Информационная составляющая документа

Информационная составляющая является непременной составной частью документа, или его атрибутом (неотъемлемым свойством объекта). Поэтому неправильно представлять документ только как материальный, физический объект. Документ всегда является информационным объектом. В связи с этим характеристике информации в документоведении уделяется значительное внимание.

В документоведческих исследованиях используют разные эпитеты, характеризующие информацию. В частности, документальная информация — это информация, которая передается с помощью документа, когда документ служит каналом коммуникации. Но существуют и другие значения прилагательного "документальный". Например, Н.Н. Кушнаренко понятие "документальная информация" объясняет так: "Информация, основанная на документе(-ах), подтвержденная документом(-ами)". Документную информацию она понимает как "информацию, содержащуюся в документе". Ею выделяется также понятие информация документа, которая состоит из "документной информации" и "информации на документе". Последняя — это "автографы, различные помет

ки авторов или выдающихся личностей на документе, резолюции, подписи, печати, штемпели библиотек, архивов, музеев, информационных центров и т. п., свидетельствующие об особых обстоятельствах бытования документа во времени и пространстве"¹.

Государственным стандартом Украины ДСТУ 2732:2004 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения понятий"

предлагается следующее определение понятия документная информация: "Вся информация документа (содержание, отпечатки печатей, штампов, регистрационные номера, резолюции, подписи, другие реквизиты и служебные отметки, а также маргиналии, филиграни, элементы бланка и защиты)"². Очевидно, понятие "документная информация" приравнивается здесь к понятию "информация документа". Отдельно определяется "содержание документа" — как "информация в документе, потребность зафиксировать которую — основная цель его создания". Вообще нужно отметить, что терминология документоведения еще не устоялась, существу­ют разные трактовки одних и тех же терминов и синонимические обозначения одних и тех же понятий.

5.1. Концепция социальной информации

Современной науке известно огромное количество трудов, посвященных понятию или феномену информации³. Относительно их содержания можно сделать вывод из названий разделов указателя литературы об информации: 1. Точные и естественные науки об информации; 2. Информация как предмет познания социо-гуманитарных наук; 3. Дисциплины документально-коммуникационного цикла об информации; 4. Философское осмысление феномена информации; 5. Наступление эры информационной цивилизации. В данном учебном пособии не ставится задача рассмотреть все перечисленные труды. Обратим внимание лишь на концепции, наиболее существенные для определения социальной информации как атрибута документа.

Известно, что сформировались определенные подходы относительно определения понятия "информация". Обычно их называют атрибутивной и функционально-кибернетической концепциями информации¹. Но в действительности их намного больше.

Атрибутивная концепция — это трактовка информации как неотъемлемого внутреннего свойства всех естественных и социальных

систем. Она делится на два подхода. Первый означает признание так называемой "структурной информации", которая составляет внутреннее достояние любой системы, меру ее организации, присущую ей при любых условиях. Второй провозглашает трактовку информации как "относительной", свидетельствующей о взаимодействии определенных объектов и возникающей как его результат². Именно во втором значении информация определяется как "отраженное разнообразие", характеризующее перенесение определенной упорядоченности (структуры, формы) от одного объекта к другому. Согласно этой концепции информация возникает в определенном объекте в результате отражения в нем структуры (формы, состояния) другого объекта (системы, процесса). Понятия "структурной" и "относительной" информации не являются видами информации, они лишь свидетельствуют о разном понимании самого феномена информации.

Выражением атрибутивного подхода к информации вообще как явлению, присущему любым объектам живой или неживой природы, творениям человеческих рук или разума является ее деление на такие виды:

1. Элементарная информация — возникающая в неживой природе и
характеризующая процессы отражения в ней (ее разновидности:
механическая, химическая, электрическая, электромагнитная, оптическая,
электронная).

2. Биологическая информация — возникающая в живой природе (разновидности: генетическая, физиологичная, сенсорная, зоокоммуникационная).

3. Социальная информация — та, что возникает в человеческом обществе, передается в процессе коммуникации между людьми (синонимы: семантическая, семиотическая).

Признак, используемый в этом делении, — по природе сигналов, которыми передается информация, и сферам ее бытования.

Особое место занимает машинная информация, которая передается и воспринимается техническими устройствами. Считают, что она является одновременно элементарной и социальной.

Данный перечень деления информации на типы (или виды) характерен, прежде всего, для трактовки информации как относительной, свидетельствующей о взаимодействии разных объектов. "Социальная информация" здесь — лишь одна из разновидностей информации, выделяющихся "по сфере возникновения"¹ или "по типу отражательных процессов, соответствующих разным уровням организации материи"².

Функционально-кибернетическая концепция связывает существование информации с самоуправляющимися системами: техническими (машинами), биологическими (живыми организмами), социальными (обществом). Сторонники этой концепции не признают существования информации в неживой природе. Согласно этой концепции информация трактуется как содержание сообщения, связанного с управлением; как содержание сигнала, имеющего синтаксическую, семантическую и прагматическую характеристики.

Существует еще концепция социальной информации, характеризующая ее не как один из видов информации, а как единственный объект теории социальной информации, изучающей информационные процессы в обществе. Согласно этой концепции информация может быть только социальной, сле­довательно, термины "информация" и "социальная информация" используются в данном случае как синонимы. Социальная информация понимается как информация, передающаяся в обществе в процессе общения людей, то есть в социальной информационной коммуникации. Подается она в форме знаков, понятных членам общества и способных изменять их знания.

Наличие разнообразных подходов к определению и пониманию информации позволяет сделать вывод, что понятие "информация" — лишь средство познания в пределах информационно-коммуникационного подхода,

согласно которому информация не существует в объективной действительности, не зависящей от субъекта познания¹. Такой подход назван Аркадием Васильевичем Соколовым "методологической трактовкой" информации, в соответствии с которой информация — это "инструментальное понятие информационного подхода, содержание и объем которого переменны и зависят от изучаемых коммуникационных и организационных явлений"². Согласно методологическому информационному подходу понятие "социальная информация" свидетельствует лишь о "движении идеального в обществе"; соответственно, информация не существует в виде материальных объектов.

Рассмотрев разные концепции социальной информации, Юрий Николаевич Столяров пришел к выводу, что "информация в строгом, онтологическом смысле — это семантическое преобразование отражения реальности субъектом", и потому "информация представляет собой субъективную реальность, то есть она реально существует лишь в сознании субъекта, в процессе восприятия им сигналов, поступающих из внешней среды или в результате саморефлексии". Однако, по мнению Ю.Н. Столярова, одновременно существует "метонимическая трактовка информации". Метонимия — это замена одного слова другим, смежным по одному из его признаков. Метонимический подход заключается в переносе словесного обозначения одного предмета или явления на другое. При таком подходе слово "информация" условно используется для обозначения "знаковой формы, изобретенной человеком для выражения, закрепления и передачи информации". Только в таком понимании можно утверждать, что информация существует как объективная реальность¹.

По мнению одного из исследователей, информация — это "система смысловых значений, функционирующих в психике человека", "информация идеальна в своей основе, поскольку совпадает с пониманием идеальности психики человека в целом"². Однако это не значит, что информация не

существует в действительности и не имеет объективного содержания. Укра­инская исследовательница Евгения Андреевна Медведева доказывает, что в онтологическом аспекте сущность информации заключается в выявлении структурно-функционального (смыслового) разнообразия объективной реальности, существующей вне сознания человека³.

Одним из наиболее подходящих для сферы библиотечно-ин­формационной деятельности является определение информации, данное Феликсом Семеновичем Воройским в "Российской библиотечной энциклопедии": "Информация — это сведения или данные, объективно отражающие разные стороны и элементы окружающего мира и деятельности человека на определенном этапе развития общества, представляющие для него некоторый интерес и материализованные в форме, удобной для использования, передачи, хранения и/или обработки (преобразования) человеком или автоматизированными средствами".

Для практической деятельности социальных информационных систем, а также их теоретического познания, есть необходимость в определенном обозначении того, что является объектом деятельности и познания. Существует потребность в одновременном понимании информации как явления, существующего в объективной действительности и не зависящего от сознания субъекта познания, а также существующего в субъективной реальности, в сознании человека. С этой точки зрения информация определяется как "сведения, предназначенные для передачи в процессе социальной коммуникации" или как "знания, рассматриваемые в аспекте коммуникации". При этом "знания" трактуются не только как научно достоверный идеальный образ реального мира, но и как любые результаты познания, эмоции, волевые побуждения, верования и другие элементы общественного сознания. Высказывание "предназначенные для передачи" тоже понимается не дословно, потому что некоторые сведения (знания) субъективно не всегда предназначены для передачи другим людям или

предназначены для передачи лишь ограниченному кругу лиц, но они тоже могут быть названы информацией (тайной, секретной или "ограниченного распространения").

Следовательно, во многих случаях при исследовании феномена информации и использовании понятия "информация" существует потребность в онтологическом понимании информации как явления, существующего в объективной действительности. Осознавая условность такого подхода, нужно все же признать его необходимым.

Онтологический подход к социальной информации позволяет, прежде всего, определить ее структуру и свойства.

5.2. Структура и свойства социальной информации

Социальная информация имеет смысловую и формальную структуру. С точки зрения смысловой структуры социальная информация приравнивается к понятию "знания". Знания делят на концепции, методы и факты¹.

Концепции — это системы взглядов на те или иные явления, теоретические конструкции, идеи. Концепции производятся в процессе абстрактного логического мышления для объяснения наблюдаемых фактов; определения взаимосвязей между фактами, их признаками и ситуациями; выработки директив, управляющих деятельностью людей, или определения законов деятельности природы, общества и мышления.

Методы — это совокупность приемов, технологий в сфере научно-исследовательской и производственной деятельности или в сфере быта человека.

Факты — это конкретные данные об объектах, событиях, явлениях, которые реально существовали или существуют в данное время. В содержании социальной информации отмечается их наличие, качественные и количественные характеристики.

Следовательно, социальная информация с точки зрения смысловой структуры — это описание в определенной знаковой системе концепций, методов и фактов.

С точки зрения формальной структуры социальная информация — это совокупность знаков. Внешний вид знаков, их форма (или "план выражения") всегда предусматривают определенное значение (смысл), соответствующее тому или иному знаку ("план содержания"). Взаимосвязь между планом выражения и планом содержания называется семантической связью и является предметом исследования семантики как составной части науки семиотики. Семантическая связь между формой и содержанием знаков всегда присуща социальной информации, поэтому ее называют семантической информацией. Чаще всего формой выражения социальной (семантической) информации является естественный язык.

Некоторые авторы считают, что не вся социальная информация является семантической, а только та ее разновидность, которая выражена вербальными (словесными) языковыми знаками. Тогда социальную информацию делят на "семантическую" и "эстетическую"¹, но это деление недостаточно обосновано. На наш взгляд, семантической следует считать всю социальную информацию, независимо от вида и характера знаков, которыми она передается, потому что она всегда имеет определенный смысл (содержание), воспринимаемое человеком, а не только внешнюю форму.

Свойства социальной информации тоже разными авторами определяются по-разному². На наш взгляд, следует выделять такие свойства социальной информации:

1) осмысленность;

2) неотрывность от материального носителя;

3) знаковый (семиотический) характер;

4) семантический характер;

5) относительная независимость плана содержания от плана
выражения;

6) целенаправленность;

7) ценность;

8) новизна;

9) старение;

10)дискретность;

11)непрерывность;

12)кумулятивность;

13)способность к рассеиванию;

14)повторяемость;

15)способность к росту;

16) способность к многократному использованию, сохранение
информации при ее передаче и использовании;

17) неаддитивность;

18) некоммутативность;

19) неассоциативность. Свойство осмысленности означает, что социальная информация

является результатом осмысленного отражения действительности человеком. Это свойство обусловлено тем, что в процессе социальной информационной коммуникации коммуникантом и реципиентом являются люди. Коммуникант при формировании сообщения осмысливает информацию, которая передается, а реципиент может получить информацию только в процессе ее осознания.

Свойство неотрывности от материального носителя означает, что социальная информация всегда передается с помощью материального носителя. Носители информации могут быть разными по происхождению и физическим характеристикам. Различают вещественные и энергетические носители. Конечно, при "потреблении" информации материальный носитель

остается неизменным, так же, как и знаки на нем, передающие информацию. "Отчуждение" информации от материального носителя, на котором она была зафиксирована, происходит мысленно, в психике человека-реципиента, где информация получает новый материальный носитель, принципиально от­личающийся от носителей информации, существующих вне человека. Информация (точнее, знаки, ее фиксирующие) может быть также перенесена с одного материального носителя на другой, оставаясь при этом неизменной по содержанию.

Знаковый (семиотический) характер информации означает, что она всегда фиксируется и передается с помощью знаков. Знаки могут быть разными, но чаще всего они принадлежат к знакам естественного языка. Знаки, используемые в социальной коммуникации, должны быть понятными членам

общества.

Семантический характер информации связан с предыдущим свойством, вытекает из нее, потому что каждый знак имеет определенное значение, или семантику. Наличие смысла, значения, содержательности — обязательное свойство социальной информации.

Относительная независимость плана содержания от плана выражения означает, что одно и то же содержание может быть зафиксировано разными знаками: в виде текста, схемы, рисунка, графики и т. п. Кроме того, одно и то же явление или процесс, объект могут исследоваться разными науками, следовательно, информация о них будет подана по-разному, "языками" разных наук.

Свойство целенаправленности — это способность приводить к определенному результату, к определенной цели. Социальная информация всегда направлена на достижение определенной цели: влияния на индивидуальное или общественное сознание; влияния на поведение человека,

социальных групп или общества в целом. Информация влияет на все сферы жизнедеятельности человека.

Ценность информации связана с ее способностью содействовать достижению определенных целей. Она происходит от предыдущего свойства — целенаправленности. Ценность информации проявляется при ее сопоставлении с потребностями реципиента и с целью передачи (или получения) информации. Ценность информации имеет противоречивый характер. Она является одновременно относительной и объективной. От­носительной — потому что она зависит от особенностей потребителя информации, его предыдущих знаний, его потребностей (для одного потребителя определенная информация является ценной, для другого — нет). Вместе с тем ценность информации имеет объективный характер, если она, во-первых, объективно отражает определенные знания, факты, законы природы и общественного развития; во-вторых, отвечает задачам и содержанию определенной деятельности человека, помогает ее выполнению; в-третьих, соответствует уровню знаний потребителя информации, является для него понятной и, вместе с тем, новой.

Свойство новизны информации тесно связано с предыдущим (ценностью информации). Как правило, ценной является новая информация, а новая информация — это та, которая не была известна потребителю. Социальная информация должна нести новое, неизвестное потребителю, знание. Новизна информации зависит как от ее объективного содержания (если она отражает новейшие факты, новейшие знания), так и от субъективной характеристики потребителя информации (какими предыдущими знаниями он владеет). Следовательно, новизна информации может быть абсолютная и относительная.

Свойство старения информации заключается в том, что ее новизна и, соответственно, ценность со временем уменьшаются, потому что появляется новая информация, которая уточняет или отрицает, заменяет предыдущую.

Старение информации происходит также с потерей ее актуальности, когда она не отражает современных событий и отношений в обществе. Старение информации можно проследить по показателю уменьшения использования того или иного источника информации при том, что сам источник не изменился.

Свойство дискретности означает возможность деления информации на определенные части, то есть ее квантификации. Информация передается в виде отдельных сообщений; ее можно разделить на отдельные частицы (кванты информации).

Свойство непрерывности информации как будто отрицает предыдущее (то есть свойство дискретности), но в действительности они совмещаются. Хотя информация состоит из отдельных сообщений, в сознании человека они объединяются в одно целое.

Кумулятивность означает способность информации накапливаться, объединяться и концентрироваться так, чтобы в меньшем объеме отразить все содержание предыдущих сообщений. Кумулятивная информация передает их содержание в более сжатом, обобщенном, виде.

Способность к рассеиванию, распылению как будто отрицает предыдущее свойство, но она объясняется дискретностью информации, ее противоречивым характером (одновременно дискретная и непрерывная, кумулятивная и рассеянная). Одно и то же содержание может быть отражено в разных сообщениях. Сообщения, касающиеся одного предмета, одной темы или отрасли знания, могут быть рассеяны по разным источникам, в пространстве и во времени.

Свойство повторяемости связано с предыдущим, потому что одна и та же информация может повторяться в разных сообщениях, в разных источниках, рассеянных в пространстве и времени.

Способность к росту, увеличению информации означает, что в процессе общественной деятельности объем знаний людей постоянно

увеличивается, растет. Соответственно растет объем информации, которая циркулирует в обществе.

Способность к многократному использованию, сохранению информации при ее передаче и использовании — одно из самых известных свойств информации. Информация, переданная коммуникантом реципиенту, не только становится достоянием последнего, но и остается в сознании коммуниканта. Одну и ту же информацию могут получить сразу несколько реципиентов, и от этого объем полученной информации у каждого из них не уменьшится.

Свойства неаддитивности, некоммутативности, неассоциативности заключаются в том, что информация не подчиняется законам формальной логики: аддитивности, коммутативности, ассоциативности.

Аддитивный (от лат. additivus — добавляющий) — связанный с прибавлением. Аддитивность означает, что значение целого равняется сумме его частей при любом делении его на части (например, А = a_t + а₂+ а₃). Для информации данный закон не действует. Сообщение А не равнозначно сумме сообщений a_lt a₂, а₃. Объем и качество информации не зависят от количества предоставленных сообщений. Вместе с тем, объем информации, полученной из нескольких сообщений, может превышать сумму той информации, которая содержится в самих сообщениях, потому что человек делает такие выводы из анализа предоставленных сообщений, которых не было в их содержании.

Коммутативность (от лат. commutatus — переменный)

— неизменность результата математической (или логической) операции при перестановке слагаемых, сомножителей и т. п. Для информации данный закон не действует. Если некоторые сообщения передаются в определенной последовательности, то они не являются равнозначными таким же сообщениям, переданным в другой последовательности.

Ассоциативность (от лат. associo — соединяю, связываю)

— свойство математического действия, которое выражается формулой
(а • Ь) • с = а • {Ь • с). Например, прибавление и умножение чисел являются
ассоциативными, а именно: (а + Ь) + с = = а + (Ь + с); (ab)c = а(Ъс). Если
сообщения обозначить буквами а, Ъ, с, то влияние сообщений (а + Ъ) + с не
равняется влиянию сообщений а + (Ь + с). Это — свойство
неассоциативности информации.

Перечисленные свойства социальной информации объективно ей присущи, они не зависят от того, какие требования к ней выдвигаются и как информация оценивается потребителем.

5.3. Требования к социальной информации

Социальная информация трактуется как отражение всей системы социальной практики, всех общественных явлений и процессов. Она ведет к социальным превращениям, реализуется в процессе организационно-преобразовательной деятельности общественного субъекта. Удовлетворение информационных потребностей потребителя информации — основное требование к функционированию информации в обществе. Ее действенность проявляется в формировании и совершенствовании тезауруса потребителя информации. Тезаурусом в информатике называют систематизированный набор данных о какой-то отрасли знаний, который дает возможность человеку или вычислительной машине ориентироваться в ней. Социальная информация способна изменять знание человека, то есть изменять его тезаурус.

Для того, чтобы социальная информация смогла выполнить поставленные задачи, нужно обеспечить:

— циркуляцию информации по каналам, доступным потребителю;

— выделение необходимой потребителю информации из всего потока
доступной информации;

— однозначное толкование информации субъектом в соответствии с уже накопленной им информацией о существую щей действительности¹.

Существуют определенные характеристики, которые можно считать требованиями к информации. Они формулируются потребителями и потому могут считаться субъективными. Однако их нужно знать коммуникационным посредникам, чтобы обеспечить информационное обслуживание.

Эти характеристики разделяют на качественные, количественные и ценностные².