2014-02-12
2934
Связи взаимодействия (структурные связи) — это взаимосвязи между подфондами. Они образуют относительно жесткую конструкцию фонда, которая отражает соотношение или соподчиненность между группами документов, которая называется структурой документного фонда.
Первоэлементом документного фонда, т. е. его элементарным неделимым компонентом, является документ.
Для первоначального формирования документный фонд черпает материал из других документных подсистем:
• из существующих рядом документных систем. В обществе созданы специальные документные системы, предназначенные для распространения документов, — издательства и книготорговые организации, обменные фонды и пр. Кроме того, возможен обмен документами между различными документными фондами или дарение документов из личных собраний и т. п.;
• из предшествующих систем. Такая ситуация возникает, если фонд формируется на основе передачи в него не отдельных документов, а целых законченных собраний документов. Например, во многих университетах сохраняется традиция передавать в университетскую библиотеку личные библиотеки и архивы профессоров после их кончины. Кроме того, при закрытии библиотек или иных информационных учреждений их документные фонды передаются в другие, действующие библиотеки или информационные службы;
|
|
|
• из несистемных документных образований, т. е. из неупорядоченных совокупностей документов. Музейные работники иногда находят антикварные предметы на свалках. В трудные 1990-е гг. библиотеки открывали на своей базе пункты приема от населения макулатуры, отыскивая иногда среди печатных изданий, сданных в утиль, ценные документы для пополнения своих фондов.
Выбор источников получения документов для первоначального собирания фонда зависит, прежде всего, от профиля создаваемого фонда.
Документы, которые принадлежали разным системам, пока еще разрознены. Полученная в результате совокупность документов еще не является фондом, поскольку между документами пока не установились взаимосвязи, превращающие их в целостную систему.
В каждой системе устанавливаются три вида взаимосвязей, которые и обеспечивают единство и устойчивость системы. Характерны они и для документного фонда.
Связи взаимодополнения являются необходимым минимумом, достаточным для возникновения системного единства фонда. Суть их состоит в том, что каждый документ, входящий в фонд, привносит какую-то новую информацию по профилю фонда и тем самым дополняет другие. В этом случае простая совокупность документов переходит на новый качественный уровень полноты представления знания, накопленного человечеством.
|
|
|
Связи противодействия обеспечивают развитие фонда в соответствии с диалектическим законом единства и борьбы противоположностей. Все документы и подфонды неизбежно вступают в противоречие друг с другом. Например, новый документ, содержащий новую, более современную информацию отрицает уже имеющийся, ставит вопрос о необходимости хранения устаревшего, что приводит к его списанию, а в результате происходит обновление документного фонда. Появление электронных версий журналов заставляет задуматься о необходимости подписки на периодику в ее традиционном виде.
Итак, для превращения документов в документный фонд необходимо установление разнообразных системных связей, обеспечивающих единство и развитие нового документного собрания. Каждый из видов взаимосвязей решает свою задачу. Так, связи взаимодополнения обеспечивают фонду способность полно удовлетворять поступающие информационные запросы по его профилю. Структурные взаимосвязи, упорядочивая документы в фонде и обеспечивая взаимодействие между подфондами, способствуют повышению оперативности удовлетворения запросов. Связи противодействия обеспечивают развитие документного фонда, вынуждают его обновляться, гибко реагировать на изменившиеся условия и соответствовать актуальным требованиям потребителей.
Как известно, движущей силой развития всегда служат противоречия, преодоление и разрешение которых и выводит систему на новый качественный уровень. Для документных фондов наиболее значимыми являются следующие противоречия:
противоречие между сохранностью и использованием документов из фонда. Поскольку при частом использовании документы быстро изнашиваются, ветшают, фонд постепенно перестает качественно удовлетворять информационные запросы и потому теряет свою востребованность. Для сохранения документов на длительное время требуется ужесточение режимов использования: ограничение доступа для большинства пользователей, сокращение сроков выдачи или времени экспозиции документов и др. Однако снижение доступности документов противоречит целевому назначению документных фондов, ориентированных в первую очередь на удовлетворение информационных потребностей. Для преодоления этого противоречия внедряются различные технологии реставрации, консервации и копирования документов. Создание электронных копий документов обеспечивает удаленный доступ к документным собраниям широких кругов потребителей.
• противоречие между потребностью в обновлении документного фонда и ресурсными ограничениями в его развитии. Для качественного удовлетворения запросов потребителей информации требуются все новые документы, доступ к сетевым ресурсам. Однако финансовых ресурсов всегда не хватает; ограниченные площади помещений сдерживают рост фондов; существует дефицит высококвалифицированных сотрудников и т. д. Преодоление данного противоречия требует усилий от руководителей и специалистов библиотек и информационных служб по привлечению инвестиций для формирования качественных информационных ресурсов, по поиску более компактных форм документов, взаимоиспользованию информационных ресурсов с другими держателями документных фондов, а также обучения и мотивирования сотрудников на постоянное профессиональное развитие, рационализации использования труда высококвалифицированных библиотечных/информационных специалистов, освобождение их от рутинной, механической работы и др.
• противоречие между рассеянием документов в пространстве и необходимостью их сосредоточения в документном фонде. Для того чтобы выявить необходимые документы по профилю, нужно найти информацию о том, где они были созданы, кто их распространяет, какие документы по профилю существуют в мире. Но такая информация тоже рассеяна и труднодоступна по разным причинам — языковым, технологическим и др. Преодоление данного противоречия ориентирует специалистов на постоянное слежение за состоянием рынка информационных ресурсов, выявление поставщиков документов, создание полноценной системы источников информации о вновь появляющихся документах и т. п.
|
|
|
• противоречие между динамикой информационных потребностей и относительной консервативностью документного фонда, запаздыванием в его обновлении. Информационные потребности всегда будут развиваться в опережающем режиме по отношению к информационным ресурсам. Документы и документные ресурсы создаются в ответ на возникшую потребность в той или иной информации. Поэтому данное противоречие полностью преодолеть невозможно. Но задача профессионалов в области библиотечно-информационной деятельности — сократить время между появлением нового документа и его включением в состав информационных ресурсов, поскольку выявление вновь вышедших документов, их обработка и организация доступа к ним требуют временных и трудовых затрат. Средствами для разрешения этого противоречия являются внедрение сетевых технологий, рациональная организация труда специалистов и корпоративные усилия по созданию распределенных информационных ресурсов.
Таким образом, в процессе осуществления своей деятельности библиотечный/информационный специалист вынужден постоянно разрешать эти противоречия. Чем выше уровень их осознания профессиональным сообществом, тем более целенаправленно и эффективно осуществляется деятельность по формированию документного фонда и информационных ресурсов общества в целом.
В связи с этим становится актуальным формирование системы управления документным фондом. В каждой информационной организации должен быть субъект — отдельное должностное лицо или подразделение (отдел), в задачи которого входило бы развитие всей системы «документный фонд», обеспечение его высокого качества, формирование эффективной структуры, корректировка его связей с внешней средой. В музеях и архивах эти функции выполняет главный хранитель фонда. В библиотеках, к сожалению, пока нет такого субъекта: управленческие функции рассредоточены между разными сотрудниками, которые не всегда успешно взаимодействуют друг с другом.
|
|
|
Итак, моносистемный подход к документному фонду помогает понять, как из разрозненных документов появляется качественно новое целое — документный фонд, объясняет глубинные механизмы его развития, выявляет сущность возникающих проблем в процессе его функционирования. Благодаря анализу внутренних взаимосвязей и закономерностей развития документного фонда управляющий субъект обретает возможность принимать обоснованные управленческие решения и оказывать целенаправленное влияние на все процессы, происходящие в документном фонде.
Полисистемный подход к документному фонду
В отличие от моносистемного подхода, полисистемный подход рассматривает документный фонд как часть многосистемного мира, как элемент более крупных систем. С точки зрения полисистемного подхода, все объекты действительности являются подсистемами каких-либо макросистем разного порядка, которые в свою очередь входят в качестве составной части в еще более крупные системы, образуя сложную иерархию. Функции, которые выполняет документный фонд как компонент различных макросистем, определяют его состав, структуру и развитие. Полисистемный взгляд на документный фонд дает многомерное его понимание, представление его в разных системах координат в зависимости от того, с точки зрения какой из макросистем он рассматривается, а также позволяет видеть и анализировать не только его внутренние, но и внешние взаимосвязи. Иными словами, часть — документный фонд — познается, опираясь на знание общего, через закономерности, характерные для более широкой системы, в которую он входит.
Документный фонд можно рассматривать как необходимую составную часть, по крайней мере, четырех макросистем:
1) системы информационной организации, к которой он относится;
2) системы документных коммуникаций;
3) системы социальных коммуникаций;
4) мирового информационного пространства.
Впервые документный фонд как подсистему библиотеки рассмотрел Ю. Н. Столяров в монографии «Библиотека: структурно-функциональный подход». По аналогии можно рассматривать документный фонд в системе других информационных организаций.
С системной точки зрения, информационная организация включает в себя пять обязательных подсистем, тесно взаимосвязанных между собой и потому взаимовлияющих на состояние друг друга и определяющих функционирование информационной организации в целом. Помимо документного фонда, подсистемами информационной организации являются:
• пользователи — потребители, носители профильных информационных потребностей, которые они облекают в форму запросов на информацию, содержащуюся в документном фонде. Ради удовлетворения их информационных потребностей и создаются информационные организации;
• персонал — сотрудники информационной организации, которые осуществляют информационную деятельность, в том числе формируют документный фонд, производят и предоставляют пользователям информационные продукты и услуги;
• материально-техническая база информационной организации — это производственная среда и средства информационной деятельности: здания/помещения, их техническое оснащение, коммуникации, программное обеспечение, оборудование, мебель и т. п., а также финансовые средства, необходимые для поддержания функционирования информационной организации;
• справочно-поисковый аппарат ( СПА), который представлен в виде каталогов, картотек, баз данных и иных поисковых систем, обеспечивающих удобный поиск документов и информации в документном фонде.
Как видим, документный фонд выступает здесь как самостоятельная и равноправная подсистема информационной организации, которая зависит от состояния и функционирования других подсистем и в свою очередь сама влияет на них. Его основное назначение в этой системе — быть информационным ресурсом для производства информационных продуктов и услуг с целью удовлетворения запросов пользователей.
