Документный фонд в системе социальных коммуникаций

Система социальных коммуникаций — это система организа­ций, обеспечивающих обмен социальной информацией («пере­дачу смыслов»), под которой понимается информация, необходимая для функционирования общества и обеспечения преемственности в его развитии. Впервые в отечественной нау­ке закономерности функционирования системы социальных коммуникаций изучал А. В. Соколов.

Подсистемами системы социальных коммуникаций являются:

• Система документных коммуникаций;

• Средства массовой информации (электронные СМИ);

• Межличностное общение, которое осуществляются не только между отдельными лицами, но и в процессе основной дея­тельности образовательных, культурно-досуговых учреж­дений, экскурсионных бюро, консультационных служб и пр.

Как видим, в системе социальных коммуникаций документ­ный фонд выступает как один из источников и каналов передачи социальной информации, появившийся в процессе эволюции человеческой цивилизации.

Как в любой системе, в системе социальных коммуникаций все подсистемы связаны между собой и взаимодополняют друг друга, компенсируя недостатки каждой из них.

Так, межличностное общение является наиболее комфортным способом получения информации, поскольку может учитывать особенности потребителя информации — его уровень предыду­щего знания, его язык, темпоритмы восприятия и т. д. Как пра­вило, потребителю предлагается информация, адаптированная к той конкретной ситуации, в которой он находится. Кроме того, здесь возможна обратная связь для уточнения или лучшего по­нимания полученной информации, например, можно задать вопрос источнику информации и оперативно получить на него ответ. Основным недостатком межличностного общения явля­ется то, что зачастую ограничены возможности получения дос­товерной информации, поскольку не всегда возможно непосред­ственное общение с наиболее компетентными людьми в данной области знаний.

Этот недостаток в значительной мере могут компенсировать электронные средства массовой информации, которые имеют воз­можность получать информацию у самых компетентных людей, а затем передавать ее своим слушателям/зрителям, делая ее доступной широким аудиториям. Однако обратная связь с пер­воисточником информации затрудняется: хотя многие теле- и ра­диопрограммы стремятся создать «эффект присутствия», непо­средственного участия в общении с компетентным лицом, диалог в прямом эфире весьма ограничен временными рамками, а также техническим возможностями (например, трудно дозвониться до студии в период эфира программы). Время передачи информации не учитывает удобство для конкретного потребителя: в данный момент потребитель может быть занят другими делами, быть в отъезде и т. д. Электронные СМИ не имеют возможности учи­тывать особенности восприятия каждого потребителя, поэтому ориентируются на усредненного слушателя/зрителя. С этой целью форма подачи информации максимально упрощается, передача ее осуществляется в едином для всех темпоритме.

В системе документных коммуникаций накапливается доку­ментированная информация с тем, чтобы предоставлять ее по запросу потребителя в удобное для него время и в удобном для него виде. Благодаря этому, здесь нейтрализуются недостатки двух предыдущих подсистем: информацию можно получать от самого компетентного лица, но знакомиться с ней в комфортной для себя обстановке, в привычном режиме и в тот период време­ни, когда эта информация для потребителя особенно актуальна. Кроме того, имеется возможность перечитать, заново прослушать или посмотреть документ для лучшего понимания. Однако в сис­теме документных коммуникаций может передаваться только документированная информация, в противном случае получить ее здесь невозможно.

Как видим, документные коммуникации в значительной сте­пени способны снижать ограничения и межличностного обще­ния, и электронных СМИ, предоставляя актуальную и достовер­ную информацию из первоисточников по индивидуальному запросу потребителя. Эти возможности возникают благодаря наличию хорошо организованных документных массивов — до­кументных фондов.

В системе социальных коммуникаций документные фонды выполняют следующие функции:

1) обеспечение общественного использования документиро­ванной социальной информации в интересах общества/ сообщества;

2) сохранение документированной социальной памяти как овеществленной части культурного наследия общества для передачи информации будущим поколениям;

3) обеспечение возможности творчески одаренным членам общества включить свои произведения в документирован­ную социальную память.

Таким образом, основная роль документных фондов в систе­ме социальных коммуникаций — накапливать зафиксированный в документах цивилизационный опыт человечества для исполь­зования нынешними и последующими поколениями. Задача профессионалов информационной деятельности — обеспечивать выполнение данной функции через пополнение документных фондов актуальными документами, сохранение их для после­дующих поколений, а также через организацию удобного досту­па к документам, интересующим потребителей.