2015-09-06
8838
Документ появляется в глубокой древности прежде всего для нужд формировавшихся систем управления. Чтобы управлять надо было иметь информацию о том, кем и чем управляешь, учитывать облагаемое оброком население, урожай, имущество. Именно использование письменности в системе управления характеризует уровень культуры общества. И сразу же составление и оформление документа становится отдельным видом деятельности. Чтобы составить и оформить документ, прежде всего, надо было, как минимум, знать грамоту, уметь писать, а в ранние периоды истории обществ грамотность была доступна лишь очень незначительному проценту населения. Но для оформления официального документа недостаточно просто записать сказанное. Документ должен служить доказательством и следовательно должен быть специально оформлен по принятым в тот период правилам. Его оформление в соответствии с установленными правилами придавало ему юридическую силу.
Истоки профессии документоведа можно отнести к древнему Египту, где зарождается профессия писца - составителя и переписчика документа. Она была одной из уважаемых профессий. Написание документа требовало много труда. В курсе "Документоведение" при изучении способов документирования отдельно будет рассматриваться иероглифическое письмо Египта и вы наглядно увидите, сколько усилий и навыков требовалось для выведения каждого иероглифа. Чтобы стать писцом надо было прилежно и долго учиться. Восхваление профессии писца в Египте дошло до нас в нескольких папирусах. Вот как сравнивает свою профессию с другими египетский писец Хети времени XII династии (1991-1785 гг. до н.э.).
"Я видел кузнеца за его работой. Его пальцы покрыты морщинами, как крокодилова кожа, каменщик постоянно борется с твердым камнем, парикмахер бреет до самой ночи и, только когда садится есть, он может опереться на локти, чтобы отдохнуть, лодочник плавает, чтобы получить плату за свой труд, посол завещает свое имущество детям, когда уезжает в дальние страны, потому что опасается встречи с дикими животными или разбойниками, обувщик несчастен, все время стонет, когда дубит кожу, профессия же писца является самой важной, потому что на этом свете нет праздных слов. Кто с детства научится этому, станет уважаемым человеком".
В каждой стране есть свои особенности формирования специальности.
От периода древнерусского государства сохранились лишь отдельные документы. Всем известные договора X в. (911 г. и 945 г.) свидетельствуют о том, что уже в тот период существуют определенные правила составления таких документов и их могли составить только лица, знакомые с ними. При князьях всегда были грамотные служители, писавшие документы от их имени. Это были дети привилегированных сословий, обычно бояр и дружинников, которые окончили школу. Они находились обычно на должности печатника - хранителя княжеской печати, накладывание которой сопровождало оформление важнейших документов *1. Кроме того, документы часто составляли церковные дьяки и псаломщики, как наиболее грамотный слой населения, так как школа находилась при церкви. Поэтому в XIV в. лица, занимавшиеся составлением, оформлением и хранением документов, обычно назывались дьяками. В этот период складывались и укреплялись определенные традиции составления различных видов документов. Их тексты имели устойчивые словосочетания, особенно в начальной и конечной части документа, которые нельзя было нарушать. Складываются устойчивые формуляры отдельных видов документов и формы их засвидетельствования - "приписи", "скрепы", печати. Все это дьяки должны были хорошо знать. Подробно история развития видов документов, каждого реквизита документа в отдельности, изучается в курсе "Документоведение", а история складывания и развития делопроизводства - в исторической части курса "Организация и технология документационного обеспечения управления". Поэтому в курсе "Введение в специальность" лишь очень бегло упоминается как развитие самого документа, изменение его внешнего вида и текста, так и этапы работы с ним, хотя само по себе это и очень интересно. В данном курсе мы прослеживаем с вами лишь то, как складывалась профессия.
В курсе "Документоведение" будет изучаться история развития печатей как реквизита документа, придающего ему юридическую силу.
Делопроизводство как технология управления появляется с момента оформления управления в специальный государственный аппарат, то есть с момента появления приказов. Фактически делопроизводство - это зеркало, отражающее систему управления. Какой порядок решения вопросов принят в государственном аппарате, таков и порядок движения документов, их составления, согласования, оформления, подписания, доставки. В процессе оформления Российского централизованного государства складывается система органов управления: Боярская Дума, приказы в центре, приказные избы на местах, и соответствующие документационные потоки: от вышестоящих к нижестоящим, от нижестоящих к вышестоящим, переписка между равными. Вся деятельность этих органов системы управления требует постоянного документирования и обмена информацией. Для ведения документации нужен специальный штат "приказных людей" - дьяков и подьячих, основным занятием которых становится ведение делопроизводства. Как пишет акад. С.О. Шмидт, "Выдвижение таких дельцов - специалистов в области делопроизводства - характерная черта истории утверждения централизованного государства во всех странах. Это - одно из условий жизнедеятельности разраставшегося аппарата власти. В современной зарубежной литературе, посвященной истории Европы XVI-XVII вв., характеризуя таких людей, используют определение функционер (la fonctionnaire).
Приказная бюрократия принадлежала к правящим слоям общества, признавалась неподатным сословием. Прослойка приказных людей делилась на группы. Иерархия приказных людей - это иерархия канцелярского знания и положения и предопределенных этим социального статуса и материального обеспечения.
Дьяки делились на думных и приказных. Думные дьяки участвовали в заседаниях Боярской Думы, докладывали о делах приказов, записывали и формулировали царские указы и приговоры Думы, скрепляли своей подписью документы.
Приказные дьяки готовили решения по делам, рассматриваемым в приказах, и контролировали работу подьячих.
Подьячие были младшими чинами в приказах и делились на три статьи: "старые" (старшие), "средние" и "молодшие" (младшие). Между ними шло распределение обязанностей по работе с документами. Дьяк осуществлял общее руководство деятельностью приказа и в том числе организацией делопроизводства, по его указанию "старые" подьячие составляли документы, которые дьяк чернил, то есть исправлял. Дьяк подписывал окончательно подготовленный беловик документа. Но основную работу вели "старые" подьячие, которые, как правило, заведовали столами и повытьями - структурными подразделениями приказов и под руководством которых работали "средние" и "молодшие" подьячие. "Средние" подьячие писали черновики документов по указанием "старых" подьячих, наводили справки в делах своего приказа или в других приказах. "Молодшие" подьячие переписывали документ набело, то есть готовили его к подписанию. Они же склеивали документы в столбец, так как для приказного делопроизводства характерна столбцовая форма документов. Как пишет С.О. Шмидт, "личный состав приказов, численность приказных людей (точнее даже, именно подьячих) колебалась от нескольких человек до нескольких десятков (в Посольском, где было много специализированных переводчиков и "толмачей", в Разбойном) до более сотни (как в Разрядном) и нескольких сотен (в Большой казне, Большом дворце, особенно в Поместном приказе, где часть подьячих находилась "в отсылках" - командировках по делам этого приказа или выполняя поручения других приказов).
Работа подьячего была достаточно уважаема и престижна. Н.Ф.Демидова в монографии "Служилая бюрократия в России с XVII в. и ее роль в формировании абсолютизма" пишет, что в XVII в. характерным "становится наследование детьми профессии и даже должности отца – подьячего".
Таким образом, можно сделать вывод, что к концу XVII века работа с документами в аппарате управления сосредоточилась в руках особой группы служилых людей - дьяков и подьячих. В этот период их численность по подсчетам Н.Ф.Демидовой составляла 4657 человек.
Кардинальные изменения в развитие специальности внес XVIII век и связаны они с изменением системы государственного управления.
В начале XVIII в. проводятся реформы Петра I. Важнейшей из них была реформа государственного аппарата, в результате которой сложилась новая система государственных учреждений: Сенат, Синод, коллегии, местные учреждения. Преобразования начались в 1711 г. созданием Сената, как высшего органа управления. Реформа государственного аппарата во многом проводилась под влиянием опыта управления за рубежом, с которым Петр I ознакомился во время своего пребывания за границей. Но надо было не только создать учреждения нового типа, но и заставить государственный аппарат работать по-новому, значительно более оперативно и с большими результатами, что и было главной задачей реформ. Поэтому именно в период реформ появляются первые организационные документы, в которых прописывается сам порядок работы государственных учреждений. К таким документам можно отнести указы Петра I о Сенате и создаваемых коллегиях.
Ведения в них делопроизводства расписывалось в регламентах, создаваемых коллегией. Однако основным документом, на два столетия определившим порядок ведения делопроизводства в учреждениях дореволюционной России и штат работников, занимавшихся делопроизводственным обслуживанием, стал "Генеральный Регламент или Устав, по которому Государственные Коллегии також и все оных принадлежащие к ним Канцелярий и Контор служители, не токмо во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина, подданейше поступать имеют" от 28 февраля 1720 г. Он был составлен с учетом почти десятилетнего опыта работы новых учреждений.
Генеральный регламент стал как бы обобщающим документом и являлся первым законодательным актом, в котором был прописан не только весь порядок работы Коллегий, ведения в них делопроизводства, но и обязанности каждого работника канцелярии. Это новый тип организационного документа, прообраз всех последующих регламентов, в том числе сегодня Регламента Государственной Думы, Типовых регламентов федеральных органов исполнительной власти, административных регламентов.
В Генеральном регламенте перечислены созданные к этому году коллегии, служба в которых являлась присяжной должностью, определено их устройство, скрупулезно расписан весь порядок работы, должностной состав. Половина глав посвящена порядку работы Коллегий - начало работы Коллегий, время отпусков, прием посетителей, награждения, наказания работников и т.д. Остальные главы касаются непосредственно работы с документами и должностных обязанностей служащих канцелярий.
Возглавлял Коллегию Президент, которому согласно главе XVII "особливой секретарь позволяется иметь, который токмо от своего Президента и его указов зависит, а до Коллегии дела не имеет". Кроме личного секретаря президента, учитывая, что вся работа коллегий была связана с документами как фиксирующими ее непосредственную деятельность, так и получаемых извне, в коллегии образовывалось специальное структурное подразделение, занимающееся делопроизводством - канцелярия, которой посвящены специальные главы Генерального регламента.
В главе XXVIII определен состав канцелярии: секретарь, нотариус, переводчик, актуариус, регистратор, канцеляристы, копиисты.
Важнейшим организационным моментом является четкое разграничение обязанностей должностных лиц и описание функций каждого из них. Всем должностям посвящаются специальные главы. Так, в главе XXIX о секретарском управлении указано, что "секретарь, который в коллегии докладывает сбирает все указы, грамоты, письма, мемориалы, реляции (отписки) и прочее, что в его коллегии приключится и доносит коллегии по порядку при том припоминает, что к тому потребное, и попечение имеет, дабы дела равным порядком, как доношение учинено, отправлены были, из которых ежели важные суть, сам сочиняет, а другие (между прочими канцелярскими служителями по должности каждого разделяет) причем ему крепко того смотреть надлежит, чтобы все отправления или отпуски по уставам и резолюциям явственно и ясно изготовлены, и нужные копии сохранены были, дабы никакого просмотра при том не приключилось, ибо он в том ответ дать, и того ради во всех отправах имя свое подписать должен. Кроме того, також его должность есть по обстоянию времени и дел всегда в Коллегии быть гораздо ранее, прежде заседания Членов, дабы доношения от челобитчиков принимать, також докладу все приуготовить и дела, которые он в руках имеет, в Канцелярии разделить к лучшему оных исправлению". Кроме того, работа секретаря описана и в главе V "О докладах в коллегии". В ней указывается, в какой последовательности секретарь докладывает дела на коллегии.
Должность нотариуса описана в главе XXX: "должность его чина в том состоит, чтобы он при собрании и Коллегии протокол держал Записывать разговоры о важных делах, також де записывать и то, ежели Коллегиум о каком деле большого изъяснения требует, и оное до другого времени отсрочить надлежит. Записывать, когда Члены в голосах не согласны, он же Натариус должен сей протокол помесячно сшивать, в Канцелярии на бело переписывать, листы нумеровать и алфавитным реестром содержание дел и персон напреди сделать и переплетчику в переплет отдать; сверх того надлежит Нотариусу роспись иметь об оных делах, которые прошлой недели не вершены, и такую роспись пред Президентом на столе иметь, дабы оную в Коллегии ежедневно видеть, и о невершеных делах ведать мочно было, такожде он долженствует роспись о вершенных и оконченных делах иметь".
В обязанности актуариуса, согласно главе XXXII входило "письма прилежно собирать, оным реестр чинить, листы перемечивать он актуариус надзирание и попечение о бумаге, перьях, чернилах, сургуче, воске, о дровах, свечах и о прочем, что надлежит".
О чине регистратора в главе XXXIII сказано "регистратор должен в том состоять, чтобы он письма собирал и по пакетам раскладывал, и потом велел на бело переписывать сочинения всех указов (грамот) и писем помесечно и во весь год, которые из Коллегии отпущены и в Коллегии получены. Чего ради надлежит ему следующие книги держать".
Не забыты в Генеральном регламенте и должности канцеляристов (глава XXXIV) и копиистов (глава XXXV). "Канцеляристам надлежит все то, что по реестру из отправляемых дел от Секретаря повелено будет изготовлять також и те дела, о которых они генеральные формуляры (образцовые письма) имеют, а именно: дипломы, патенты и прочее. А что они сами сочинили, то имеют прежде Секретарю для поправления подавать. Копиистам надлежит все, что отправляется в Канцелярии на бело писать: того ради имеют выбраны быть добрые и исправные писцы".
Приведенные главы Генерального регламента показывают достаточно четкое разграничение обязанностей канцелярских служащих, описание функций, выполняемых каждым из них, но на что надо обратить особое внимание, в Регламенте впервые расписано и как они должны выполнять свою работу, то есть методика работы. Например, для нотариуса указано не только, что он ведет протокол, но и как он его составляет: "того ради надлежит ему оный следующим образом сочинять: прежде надлежит вверху листа год и число написать, потом присутствующие Члены записать, и потом протокол держать". Для регистратора указано не только, что он регистрирует документы в журнале, но и в каких журналах какие документы и что о каждом записывает: "1. журнал (повседневная записка), который имеет он сочинять из всех концептов всего года в Коллегии отправленных дел, в котором ему по алфавиту, числу и месяцу вкратце выписывать содержание каждого дела и имя к тому принадлежащих особ, и место, кому и куда дело послано, по которому журналу (записке) можно найти, что в Регистратуре (в записных книгах) искать надобно.
2. Регистратура (записка) состоит в следующих четырех книгах: (А) в первой книге все от Коллегии к Его Величеству во весь год посланные письма, реляции, доклады, следующим образом через копииста вписываются, а именно: перемечивает он в книге листы и ставить на одной стороне число и месяц, на другой стороне год, и означивает потом кратко дело к кому куда отправлено; после того вписывает он весь документ с числом и подписанием всех чинов, и потом из сей книги явно будет какие отправления Коллегиум во весь год имел; и ежели что во оном приискать и посмотреть нужно, то может оное через журнал (повседневной записке) легко учинить".
Также описан порядок ведения и других регистрационных книг.
Учитывая необученность персонала, возможную нерадивость работников, Генеральный регламент предусматривает все, на первый взгляд даже мелкие детали работы с документами. Именно в небрежности, неполном выполнении операций с документами, которые являются единственным способом фиксации просьб и решений, таится возможность злоупотреблений: задержка или сокрытие документа, неполный или неправильный доклад по делу и т.д. Расписывая делопроизводственные операции Генеральный регламент по сути расписывает технологию управления, механизм работы учреждения, образно говоря "кухню управления".
С Генерального регламента фактически начинает складываться профессия будущего документоведа.
Еще один документ XVIII века важен для понимания профессии и места службы делопроизводства и ее работников в системе государственных учреждений.
24 января 1722 г. был введен "Табель о рангах всех чинов воинских, статских и придворных, которые в каком классе чины" - законодательный акт, по которому государственная служба была разделена на гражданскую (штатскую), военную и придворную. Каждая разновидность службы делилась на 14 ступеней - классов. "Чины давались за службу в порядке постепенности и как бы обозначали степень деловой подготовки служащих и их пригодность к занятию определенных должностей".
Чины от I до IX класса по службе могли получить потомственное дворянство, от X до XIV - личное дворянство.
Нас интересует гражданская служба. Согласно "Табели о рангах", утвержденной Петром I:
· обер-секретарь Сената получал чин VI класса;
· обер-секретарь иностранной, воинской и адмиралтейской коллегий - чин VII класса;
· обер-секретарь в коллегии, секретарь в Сенате - чин VIII класса;
· секретари в воинской и иностранной коллегии, а также сенатские протоколисты и переводчики - чин IX класса;
· секретари прочих коллегий, переводчики и протоколисты воинской, адмиралтейской и иностранной коллегий получали чины X класса;
· секретари в надворных судах и канцеляриях в губерниях - чины XII класса;
· секретари в провинциях, переводчики и протоколисты коллежские, актуариус и регистраторы сенатские - чины XIII класса;
· актуариусы, архивариусы, регистраторы при коллегиях - чины XIV класса.
Простейший анализ Табели о рангах показывает, что работники канцелярий занимали достаточно высокие чины, например профессора при академии получали чин IX класса, такой же как сенатские протоколисты, переводчики и секретари коллегий; бургомистры от магистратов в губерниях - чин X класса.
Начиная с XVIII века эволюция "Табели" шла в направлении ее упрощения, уточнения названий чинов и их места в служебной иерархии. В результате к началу XIX в. номенклатура гражданских чинов приобрела такой вид:
| Класс чина | Название чина |
| I | Канцлер; Действительный тайный советник |
| II | Действительный тайный советник |
| III | Тайный советник |
| IV | Действительный статский советник |
| V | Статский советник |
| VI | Коллежский советник, военный советник |
| VII | Надворный советник |
| VIII | Коллежский асессор |
| IX | Титулярный советник |
| X | Коллежский секретарь |
| XI | Корабельный секретарь |
| XII | Губернский секретарь |
| XIII | Провинциальный секретарь |
| XIV | Коллежский регистратор |
Одним из главных организационных принципов государственной службы было обязательное прохождение всей служебной лестницы снизу вверх целиком, начиная с выслуги низшего классного чина. В каждом классе чиновник должен был прослужить известный минимум лет, но за особые заслуги по службе этот срок мог быть сокращен.
Таким образом служба начиналась с работы с документами и чины с XIV по X можно было получить, работая в канцеляриях.
Среди проявлений чинопочитания важное значение приобрели формулы титулования - титул по классу или должности. Хотя эти формулы не были установлены законом и сложились постепенно на практике, к концу XVIII века титулов было пять.
I и II классы - Ваше Высокопревосходительство,
III и IV классы - Ваше Превосходительство,
V класс - Ваше высокородие,
VI-VIII классы - Ваше Высокоблагородие,
IX-XIV классы - Ваше благородие.
Пользование титулом применялось во всех случаях обращения устного и письменного к вышестоящему по службе или по общественному положению.
XVIII век активизирует подъем экономики и развитие общества. Для процветания надо устанавливать и поддерживать связи, ведя активную переписку и в XVIII в. появляются должности личных секретарей. Ее началом можно считать создание Петром I кабинета и личной канцелярии царя и появление должности кабинет-секретаря. Хотя после смерти Петра I кабинет ликвидируется, но и во время царствования Елизаветы Петровны составлением документов занимается ее личный кабинет-секретарь барон И.А. Черкасов, принимавший и докладывавший все документы, поступающие на имя императрицы и составлявший документы по ее поручению. В словаре Владимира Даля статс-секретарь определен как "доверенный письмовод государя", так как обязанности секретаря прежде всего связаны с составлением и оформлением документов. Секретари выполняли массу поручений императора, связанных как с государственными, так и с мелкими личными делами.
Екатерина II сразу же в день переворота прежде всего подбирает секретарей, которые могли бы от ее имени составлять документы, вести ее переписку, разбирать и докладывать прошения. Ее первым секретарем был Г.Н. Теплов, остававшийся на этом посту с 1762 по 1779 г. В личный секретариат Екатерины II входили А.В. Олтуфьев и И.П. Елагин. Секретариат затем получает название Собственная его Величества Канцелярия. В должности статс-секретаря начинает свою карьеру известный государственный деятель екатерининского периода А.А. Безбородко, который в 1780-е гг. стал старшим среди статс-секретарей императрицы и сосредоточил в своих руках все дела, ждущие ее утверждения. С 1776 г. императорские манифесты и именные указы составлялись исключительно в канцелярии А.А. Безбородко, а в фонде Сената сохранилось 387 указов, написанных им собственноручно.
Среди секретарей Екатерины II был и Г.Р. Державин, прослуживший на посту статс-секретаря по принятию прошений с 1791 по 1793 г. и оставивший записку о своей работе в этой должности.
Екатерина II сама сформулировала обязанности своих секретарей, среди которых главной была работа с прошениями и ведение ее частной и официальной переписки с государственными учреждениями и должностными лицами, подготовка законодательных и распорядительных документов, прежде всего манифестов и указов. Один из статс-секретарей ежедневно обязательно дежурил в ее приемной. Каждый статс-секретарь имел свою рабочую канцелярию, то есть технический персонал: канцеляристов, копиистов, переводчиков.
Во II половине XVIII в. своих личных секретарей завели и крупные вельможи. Так, известный государственный деятель, реформатор государственного аппарата М.М. Сперанский начинал свою карьеру в 1796 г. секретарем князя А.Б. Куракина.
Конечно, личными секретарями императора или крупного сановника могли стать лишь люди высокообразованные для своего времени и, прежде всего, умеющие составлять документы и работать с ними. Но и для обычной работы в канцелярии, начиная с нижнего чина нужны были люди подготовленные.
Глава XXXVI Генерального регламента говорит о "молодых людях для обучения при канцелярии". В ней записано: "ежели некоторые удобные люди, которые впредь при Канцеляриях и конторах служить пожелают, по пропорции каждого Коллегия, заранее допущены и обучены были, чтобы прилежным списыванием дел в письме и арифметике обучались, и при случающейся ваканции, ежели они к делу способны и доброй натуры и поступки суть, употреблены быть могли".
10 ноября 1721 года Петр I указом Сенату предписал организовать школу "где учить подъячих их делу, а именно цифири, и как держать книги, ко всякому делу пристойные".
Но помимо обязательной общей грамотности обучение шло, прежде всего, по образцам документов - формулярам. "В первоначальном значении формуляр - текст документа, служащий образцом для составления документа".
В Генеральном регламенте в главе о канцеляристах подчеркивалось, что они составляют документы "о которых они генеральные формуляры (образцовые письма) имеют, а именно: дипломы, патенты и прочее". В конце Генерального регламента, заканчивая его, дается раздел "О толковании иностранных речей, которые в сем Регламенте". Среди иностранных слов дается и слово "формуляры", толкуемое как образцы. Создание таких руководств по составлению документов, на которых обучались поколения канцелярских работников начинается еще в приказном делопроизводстве. "В специальных "образцовых книгах" помещались образцы документов; типы "деловых" бумаг и писем приводились и в азбуках, "письмовниках", предназначенных для чтения и переписывания. Таким образцам пытались следовать и в правительственных учреждениях (центральных и местных) и выборных земских учреждениях и в канцеляриях крупных феодалов (светских и духовных) и "площадные подьячие", писавшие челобитные и другие бумаги".
В XVIII-XIX вв. составление сборников образцов документов получает широкое распространение. Они имели разные названия: "формулярник", "письмовник", "всеобщий письмовник", "письмоводитель", "секретарь-письмоводитель", "всеобщий секретарь", "кабинетный секретарь", "всеобщий стряпчий", "канцелярский самоучитель" и т.д.*1. Но наибольшее распространение имели "письмовники", определяемые в словаре В.Даля как "книга, содержащая правила и примеры для писем, бумаг, деловой и частной переписки; сборник писем".
Как отмечает В.Ф. Янковая, "письмовники долгое время были единственными источниками правил для написания документов, поэтому в самых ранних работах по делопроизводству начала XIX века само умение составлять документы нередко называется "письмо по образцам" или умение писать по образцам".
XIX век приносит крупную реформу государственного аппарата - создание министерств, работу которых регулировал законодательный акт - "Общее учреждение министерств" 1811 года. С точки зрения управленца и особенно документоведа это очень интересный организационный документ, продолжавший вслед за Генеральным регламентом определять порядок работы центрального государственного аппарата. Рассмотрим его с позиции нашей профессии.
Состоит "Общее учреждение министерств" из 401 параграфа и весь текст делится на две почти равные по количеству параграфов части:
· Часть I - образование министерств (§ 1-204);
· Часть II - общий наказ министерствам (§ 205-401).
Их анализ показывает, что в первой части в главе 1, включающей § 1-3, названы министерства; в главе II (§ 4-15) указан "предел" ведения каждого министерства; в главе 3 (§ 16-47) определена структура министерства, причем среди указанных пяти главных частей министерства четвертой названа канцелярия министра и в § 35-38 этой главы раскрыт состав канцелярии. Глава IV касается порядка определения, увольнения и производства в чины служащих министерства всех рангов и самая большая глава V (§ 61-201), занимающая большую часть текста части I, детально расписывает порядок производства дел в министерстве, то есть делопроизводственные вопросы.
В соответствии с "Общим учреждением министерств" работа с документами начинается с "вступления дел" и далее в акте подробно разбираются все варианты их движения в канцелярии министра, в департаментах и заканчивается глава ревизией дел. Таким образом, даже самый беглый просмотр закона 1811 г. показывает, что в нем, так же как и в Генеральном регламенте, прежде всего, расписывается технология работы с документами, так как подготовка документов, их доклад руководству, согласование, утверждение, подписание, доведение до исполнителя и составляют суть работы аппарата министерства.
Канцелярия в XIX веке - достаточно сложное структурное подразделение и учитывая объемы работ с документами она делится на отделения, столы, управляется директором и состоит из начальников отделений, секретарей и нужного числа писцов.
В департаментах "для общей связи письмоводства учреждается особенная канцелярия при директоре", возглавляемая "правителем канцелярии", и в ее состав входят: журналист, экзекутор, казначей и нужное число их помощников.
Часть II "Общего учреждения министерств" посвящена распределению обязанностей в министерстве. В ней очерчивается степень и пределы власти министра, его взаимоотношения с властью законодательной, Государственным советом, Сенатом, другими министерствами и лицами, им равными и с подчиненными им управлениями путем переписки, их ответственность; степень и пределы власти департаментов и их директоров и их взаимоотношения. Отдельную главу составляют обязанности канцелярии министра и ее директора. В соответствии с § 315 "Главная обязанность канцелярии министра состоит в правильном распределении дел по департаментам и в исполнении приказаний министра по тем делам, кои не принадлежат ни к одному департаменту, или кои министр предоставил собственному своему усмотрению и решению". Канцелярия возглавляется директором, который имеет те же права, какие принадлежат директору любого другого департамента.
В заключительной части "Общего учреждения министерств" перечислены обязанности различных чинов департаментов министерства, в том числе правителя канцелярии, секретарей, столоначальников, начальника архива и прочих канцелярских чинов, порядок их подчиненности и ответственности.
Так как составление документов в начале XIX века также проходит этап жесткого регламентирования как по составу информации, излагаемой в документе, так и по структуре текста, не удивительно, что в конце "Общего учреждения министерств" после всех параграфов как приложение приведены "формы письмоводства": форма сношения министров между собой и с лицами, им равными, и предписания лицам подчиненным; форма отношения и представления к министрам; форма предписания министров их департаментам; форма представления или докладной записки от департамента министру.
Таким образом, в этом важнейшем документе, определяющем порядок и стиль работы центрального аппарата России XIX века, вопросам делопроизводства отводится важнейшее место. Анализ законодательного акта показывает, что делопроизводство понимается как технология принятия и выработки решений, и канцелярия занимает подобающее ей место в структуре министерства, а директор канцелярии по чину равен директору любого функционального департамента.
Рассматривая статус секретарей Государственного совета, А.Ю. Конькова пишет: "нельзя не вспомнить о статс-секретарях, обер-секретарях и государственных секретарях. Конечно же, это был высший уровень общественной и сословной иерархии, а именно: 1-5 классы "Табели о рангах". С образованием Государственного совета в 1810 году в Государственной Канцелярии работают Государственный секретарь и статс-секретари. Государственный секретарь и статс-секретари, ведавшие делами каждого из четырех департаментов Совета, готовили дела к докладу в департаменте и общем собрании. На Государственного секретаря возлагалась ответственность за точность сведений, предлагавшихся Совету, ясность их изложения, составление всех документов. От него также зависели очередность рассмотрения документов, подготовка журналов, составление отчетов - меморий, доклад царю. О влиянии и даже некоторой власти Государственного секретаря свидетельствуют высказывания министра внутренних дел П.А. Валуева, который писал: "Члены государственного совета - ничто, председатель - кое-что, государственный секретарь - все".
Во второй половине 19 века государственный секретарь продолжает руководить канцелярией, а в штат государственной канцелярии по-прежнему входят статс-секретари, заведующие канцелярией одного из департаментов Государственного Совета".
Обычно секретари носили форму, соответствующую их чину, и, подавая в отставку, увольнялись "с мундиром и пенсионом".
В середине XIX века появляются первые работы, обобщающие практику делопроизводства и труды, в которых начинает разрабатываться его теория. К этим работам, прежде всего, относятся книги Н.В. Варадинова, В. Вельбрехта и И.И. Рихтера. Н.В. Варадинов делопроизводство рассматривал в связи с той деятельностью, которую оно документирует (отражает в документах), как бы обслуживает.
Основную группу делопроизводственной документации - "канцелярские дела и бумаги" - он определяет как "по форме написанные изложения, заключающие в себе всю деятельность известного места или лица" *1. К канцелярским делам и бумагам он относит входящие дела и бумаги, докладные дела и бумаги, заключительные или определительные бумаги, исходящие дела и бумаги.
Выделив канцелярские дела и бумаги, распределив и описав их в соответствии с порядком производства дел, Н.В. Варадинов подчеркнул, что эти дела и бумаги составляют внутреннее письмоводство присутственного места. Поместив присутственное место в систему равных, высших и низших мест и лиц и замкнув делопроизводство этого присутственного места на внешний контур через систему сношений, он, естественно, выделил группу сношений присутственных мест и должностных лиц, просительские дела и бумаги. Эти документы, если они поступают в учреждение, составляют совокупность документов, используемых в процессе производства дел, а если они отправляются из учреждения, то являются совокупностью документов, создаваемых в процессе исполнения дел (решений).
В. Вельбрехт делопроизводство определяет как "правила, которыми канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг", иначе говоря, - правила, которыми канцелярия руководствуется при документировании производства дел. Излагая эти правила, В. Вельдбрехт выделяет разделы: докладные записки, последствия доклада, исполнительные бумаги, понятие о деле и книгах вообще. В. Вельдбрехт отмечает существенную разницу в процессе производства дел в присутственных местах (коллегиальный способ принятия решения) и в канцеляриях "начальствующих лиц" (принятие единоличных решений). Вызванные этим различия в процессе производства дел, включая и процессы документирования, прослеживаются им по всем стадиям: от рассмотрения дела до его исполнения. Важно, что и формы документов, в которых фиксируется процесс рассмотрения, решения и исполнения дела, даются В. Вельдбрехтом в соответствии с выделенными этапами.
Задача канцелярии - "доложить дело", что осуществляется посредством составления докладной записки - пространной или краткой. Это этап сбора и анализа информации и подготовки дела к рассмотрению и решению. Следствием доклада является приговор, который в присутственных местах фиксируется в журналах и определениях, а в канцеляриях "начальствующих лиц", в письменном мнении, составляемом по резолюции начальника. Эта стадия соответствует этапу принятия решения и его документирования. Последний этап - исполнение принятого решения. Кроме того, В. Вельдбрехт приводит формы документов, поступающих в учреждение и подлежащих рассмотрению властей, - указы, рапорты, предписания, сношения и другие установленные законом документы. Описание совокупности этих документов имеет смысл для формирования представлений о системе документов, которые использовались в процессе производства дела, а в некоторых случаях инициировали рассмотрение дела.
Последние разделы работы В. Вельдбрехта затрагивают правила ведения книг, реестров и формирования дел. С точки зрения делопроизводства, - это раздел, касающийся организации документооборота, точнее, его документирования - письменной фиксации движения документов в определенных, установленных для этого формах. В этом же аспекте рассматривается и понятие дела: "как составленное по определенным правилам и относящееся к известному предмету собрание бумаг, бывших в рассмотрении учреждения и заключающих в себе выражение его решений".
В конце XIX века И.И. Рихтер предпринимает первую попытку применения десятичной системы классификации к классификации документов казенных железных дорог.
Таким образом, с середины XIX века можно говорить о первых научных осмыслениях делопроизводственных процессов и появлении теоретиков в этой области деятельности.
Со II половины XIX века активно развиваются новые структуры управления (в банках, трестах, синдикатах, специальных органах надзора, многочисленных комитетах, комиссиях, советах и т.д.). Они требовали большого числа секретарей и других канцелярских работников для ведения их дел. Подготовка канцелярских работников в начале XIX века проходила в самих министерствах. Согласно § 47 "Общего учреждения министерств" "Министерския канцелярии и департаменты могут иметь некоторое число молодых людей сверх штата для приобучения их делам по разным частям ведения министерств и департаментов".
В середине XIX века создаются школы стенографистов, в 1868 г. в Харькове были открыты специальные курсы подготовки секретарей *1, в конце века появляются курсы машинописи. В это же время появляются и специальные периодические издания. Так, с 1884 г. выходили журналы "Вестник контор и канцелярий", "Бюллетень конторщика", "Машинопись", "Стенография".
Во II половине XIX века в сфере управления начинает использоваться труд женщин, что было связано с появлением новых средств связи - телеграфа и телефона.
В 1865 г. были утверждены "Временные правила о порядке определения лиц женского пола на должности телеграфистов", а в 1874 г. установлены нормы численности женщин, которые могли занимать должности телеграфистов 3 разряда. Успешность работы женщин в телеграфной системе способствовала расширению сферы применения женского труда и "Именным указом" от 29 ноября 1869 г. женщины, из числа окончивших курс в педагогических классах или высших женских заведениях ведомства Императрицы Марии, стали допускаться на должности секретарей и бухгалтеров, но только в данном ведомстве.
В начале XX века в свете общих преобразований права женщин на государственную службу были значительно расширены и в 1905 г. женщинам разрешили работать в канцелярии Государственной Думы "по письмоводству и счетоводству". Но главным образом в Думе женщины работали как стенографистки.
Научно-технический прогресс в XIX веке вторгается и в сферу управления, меняя стиль работы канцелярии. Появление новых средств связи (телеграфа и в конце века телефона), аппаратов для размножения документов и особенно активное внедрение пишущих машин меняет состав канцелярий. К работе управленческого аппарата предъявляются требования большей оперативности, которая может быть достигнута только за счет более быстрой обработки и доставки документов, более тщательного их анализа и сбора информации, необходимой для решения вопросов и более качественного и быстрого составления документов. Ведомства расписывают работу с документами уже в своих конкретных инструкциях по делопроизводству и начинают предпринимать попытки улучшить работу с документами в рамках ведомства (например военное ведомство, министерство путей сообщения). Можно сказать, что с последней четверти XIX века начинается поиск путей рационализации делопроизводства на базе внедрения средств механизации. Однако эту работу прерывает начавшаяся Первая мировая война, а затем Октябрьская революция.
Рубежом в развитии специальности в Росси можно считать революцию 1917 г., приведшую к кардинальной смене власти и соответственно всей системы государственного аппарата управления.
Министерства сменили народные комиссариаты (наркоматы), Совет Министров - Совет Народных комиссаров (Совнарком). Аналогично изменились органы власти и управления на местах. На место квалифицированного и обученного управленческого аппарата были призваны наиболее грамотные рабочие и солдаты, не знающие работы управленческой и чаще всего недостаточно грамотные для ее выполнения. В результате общий уровень работы управленческого аппарата резко падает. В то же время начинает постепенно складываться командная система управления, где абсолютно все права и ответственность сосредотачиваются у руководителя. Канцелярия теряет положение одного из главных структурных подразделений в аппарате и соответственно все ее работники начинают рассматриваться только как технический персонал, к работе в ней привлекаются лица, не имеющие достаточного образования. Эта тенденция сохраняется в течение многих десятилетий.
Вместе с тем очень скоро обнаруживается, что сбои в работе с документами влекут за собой крупные просчеты в управлении в целом и вопросами организации работы управленческого аппарата и делопроизводства с начала 1920-х гг. начинают заниматься на высоком государственном уровне.
Эти же годы характерны для Америки и Европы широким внедрением принципов научной организации труда (НОТ), которые предполагают изучение трудовых процессов, раскладывание их на части до простейших операций, отработки каждой из них и расчета норм выработки на каждую операцию.
В начале 1920-х гг. по инициативе председателя правительства (Совнаркома) В.И. Ленина принципы научной организации труда начинают внедряться в России и в сферу управления, для чего в 1922 г. при Наркомате рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ) создается Отдел нормализации счетоводства, делопроизводства и складского дела в составе общего управления этого наркомата. Его деятельность можно считать началом государственной разработки проблемы совершенствования стиля работы государственного аппарата и в первую очередь постановки делопроизводства, так как в этот период делопроизводство рассматривается как техника управления.
Следя за первыми шагами НК РКИ в области совершенствования работы государственного аппарата, правительство летом 1922 года ставит вопрос о коренном изменении методов его деятельности. 1 сентября 1922 г. В.И. Ленин пишет письмо заместителю наркома РКИ В.А. Аванесову, находящемуся в это время в Германии.
"Достать литературу надо и немецкую, и американскую. Собрать все сколько-нибудь ценное, особенно по части нормализации работы бюрократической (порядок обмена бумажек; формы; контроль; переписка на машинке; запросы и ответы и т.д. и т.п.)... Я считаю, что нормализацию бумажной работы мы должны выработать, и ее потом применять всюду. Это самое важное. Если Вас пустят посмотреть одно из лучших учреждений в Германии или Норвегии, стоит остаться на недельку.
Главное: нормы (т.е. сколько человек на такую-то сумму работы)".
21-23 сентября 1922 г. отделом нормализации была проведена Первая московская инициативная конференция по нормализации техники управления. На конференции с основным теоретическим докладом выступил заведующий отделом нормализации Н.А. Витке, обосновавший роль и перспективы развития отдела как опорного центра изысканий самих учреждений в области совершенствования делопроизводства. Отдел нормализации представил на конференции первую большую методическую работу - две инструкции: по обследованию делопроизводства и ревизии складского хозяйства.
Надо сразу же указать, что совершенствуя работу госаппарата, упор всегда делался и делается сегодня, прежде всего, на информационно-документационное обеспечение его деятельности, то есть делопроизводство, поэтому и отдел нормализации в первую очередь занимался контролем исполнения бумаг и ускорением их прохождения по инстанциям, то есть документооборотом.
Однако один отдел был не в состоянии решать все задачи по совершенствованию работы госаппарата, и председатель СНК В.И. Ленин, считая работу по совершенствованию госаппарата важнейшей для советского правительства, в статьях "Как нам реорганизовать Рабкрин" и "Лучше меньше, да лучше" развивает идеи реорганизации Рабкрина, слияния его с Центральной контрольной комиссией (ЦКК РКП (б)) с целью возложения на этот орган как его основной задачи - совершенствования госаппарата.
XII съезд РКП (б) в 1923 г. реализует эти предложения В.И. Ленина, создав объединенный партийно-государственный орган ЦКК-НК РКИ, с главной функцией - постоянное совершенствование государственного аппарата методами НОТ.
В объединенном ЦКК-НК РКИ было образовано Управление по улучшению госаппарата, которому было поручено руководство всем движением НОТ в стране.
Таким образом, с начала 1920-х годов появляется новое - рационализаторское направление работ в постановке делопроизводства.
Практическая рационализаторская работа проводилась Отделом административной техники. Эта работа требовала больших усилий и большого количества работников. Для удовлетворения широкого спроса со стороны государственных учреждений, организаций, предприятий на рационализаторские работы при НК РКИ СССР в 1925 году создается акционерное общество - Государственное бюро организационного строительства "Оргстрой", деятельность которого была построена на началах хозрасчета и самоокупаемости. В качестве пайщиков привлекались государственные учреждения, предприятия и организации.
В задачи "Оргстроя" входило: реорганизация и постановка в учреждениях и на предприятиях делопроизводства и архива; разработка проектов административных структур учреждений и их частей; конструирование и издание бланков, форм документов, инструкций, руководств; снабжение учреждений и предприятий канцелярским оборудованием, мебелью, пишущими и счетными машинками; организация курсов по подготовке практических работников для всех видов административной и конторской работы. "Оргстрой" быстро развернул свою деятельность и уже к 15 июня 1925 г. провел 79 работ в 61 учреждении.
Однако скоро выяснилось, что в работе "Оргстроя" недостает серьезной научной базы. Необходимо было учреждение, которое обобщало бы накопленный в учреждениях опыт, вело бы методические и научные разработки. Таким учреждением стал организованный в 1926 г. при НК РКИ Институт техники управления (ИТУ).
На первом Всесоюзном совещании "Оргстроя" в 1929 году сотрудничество НК РКИ, ИТУ и "Оргстроя" было охарактеризовано следующим образом: "Наркомат является политическим руководителем, вырабатывающим основные директивы по организации госаппарата на основе всестороннего анализа, а Институт должен своей научной работой питать постановочную работу "Оргстроя", а последний, в свою очередь, обогащает исследовательские работы Института своим богатым экспериментальным материалом.
В задачи института входили:
а) научная разработка вопросов техники управления, изучение техники работы учреждений и выработка систем и практических мероприятий по рационализации техники управления;
б) консультация и популяризация достижений в области техники управления.
Эти задачи института придали ему значение общесоюзного, научно-методического центра.
Особенно тесно была связана деятельность ИТУ с Оргстроем. Оргстрой вел обследование учреждений и предприятий, разработку для них рациональной структуры и делопроизводства на основе методических указаний и инструкций ИТУ.
Под делопроизводством работники ИТУ понимали в первую очередь документооборот. Поэтому и проекты ИТУ по делопроизводству касаются главным образом рационализации документооборота. Методика проведения обследования и оргпроектирования отражена в опубликованных работах инструкторов ИТУ - Вл. Мейльмана "Руководство по делопроизводству учреждений и предприятий" и С.Н. Голубова "Структура и документация".
Работа по рационализации делопроизводства складывалась из следующих этапов: ориентировочного обследования, детального обследования, анализа собранных материалов, разработки проекта, прогноза его эффективности, практического внедрения (постановки).
Институтом были разработаны и применялись разнообразные научно-обоснованные методы обследования постановки делопроизводства: непосредственное наблюдение, опрос (интервьюирование), анкетирование, фотографии и самофотографии рабочего дня, хронометраж. При обследовании делопроизводственного процесса часто применялся метод изучения операций в натуре.
Работники ИТУ на составляемых ими графиках показывали не только существовавший порядок прохождения документов, но и предлагаемый ими вариант. Графики помогали наглядно увидеть, какие операции и инстанции выпадают при рациональной организации работы с документами.
Большие работы ИТУ провел по изучению систем регистрации документов; изучая исполнение документов, институт обращал внимание на вопросы составления документов, порядок их подписания, изготовления сопроводительных писем, установление сроков исполнения и контроля за исполнением документов; изучался порядок организации хранения документов в структурных подразделениях (отдельно законченных документов и незаконченных переписок), составление номенклатуры дел, разработки признаков классификации документов.
Вопросам классификации Институт придавал особенно большое значение. В готовые проекты часто входили составной частью разработанные классификаторы.
Занимаясь архивом, разработчики выяснили централизовано ли хранение законченных дел или они хранятся у исполнителей, каков способ хранения папок (вертикальный или горизонтальный), есть ли классификатор дел и описи.
В результате обследования создавался "проект реорганизации общего делопроизводства".
Все обнаруженные недостатки ИТУ предлагал устранить путем внедрения в практику "Новой системы делопроизводства". Каждый проект начинался с изложения общих принципов построения системы делопроизводства, которые сводились к следующему:
· организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;
· количество инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;
· справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой энергии и времени;
· контроль наполнения документов должен быть проверкой по существу, а не носить формальный характер;
· наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.
Интересную работу провел ИТУ совместно с управлением Центрархива РСФСР по разработке нового порядка хранения и ликвидации архивных документов, который нашел свое отражение в "Правилах постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях РСФСР" (1928 г.) ИТУ предлагал всем наркоматям и другим учреждениям с помощью Центрархива составить перечни категорий дел и документов, обращающихся в делопроизводстве данного ведомства, в том числе и подлежащих передаче органам Центрархива, с указанием сроков хранения и способов ликвидации для каждой категории дел.
Институт внес также ряд предложений о порядке передачи дел из архивов действующих учреждений в Государственные архивы.
Попыткой обобщения норм и требований ИТУ к рациональной организации делопроизводства явились "Общие правила документации и документооборота", проект которых был опубликован в 1931 году. "Общие правила..." с позиций сегодняшнего дня являются наиболее крупной, удачной и обобщающей работой института. Их предлагалось сделать практическим руководством для постановки делопроизводства в учреждениях, организациях и предприятиях СССР. Поэтому они охватили все стадии обработки документов, давали детальные указания по постановке общего делопроизводства и приводили приблизительные нормы выработки.
Ликвидация института помешала претворению "Правил" в жизнь.
Помимо "Общих правил" ИТУ был создан ряд типовых, и индивидуальных инструкций по делопроизводству.
В рационализаторской работе Института техники управления большое место занимали вопросы стандартизации.
Работа по разработке стандартов шла в четырех направлениях: а) форм документации; б) материалов, применяемых в делопроизводстве (бумага, ленты для пишущих машин, чернила и т. д.); в) средств конторского труда (ручки, перья, механические приспособления); г) предметов конторского, оборудования, главным образом мебели.
Одной из центральных работ Кабинета стандартизации явилась стандартизация форматов бумаги.
Был разработан и утвержден ряд стандартов писчебумажных изделий: писчая бумага в листах, счетоводная бумага, почтовая бумага, тетради школьные и общие, правила упаковки и маркировки и т.д.
Особо следует отметить популяризаторскую деятельность "Оргстроя" и ИТУ, открывающих для этой цели в апреле 1928 г. специальную выставку-музей. Основная цель выставки-музея состояла в наглядном ознакомлении специалистов-рационализаторов и сотрудников учреждений с достижениями в области рационализации госаппарата.
Институт вел значительную публикаторскую работу. Были изданы отчеты о его деятельности, выходил журнал "Техника управления", на страницах которого отражались результаты научной, методической и практической работы института. Институтом был подготовлен ряд крупных работ. Например, книга Вл. Мейльмана "Руководство по делопроизводству учреждений и предприятий", монография Т. Попова "Новая система делопроизводства центральных государственных учреждений", курс лекций С. Голубова "Структура и документация", брошюра Л. Мануйлова "Специальные делопроизводства. Личный состав. Зарплата. Распорядительство. Контроль исполнения" и др.
Однако попытки Института применить в своей работе буржуазные теории построения госаппарата, пропаганда функционального его построения, осужденного впоследствии XVII съездом партии, привели к ликвидации института в апреле 1932 года.
После ликвидации Института техники управления проблемы рационализации делопроизводства были переданы ведомствам, каждое из которых решало их применительно к своей системе.
Таким образом, с позиции сегодняшнего дня можно сделать, как нам кажется, достаточно обоснованный вывод о том, что в 1920-е годы в области документационного обеспечения управления закладываются новые виды профессиональной деятельности - развивается научная и появляется оргпроектная работа. Уже опыт ИТУ и Оргстроя показывает, что сфера научных изысканий в этой области обширна: от унификации отдельных форм документов до разработки унифицированных систем документации, классификации документов, установления критериев и принципов определения ценности документов и соответственно сроков их хранения, организации документооборота и все это с учетом внедрения новейших для каждого этапа средств механизации, создания и обработки документов.
Оргстрой и ИТУ начинают систематическую оргпроектную работу по заказу конкретных организаций. Для такой работы нужен специалист очень высокой квалификации. Он должен быть в курсе всех новейших достижений рациональной постановки управленческого труда и делопроизводства, уметь изучить и проанализировать состояние делопроизводства в организации - заказчике и спроектировать, учитывая особенности и возможности этой организации, рациональную систему документационного обеспечения управленческой деятельности в ней. С начала 1930-х годов, с закрытием ИТУ и Оргстроя почти на два десятилетия эти работы прерываются.
В 1930-е годы в общегосударственном масштабе вопросами постановки делопроизводства в ведомствах интересуется лишь архивная служба. Это было связано с тем, что к 1930-м годам в советских учреждениях уже отложилось значительное количество документов, созданных в процессе их деятельности. Государственные архивы начинают работу по приему этих документов на постоянное хранение. Естественно, что встает проблема установления сроков хранения документов. Архивные органы активно помогают ведомствам в разработке их отраслевых перечней документов с указанием сроков хранения. Кроме того, в процессе приема дел от учреждений на архивное хранение отчетливо выявляется плохое состояние делопроизводства в учреждениях, что напрямую сказывается на сохранности документов и на порядке их формирования и оформления.
Архивные органы оказывают ведомствам помощь в составлении инструкций по делопроизводству. Составление перечней и инструкций по делопроизводству в 1930-е годы было основным направлением работ по упорядочению делопроизводства.
Интенсивное развитие экономики и всех сфер жизни общества вызывает постоянное увеличение объемов информации в сфере управления и все острее ставит проблему механизации управленческого труда. Весной 1941 г. состоялась Первое межотраслевое совещание по оргтехнике, созванное Всесоюзным научным инженерно-техническим обществом машиностроителей (ВНИТОМАШ) для обсуждения вопросов механизации управленческого труда. Так как в сфере управления можно механизировать прежде всего работу с документами, на совещании были затронуты вопросы состояния делопроизводства в стране. Разнобой в составлении и оформлении документов и работе с ними не позволяли внедрять средства механизации.
Совещание наметило программу мероприятий по улучшению постановки делопроизводства. Она включала:
· создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства в учреждениях, организациях, предприятиях;
· разработку положения о делопроизводстве для всех учреждений, организаций и предприятий СССР в качестве общеобязательных норм;
· разработку положения о кадрах канцелярских работников, определяющего их права, обязанности, должностные характеристики;
· широкую механизацию труда работников, развертывание производства документационной техники;
· проведение унификации и трафаретизации служебной документации;
· установление единой системы подготовки и переподготовки канцелярских кадров всех звеньев путем создания для этого единого руководящего учебного центра, который обеспечил бы разработку единых типовых программ, учебников и учебных пособий по делопроизводству;
· введение в программу средних школ по русскому языку изучения правил составления служебных документов;
· создание Всесоюзного научно-исследовательского института для научной разработки вопросов постановки делопроизводства в советских учреждениях, организациях и предприятиях.
Как показывает программа, совещание намечает продолжить на новой основе работы, начатые Институтом техники управления и Оргстроем, и, что следует особо отметить, ставит вопрос о подготовке квалифицированных кадров для служб делопроизводства. Начавшаяся Великая Отечественная война не позволяет реализовать эту программу.
Однако в эти годы Главное архивное управление завершает серьезную работу, проводившуюся в течение длительного времени, и создает проект "Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий Союза ССР" (1943 г.). В основу проекта инструкции были положены требования:
· создание единых норм по постановке делопроизводства, обязательных для всех учреждений, организаций и предприятий Союза ССР;
· создание на основе этих норм ведомственных инструкций по делопроизводству, в которых должна быть отражена специфика постановки делопроизводства в данном ведомстве.
Вновь активно к вопросам совершенствования постановки делопроизводства в стране возвращаются лишь в середине 1950-х годов после постановления ЦК КПСС и решений ХХ съезда КПСС о перестройке работы госаппарата.
В "Положении о Государственном архивном фонде Союза ССР", утвержденном постановлением Совета Министров СССР от 13.08.1958, контроль за постановкой документальной части текущего делопроизводства возлагается на Главное архивное управление МВД СССР и соответствующие республиканские и местные архивные органы. С этого периода архивные органы возглавляют в стране методические работы по постановке делопроизводства.
Резкое отставание в повышении производительности управленческого труда и следовательно в оперативности работы госаппарата можно было ликвидировать прежде всего за счет внедрения средств механизации в работу с документами, так как управленческий труд весь пронизан информационными потоками, базируется на получении, распределении, переработке и хранении информации, носителем которой в середине ХХ века выступали только документы на бумажной основе.
10 декабря 1959 г. Совет Министров СССР принимает постановление о механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата, в котором была намечена обширная программа выпуска средств механизации делопроизводства. Но механизировать возможно только унифицированные процессы и с помощью машин обрабатывать унифицированные предметы, детали и т.д. В связи с этим прежде чем механизировать работу с документами, необходимо было привести в определенное единообразие как сами документы, так и операции по их обработке. Постановлением Совета Министров от 10 декабря 1959 г. было положено начало разработке в стране Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), призванной унифицировать организацию делопроизводственных процессов и тем самым подвести их под механизацию.
Для реализации задач, поставленных постановлением Совета Министров 20-25 июня 1960 г., в Москве проводится Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. На совещании представителями общесоюзных и республиканских комитетов и министерств был поставлен вопрос о необходимости подготовки кадров высшей квалификации по организации делопроизводства в государственном аппарате. На совещании с докладом о "Перестройке учебной работы в Московском государственном историко-архивном институте" выступила директор института А.С. Рослова.
В своем докладе А.С. Рослова указывала, что институт готов взять на себя подготовку специалистов по организации делопроизводства, так как институт имел не только большой опыт в преподавании источниковедческого анализа документов, обработке и организации ретроспективных документов в архивах (фондирование, формирование дел, экспертиза ценности документов и т.п.), но и сделал определенные успехи по систематическому изучению организации делопроизводства.
В 1936 г. в курсе проф. М.В. Вишневского "Теория и техника архивного дела" был введен раздел "Общее делопроизводство". "Вопрос преподавания делопроизводства как самостоятельной дисциплины был поставлен в 1938 г. В 1940 г. читался курс "Письмоводство и делопроизводство в советских учреждениях".*1 С 1942 г. организация делопроизводства разрабатывается проф. К.Г. Митяевым как раздел курса "Теория и практика архивного дела". В учебным пособии К.Г. Митяева "Теория и практика архивного дела" (1946 г.) вопросы делопроизводства рассматривались в первом разделе &
