Управление коммуникациями. Управление коммуникациями обеспечивает поддержку сис­темы взаимодействий между участниками проекта, передачу управ­ленческой и отчетной информации

Управление коммуникациями обеспечивает поддержку сис­темы взаимодействий между участниками проекта, передачу управ­ленческой и отчетной информации, направленной на достижение целей проекта. Функция управления информационными связями включает следующие процессы:

• планирование системы коммуникаций — определение информа­ционных потребностей участников проекта (состав информа­ции, сроки и способы ее доставки);

• сбор и распределение информации — процессы регулярного сбо­ра, своевременной доставки необходимой информации участ­никам проекта;

• оценка и отображение прогресса — обработка фактических ре­зультатов состояния работ проекта, сопоставление с плановы­ми заданиями, анализ тенденций, прогнозирование;

• документирование хода работ — сбор, обработка и организация хранения формальной документации по проекту. Планирование системы коммуникаций. Для изучения потребно­стей и описания структуры системы коммуникаций обычно требу­ется следующая информация: логическая структура организации проекта и матрица ответственности, информационные потребно­сти участников проекта, физическая структура распределения участников проекта, внешние информационные потребности про­екта. Технологии или методы распределения информации между участниками проекта могут значительно различаться в зависимости от параметров проекта и требований системы контроля. Выбор технологий взаимодействия определяется степенью зависимости успеха проекта от актуальности данных или детальности описания, доступностью технологий, квалификацией персонала.

План управления коммуникациями включает:

I) план сбора ин­формации, в котором определяются источники информации и ме­тоды ее получения;

2) план распределения информации, в котором определяются потребители информации и методы доставки;

3) де­тальное описание каждого документа, который должен быть полу­чен или передан, включая формат, содержание, уровень детальнос­ти и используемые определения;

4) расписание и частота взаи­модействия;

5) метод внесения изменений в план коммуникаций.

В зависимости от потребностей проекта план коммуникаций может быть более или менее формализован, детализирован или описан лишь в общем виде. План коммуникаций является составной час­тью плана проекта.

Сбор и распределение информации. В рамках проекта возникает потребность в осуществлении различных видов коммуникаций:

1) внутренних (внутри команды проекта) и внешних (с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и др.);

2) фор­мальных (отчеты, запросы, совещания) и неформальных (напоми­нания, обсуждения);

3) письменных и устных;

4) вертикальных и горизонтальных. Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи для повышения эффективности взаимодействия.

Оценка и отображение прогресса. Процессы сбора и обработки данных о достигнутых результатах и отображение информации о состоянии работ в отчетах обеспечивают основу для координации работ, оперативного планирования и управления. Большинство методов планирования и управления календарным графиком работ подразумевает использование компьютера. В настоящее время на рынке представлено значительное число программных пакетов, автоматизирующих функции планирования и контроля календар­ного графика выполнения работ. В основе данных пакетов лежат методы сетевого планирования и анализа критического пути. Кро­ме того, существуют специализированные пакеты для планирова­ния и контроля затрат проекта.

Документирование хода работ. Документирование результатов хода работ включает:

1) сбор и верификацию окончательных дан­ных;

2) анализ и выводы о степени достижения результатов проек­та и эффективности выполненных работ;

3) архивирование резуль­татов с целью дальнейшего использования.