Фильтрация данных позволяет выбрать из БД только те записи, которые удовлетворяют некоторому условию. В MS Access 97 существует четыре вида фильтров:
1. Фильтр по выделенному фрагменту определяет, какие записи выводятся на экран путем выделения данных в таблице в режиме Таблицы (в том случае, если выделенный фрагмент отсутствует, по умолчанию в качестве условия воспринимается значение той ячейки, в которой стоял курсор).
2. Обычный фильтр по команде Изменить фильтр определяет, какие записи выводятся на экран путем выбора в качестве условия значения из списка значений каждого поля. (Использование закладки ИЛИ внизу экрана позволяет накладывать несколько условий на значения одного поля).
3. В поле Фильтр для (контекстного меню) условие задается непосредственно в контекстном меню для того поля, в котором это меню вызывалось.
4. Расширенный фильтр позволяет проводить не только фильтрацию, но одновременно и сортировку по возрастанию или убыванию по нескольким полям одновременно. В режиме работы с таблицами выберите команду Записи > Фильтр – Расширенный фильтр. В окне Фильтр укажите все параметры интересующих записей, начав с указания поля, для которого нужно установить условия:
|
|
1. Перетащите выбранное имя поля в первую клетку строки «Поле» бланка фильтра или из предложенного в строке «Поле» бланка фильтра списка выберите нужное поле, щелкнув на стрелке в правой части клетки поля.
2. В клетку «Условие отбора» введите с клавиатуры соответствующее условие. В качестве условия может быть использовано любое выражение и подстановочные символы (* — соответствует любому количеству букв, цифр или других символов,? — соответствует любому текстовому символу, # — соответствует любой цифре, [...] — соответствует любому одному символу из заключенных в скобки и др.).
3. Нажмите клавишу <Enter>. Microsoft Access добавляет к вашему критерию недостающие символы (кавычки — для текста, знак # — для даты и т.д.).
4. Щелкните на кнопке Применить фильтр панели инструментов или выберите команду Фильтр – Применить фильтр. Для того чтобы отобразить все записи, выберите команду Записи – Удалить фильтр.