом заявителя.
Запрещается направлять обращения граждан в те органы или тем должностным лицам, действия которых обжалуются.
Обращения решаются:
• не требующие специального изучения и дополнительных проверок - в течение 15 дней;
• требующие специального изучения и дополнительных проверок -в течение 1 месяца.
Если для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения могут быть в порядке исключения продлены руководством организации, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом заявителю.
Делопроизводство по обращениям граждан в государственных организациях должно вестись отдельно от обработки других видов документов.
Все обращения регистрируются в день их поступления в учетных формах:
• в журналах регистрации;
• на ПК;
• в картотеках
На обращении ставится:
• дата поступления;
• входящий номер, состоящий из начальной буквы фамилии автора (например, Леонов) и порядкового номера поступившего документа (например № Л-17).
Штамп с регистрационным номером проставляется на нижнем поле первой страницы обращения (справа).
При повторном получении обращения:
• присваивается очередной порядковый номер;
• указывается номер первого обращения;
• ставится отметка "Повторно" (в учетной форме и на обращении)
При поступлении повторного обращения работник; ведущий делопроизводство, обязан передать его на рассмотрение руководству организации вместе с предыдущими обращениями.
Обращения граждан могут быть поставлены на контроль.
В этих случаях в учетных формах и на самом обращении проставляется знак контроля - буква 'X" или слово "КОНТРОЛЬ".
Работа по контролю за обращениями граждан возлагается на должностных лиц, наделенных соответствующими полномочиями по контролю.
Лица, осуществляющие контроль, имеют право:
• запрашивать у исполнителей необходимые сведения о ходе исполнения обращения;
• знакомиться с документами, отражающими состояние исполнения обращения;
• требовать от исполнителей объяснения причин задержки исполнения;
• вносить предложения соответствующим руководителям по устранению выявленных нарушений в исполнении обращения.
Контроль завершается только после вынесения решения и принятия мер по разрешению предложений, заявлений и жалоб.
Состояние работы с обращениями граждан анализируется, а итоги боты периодически (ежемесячно, ежеквартально) докладываются руководству организации.
О ходе выполнения наиболее важных и сложных обращений, сроки исполнения которых могут быть нарушены, незамедлительно докладывается контролирующим лицом руководителю организации.
Обращения граждан считаются разрешенными:
• если рассмотрены поставленные в них вопросы;
• по ним приняты необходимые меры;
• даны ответы, соответствующие действующему законодательству другим нормативным актам.
В этом случае проставляется отметка об исполнении в учетных формах, содержащая:
• краткое указание вида исполнения;
• номер и дату ответного документа.
Руководители организаций должны сообщать гражданам о решениях, принятых по их обращениям.
Ответ может быть дан:
• в письменной форме;
• в устной форме.
В случае устного ответа делается соответствующая запись на обращении и в учетной форме.
На каждом обращении после его исполнения ставится:
• запись "В дело №...";
• проставляется личная подпись исполнителя;
• дата.
Обращения граждан после их разрешения со всеми относящимися к ним документами направляются в отдельное дело в соответствии с утвержденной номенклатурой организации.
Документы располагаются в деле:
• в хронологическом порядке;
• каждое письмо и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу.