Требования к текстам документов

1. Основными чертами делового языка являются:

1) простота

2) лаконичность

3) ясность

4) точность.

2. При составлении документов следует избегать длинных фраз с большим количеством причастных и деепричастных оборотов, не употреблять эпитетов, гипербол, метафор.

3. В деловом письме не должно быть устаревших слов и выражений (архаизмов), например, таких слов, как: ибо, коего, посему, сего, сей, нежели, обрести, благодарственный и т.д.

4. Из речевого состава современных служебных документов целесообразно исключить такие устаревшие выражения, как: настоящим сообщаю, предъявитель сего, на предмет выдачи, препровождаю, доношу, действительно работает и т.д.

5. Канцеляризмы лишают текст документов необходимой простоты, гибкости, создают штампы и готовые шаблоны, делающие речь казённой и невыразительной, например:

1) «Поставить во главу угла…»;

2) «Развернуть культурно-массовую работу…»;

3) «В части удовлетворения запросов…»;

4) «Имеет место рост производительности труда…» и т.д.

6. Не рекомендуется использовать в документе выражения с такими предлогами, как «за счёт», «по линии», «в части» (по линии намеченных мероприятий, за счёт применения новой техники и т.д.)

7. Явным недостатком при составлении текстов документов является тавтология (повторение одних и тех же слов), например: «Следует отметить следующие недостатки…»; «В целях улучшения работы целесообразно разработать…»; «Объединить воедино…», и т.д.

8. Не следует употреблять иностранные слова, когда имеются равнозначные им русские, например: у трировать вместо преувеличивать, индифферентно – равнодушно, конвенция – условие, дефекты – недостатки и т.д.

9. Составить служебный документ тем легче, чем большим запасом слов располагает его составитель, используя синонимы – слова, разные по звучанию, но близкие по значению, например:

1) договор – условие, согласование;

2) известие – извещение, сообщение, новость;

3) взгляд – убеждение, мнение, точка зрения;

4) отчётливый – чёткий, определённый, ясный, очевидный и т.д.