Стратегическая информация предприятия

Информацию, поступающую из окружающей среды можно подразделить на две группы: текущая ежедневная информация, поступающая главным образом, от внутренней сети и за счет использования привилегированных контактов и долгосрочная конъюнктурная информация, поступающая от службы документации и изучения.

Информация первого типа служит для оперативного и тактического управления деятельностью предприятия, информация второго типа - для стратегического управления.

Текущая информация поступает по каналу "Фирма" и частично, по каналам "Консультант" и "Беседа".

Долгосрочная информация поступает главным образом по каналу "Текст" с использованием иногда каналов "Консультант" для проведения стратегических исследований и "Беседа" для сообщения высшего уровня. Природа и механизмы функционирования этих каналов настолько различны,

что предприятие вынуждено содержать две отдельные системы сбора информации.

Целевая стратегическая информация собирается и обрабатывается персоналом с подготовкой и преимущественно университетского типа. Целевая, оперативная и тактическая информация собирается и обрабатывается персоналом, находящимся в прямом контакте с непосредственным полем деятельности фирмы на местах (дилеры, агенты, продавцы и т.д.). Между этими двумя организационными структурами должны быть установлены связи, так как, информация, вырабатываемая одной из них, может оказать влияния на другую.

Система стратегической и перспективной информации (ССПИ) выполняет, главным образом, стратегическую роль, а ее деятельность ориентирована на перспективу.

Система тактической и оперативной информации (СТОЙ) использует контакты сотрудников фирмы с внешним миром, а также возможности меж профессиональных встреч, таких как ярмарки, выставки и конференции (только узко специализированные). Персонал этой системы должен обладать отличным знанием ситуации на местах, обучен различным специальностям и профессиям, а также быть полностью знаком с деятельностью фирмы.

В таблице 1.1. показан вклад ССПИ и СТОЙ в информационное • обслуживание части баз данных, обычно имеющих место в предпринимательской деятельности.

Гармонизация функционирования этих двух систем является сложным делом. Если ССПИ доминирует над СТОЙ, то информация может оказаться по своей природе непригодной для руководящих работников и специалистов, занимающихся оперативными вопросами. Если доминирующую роль играет СТОЙ, то информация ограничивается сферой профессиональных интересов работников, которые занимаются ее сбором, а целостные базы данных будут игнорироваться.

Существуют два способа координации деятельности ССПИ и СТОЙ:

один - в рамках централизованной организацинной структуры, другой - в рамках децентрализованной.

Таблица 1.1. Вклад ССПИ и СТОЙ в информационное обслуживание.

При централизованной организационной структуре ССПИ подчинена непосредственно генеральной дирекции. В ССПИ в централизованном порядке поступают все данные собранные каждого департамента или подразделения (см. рис. 1.5.).

Преимущества централизованной организационная структуры заключаются в возможности координации всех усилий, получения экономии за счет эффекта масштаба, получения целостной общей картины происходящего, а также сопоставления самых различных данных с целью получения стратегической информации.

Однако такая организационная структура является малоэффективной в условиях многоотраслевой фирмы, когда множественность разнообразных информационных потребностей превышает возможности обработки информации и компетентности работников.

В децентрализованной организационной структуре каждый департамент или подразделение располагает собственной системой стратегической информации (ССИ), которая сочетает функции ССПИ и СТОЙ. Информационные сводки, подготовленные этими службами, поступают в ССПИ, подчиненную генеральной дирекции (см. рис. 1.6.).

Рис. 1.6. Децентрализованная организованная структура

Преимущество децентрализации заключается в полном соответствии непосредственным текущим потребностям отдельного департамента. Кроме того, каждый занимается только тем, что имеет к нему прямое отношение, что значительно упрощает управление информационными потоками.

Однако децентрализованная система имеет свои недостатки. Так как каждый департамент или подразделение занимается сбором и комплексной переработкой (обработка, хранение, распространение) информации по полному циклу, то проблема персонала крайне усложняется: средств и возможностей одного департамента или полразделения может оказаться недостаточно для найма или привлечения необходимых специалистов. Кроме того, отдельные департаменты или подразделения могут иметь стратегические цели и интересы, отличные от целей концерна, что до предела осложняет работу ССПИ, подчиненной генеральной дирекции.

В тех случаях, когда различные департаменты или подразделения действуют на одинаковых или сходных рынках, а также когда они конкурируют с одними же и теми же фирмами, нередко имеет место ненужное дублирование усилий. Кроме потерь денег и времени, такая конкуренция между департаментами или подразделениями может полностью заблокировать обмен информацией. Предприятие, принявшее решение о создании системы стратегической информации (ССИ) должно сначала уточнить цель создания, а также наличие необходимых средств. Для этого необходимо:

- определить основных потребителей информации, обычно работников высшего ранга и специалистов из дирекции, с целью определения профиля задач ССИ;

- назначить будущего руководителя ССИ. Последний должен одновременно обладать высокой технической компетентностью и большими психологическими способностями. Это связано с тем что одним из основных основополагающих элементов ССИ является внутренняя сеть. И если у руководителя ССИ не устанавливаются хорошие взаимоотношения со всеми предприятиями, то прохождение информации и информационный обмен могут оказаться заблокированными. Поэтому руководителя ССИ лучше всего подобрать из числа опытных и испытанных специалистов фирмы, чем приглашать со стороны;

- производить анализ информационных потоков руководством ССИ. Информационный анализ преследует две цели: изучение потребностей и запросов потребителей, а также механизма функционирования информационных каналов.