Тема 4. 1. Формуляр документа и его составные части

РАЗДЕЛ 4. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА

Тема 3.2. Копийность документа.

Слова «копия» происходит от латинского «copia» – «множество».

Копия документа – документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их.

Развитие документации привело к широкой дифференциации понятия «копия».

Прежде всего, копии можно разделить на выписки и отпуски. Выписка – это копия части документа (выписка из приказа, выписка из протокола); отпуск – это копия отосланного документа. Понятие «отпуск» – чисто канцелярское и применяется только в делопроизводстве.

Копии по способом получения делятся на ручные и автоматические. Ручные получаются при переписке оригинала от руки или перепечатке на пишущей машинке.

Автоматические (факсимильные) копии определяют как факсимильные подлинники в том случае, когда при размножении документа механическим путем воспроизводят его целиком, включая изображение подписи (факсимиле).

Кроме копий, снятых непосредственно с подлинника или полученных автоматически, могут быть кратные копии: «копия с копии», «ко­пия копии с копии» и т.п.

Копии разделяются в зависимости от способа удостоверения на: нотариальные копии, официально заверенные копии, простые заверенные копии, незаверенные копии.

Особый вид копий – дубликат. Это копия, имеющая юридическую силу подлинника.

Дипломатические копии – их название происходит от слова «дип­ломатика», обозначающего специальную историческую дисциплину, изучающую древние акты. Такие копии воспроизводят документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, пунктуация и т.д.).

Каждый из документов, являясь носителем информации, содержит комплекс информационных элементов. Целевое назначение этих элементов не однозначно. Одни информационные элементы содержат информацию, характеризующую явления, в подтверждение которых составлен документ. Другие информационные элементы несут сведения о самом документе, являясь его обязательными атрибутами.

Традиционное делопроизводство, объектом которого является документ как единое целое, оперирует в основном теми информационными элементами, которые характеризуют документ и являются его координатами в пространстве и во времени.

Информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени, называется реквизитом.

Совокупность реквизитов, определенное расположение их в документе составляет формуляр документа.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Иначе говоря, формуляр документа – это схема его построения. Она определяет особенности любого документа конкретной исторической эпохи, системы документации, отдельного вида документа.

Схема построения, формуляр одного вида и системы документации имеет определенную устойчивость, конкретность. В то же время формуляр документа определенного исторического этапа развития может иметь, с одной стороны, свои конкретные особенности, присущие именно данному периоду, с другой стороны, он представляет собой наиболее общую схему построения документа в целом, средний или типичный формуляр документа эпохи.

Каждому реквизиту отводится на документе свое место, которое закрепляется в формуляре-образце – своеобразной единой матрице, включающей концентрацию свойств и качеств определенного множества организационно-распорядительных документов.

Формуляр-образец документа – модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Формуляр-образец ОРД включает не только схему размещения реквизитов, но и их размеры.

При подготовке конкретных документов используется не весь набор реквизитов, отраженных в формуляре-образце. Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями создания документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Свой набор реквизитов характерен и для документов разных видов. Это дает основания выделить индивидуальный и типовой формуляр. Типовой формуляр – это формуляр, характерный для конкретного вида документов. Индивидуальный формуляр – формуляр конкретного документа.

Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит – это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит – это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.