Унификация текстов управленческих документов рассматривается как организованная деятельность, направленная на повышение эффективности функционирования документов в сфере управления.
Унификация текстов управленческих документов позволяет решить следующие задачи:
· упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач;
· унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе государственных стандартов;
· сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации;
· использовать унифицированные шаблоны текстов документов для компьютерных автоматизированных систем делопроизводства;
· ускорить процессы принятия управленческих решений.
При унификации текстов применяются методы содержательной и формальной унификации.
К методам содержательной унификации относятся: установление состава форм, создание типовых форм, построение единой модели документов для групп однородных задач с использованием формуляра-образца, унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.
|
|
Методами формальной унификации являются: унификация структур документов, создание общих синтаксических правил построения документа, унификация методов контроля информации документа.
В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и действия, является общей темой документа, известной его автору и адресату. Переменная информация конкретизирует тему, обозначенную постоянной частью текста.
Унификация текстов управленческих документов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий.
Унификация текстов управленческих документов содержит три основных блока:
унификация структуры текстов – выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающей назначению документа;
унификация языковых средств выражения содержания в тексте документа;
разработка унифицированных текстов в виде связного текста – трафарета, анкеты, таблицы.
Унификация текстов проводится на основе нормативных правовых актов и методических документов в области документационного обеспечения управления:
n государственных и отраслевых стандартов, нормативных правовых актов Республики Беларусь по делопроизводству;
n общегосударственных классификаторов технико-экономической и социальной информации Республики Беларусь, Общегосударственного классификатора Республики Беларусь «Унифицированные документы»;
|
|
n унифицированных систем документации;
n уставов (положений) организаций;
n распорядительных документов руководства организации;
n инструкций по ДОУ;
n табеля форм документов, создаваемых в организации;
n номенклатуры дел организации.
Работа по унификации текстов управленческих документов включает в себя следующие этапы:
n определение объекта унификации;
n анализ текстов документов и обобщение его результатов;
n подготовка унифицированных форм документов;
n формирование альбомов форм или банков текстовых заготовок;
n утверждение альбома унифицированных форм или отдельных форм документов.
Унификация текстов документов проводится на основе выявления типовых, повторяющихся ситуаций и решений, установления точного соответствия между документируемыми функциями (задачами) и формой представления информации.
В ходе анализа текстов на каждый документ составляется карта, включающая реквизиты документа (название документа, автор, корреспондент, индекс дела по номенклатуре) и аннотацию текста (краткое содержание, цель создания и структура).
На основе анализа аннотации составляется модель текста унифицированной формы, в которой определяется, какая информация должна содержаться в документе.
При проектировании модели текста документа выбирается форма языкового выражения, выделяется постоянная и переменная информация и определяется форма представления текста.
На основе разработанных форм составляется Альбом унифицированных форм документов организации, в который включаются:
введение;
классификатор унифицированных форм документов организации;
унифицированные формы документов;
приложения (список терминов и специальных сокращений, правила написания наименований организаций и должностей и др.)
Помимо альбомов могут создаваться банки текстовых заготовок, которые включают наиболее часто используемые фрагменты текста, фразы и дополняются словарями (синонимов, антонимов, толковым и др.).
Унифицированные тексты документов согласовываются с руководителями структурных подразделений, в чью компетенцию входит создание этих документов, с юридической службой и службой ДОУ. Альбомы унифицированных форм документов утверждаются руководителями организации.
Одним из средств унификации текста является формализация текста.
Языковые формулы – это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Кроме того, языковые формулы выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает юридической силой, или выступают в качестве элементов, определяющих его видовую принадлежность.
Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста документа как автором, так и корреспондентом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.
Текст унифицированных документов оформляют в виде:
n связного текста (типовой текст);
n трафаретного текста (трафарет);
n анкеты;
n таблицы;
n соединения форм (композиции в виде связного текста, анкет, таблиц).
Связный текст – это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает возможность выделения в нем постоянной и переменной информации.
Связный текст может быть составлен на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации, зависящей от конкретной ситуации.
Анкета – форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам.
|
|
Таблица – форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков.
Соединение форм представления унифицированных текстов – интегрированная форма представления унифицированного текста, содержащего сочетание связного текста с анкетой или с таблицей.