В рамках функции управления поставками и контрактами рассматривается выполнение следующих процедур:
• планирование поставок;
• инициация и изучение предложений;
• подготовка документации;
• выбор источников поставок и услуг;
• управление контрактами;
• закрытие контрактов.
Реализация проекта в условиях рыночной экономики сводится, по сути, к серии взаимосвязанных и скоординированных закупок ресурсов проекта в широком смысле (в том числе машин и оборудования, материалов, лицензий, строительных, монтажных и пус-коналадочных работ, консультационных услуг, услуг по проведению торгов, надзору за работами, подготовке персонала). Наиболее развитой сферой применения торгов в отечественной практике являются подрядные торги, которые имеют соответствующее законодательно-нормативное обеспечение. Утверждено Положение о подрядных торгах в Российской Федерации. Дополнительно к Положению разработан пакет методических рекомендаций по проведению предварительной квалификации претендентов, разработки тендерной документации заказчиками и оферты претендентами, по выбору победителя по итогам торгов.
Договор (контракт) — это юридическое соглашение между двумя и более сторонами, заключенное в соответствии с положениями закона, согласно которому одна сторона или несколько сторон получают право на совершение некоторых действий или запрещение третьим лицам совершать какие-либо действия. Соглашение является результатом предложения и его принятия. В целом не существует каких-либо особых формальностей для того, чтобы заключить контракт, имеющий юридическую силу. Договор может быть устным, письменным и даже может подразумеваться, исходя из поведения. Однако некоторые договоры признаются действительными только тогда, когда они оформлены в виде скрепленного печатями и подписями документа.
В контракте должен быть предусмотрен порядок рассмотрения, учета изменений по объему и характеру работ, условиям их выполнения и возмещения затрат по вносимым изменениям. Необходимым условием реализации контрактов являются мониторинг и контроль за ходом их выполнения, включая:
• систематическое отслеживание всех процессов и параметров контрактов;
• выявление отклонений от проектных решений в ходе реализации договоров;
• оценку и прогнозирование последствий отклонений;
• рассмотрение изменений в ходе реализации проекта;
• принятие корректирующих мер, применение штрафных санкций за нарушение условий контрактов;
• разрешение конфликтов между сторонами контрактных взаимоотношений.
При выполнении договоров контролируются прежде всего следующие основные параметры проекта: сроки, стоимость и качество выполненных работ. Если разногласия, споры и конфликты сторон, возникшие в процессе выполнения контрактов, не могут быть урегулированы путем переговоров и добровольных соглашений, они подлежат разрешению путем обращения в третейский суд или арбитраж.