Оформление распорядительных документов

Распорядительные документы играют важную роль в управлении предприятиями, организациями.

К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Эти документы носят властный административный характер и обращены к нижестоящим подчиненным должностным лицам, трудовым коллективам и организациям.

Приказ — это важнейший правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач. Приказы по организации работы трудового коллектива, финансированию, отчетности, снабжению и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.

Кроме приказов по основной деятельности существуют приказы по личному составу. Они регулируют прием, увольнение работников, продвижение по службе, присвоение разрядов и т. п.
Приказы по основной деятельности оформляют на общих бланках. В состав реквизитов приказа входят:

01-Государственный герб Российской Федерации, если это соответствует Положению о Государственном гербе РФ. На этом месте может быть помещен герб субъекта Российской Федерации (02) или изображена символика (эмблема, товарный знак) организации (03);
04-код организации (ОКПО);
05-код формы документа (ОКУД);
О6-наименование организаций — автора документа;
07-справочные данные об организации (адрес, телефон и т. д.);
09-дата;
10-регистрационный номер документа;
12-место составления или издания документа;
13-гриф ограничения доступа к документу;
17-заголовок к тексту;
19-текст;
21-подпись;
22-гриф согласования документа;
23-визы согласования документа;
26-отметка об исполнении;
27 -отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

29- идентификатор электронной копии документа.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа.
Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.
Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда и на подпункты.
Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица или структурного подразделения, затем в сжатой, четкой формулировке излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо или структурное подразделение, которому вменяется контроль за исполнением приказа. В процессе разработки приказа составляется список рассылки, в котором указываются подразделения и должностные лица, которых касается приказ. Секретарь-референт после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителям. В ряде случаев ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа. В этом случае делается выписка из него. По составу реквизитов и оформлению, выписка практически не отличается от самого приказа. В выписке лишь уточняется название документа: вместо слова ПРИКАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА.

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста печатается та часть приказа (пункт, пункты), которая касается непосредственно конкретного исполнителя. Выписка из приказа может быть оформлена (на ПК, пишущей машинке) на чистом листе бумаги формата А5 в угловом варианте расположения постоянных реквизитов фланговым способом. Часть реквизитов при этом опускается.

Выписка заверяется секретарем и выдается ответственному исполнителю под расписку.

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «КВАНТРА»

ПРИКАЗ

14.092009 №7

г. Ярославль

О введении Инструкции по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в ЗАО «КВАНТРА».

2.Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.10.2009. Ответственный - начальник канцелярии Е.С.Семенова.

3.Всем структурным подразделениям и сотрудникам ЗАО «КВАНТРА» с 01.10.2009 руководствоваться правилами работы с документами в соответствии с Инструкцией по делопроизводству. Ответственные -руководители структурных подразделений.

4.Контроль за исполнением приказа возложить на начальника управления делами и кадрами А.Г.Ткачеву.

Директор ______________ В.С.Титов

Визы согласования

С приказом ознакомлены:

Зам. директора А.М. Иванов

Секретарь-референт М.И. Петрова

В дело 12/00

21.09.01

ООО «Строитель»

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «КВАНТРА»

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

14.092009 №7

г. Ярославль

О введении Инструкции по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

3.Всем структурным подразделениям и сотрудникам ЗАО «КВАНТРА» с 01.10.2009 руководствоваться правилами работы с документами в соответствии с Инструкцией по делопроизводству. Ответственные-руководители структурных подразделений.

Директор ______________ В.С.Титов

Верно

Начальник канцелярии ______________ Е.С.Семенова

15.10.20009

М.П.