Входные данные для инициирования

·Описание продукта. Описание продукта документирует характеристики продукта или услуги, для создания которых был предпринят проект. Обычно в ранних фазах проекта описание продукта будет иметь меньше деталей, чем в более поздних, по мере прогрессирующей наработки характеристик продукта.

Данное описание должно также определять отношение между создаваемым продуктом или услугой и деловой необходимостью либо иными стимулами из вышеприведенного списка, породившими проект. Хотя форма и содержание описания продукта будут меняться, оно всегда должно иметь достаточно деталей для поддержания проектного планирования на последующих стадиях.

Многие проекты включают одну организацию (продавца), производящую работу по контракту с другой (покупателем). В данных обстоятельствах начальное описание продукта обычно предоставляется покупателем.

·Стратегический план. Все утвержденные проекты должны поддерживать стратегические цели организации, осуществляющей проекты, - ее стратегический план должен быть учтен как фактор при выборе решений проекта.

·Критерии выбора проекта. Критерии в основном определяются в терминах продукта проекта и могут покрывать весь спектр проблем, о которых заботится менеджмент (финансовая отдача, доля на рынке, то, как люди примут продукт и т.д.).

·Историческая информация. Вся информация о результатах принятия решений и качестве выполнения проектов подобного рода в прошлом должна быть учтена настолько, насколько это возможно.

Инструментарий и технологии инициирования

· Методы проектного выбора. Данные методы обычно попадают в одну из двух широких категорий:

• Методы измерения пользы - сравнительные подходы, модели с подсчетом очков, модели полезности вклада или экономические модели.

• Методы ограниченной оптимизации - математические модели, использующие линейные, нелинейные, динамические, целочисленные и многообъектные алгоритмы программирования.

На данные методы часто ссылаются, как на модели решений. Модели решений включают как основные технологии - деревья решений, вынужденный выбор и др., так и специальные технологии - процесс аналитической иерархии, анализ логической схемы и др. Применение комплексных критериев выбора проекта в сложной модели часто считается отдельной фазой проекта.

·Экспертная оценка. Экспертная оценка может быть привлечена для того, чтобы отобрать входные данные для данного процесса. Такая экспертиза может осуществляться любым лицом или группой лиц с соответствующими знаниями или подготовкой и исходить из различных источников, включая нижеприведённые:

• отделы внутри исполняющей организации,

• консультанты,

• профессиональные и технические ассоциации.

Результаты инициирования

· Устав проекта. Устав проекта - это документ, формально признающий существование проекта. Он должен включать непосредственно или в виде ссылок на другие документы:

• деловую необходимость, для удовлетворения которой был предпринят проект;

• описание продукта.

Если проект внутренний, то устав должен быть издан менеджером высшего звена, инициирующий данный проект. Устав дает менеджеру проекта власть использовать ресурсы организации на нужды проекта.

При осуществлении проекта в рамках контракта подписанный контракт будет являться уставом для продавца.

·Определен/назначен менеджер проекта. Обычно менеджер проекта должен быть определен и назначен на возможно более ранней стадии проекта.

·Ограничения. Ограничения - это факторы, которые ограничивают возможности команды по управлению проектом. Например, заранее определённый бюджет является ограничением, которое возможно уменьшит возможности команды в отношении замысла, подбора персонала и расписания. При осуществлении проекта по контракту ограничениями обычно являются условия контракта.

·Предположения. Предположения - это те факторы, которые считаются истинными, реальными или определенными для целей планирования. Например, если дата, с которой может начать свою деятельность необходимый для проекта человек, не определена, то команда проекта может предположить некую конкретную начальную дату. В общем случае предположения несут в себе определённую степень риска. Они могут быть определены на данной стадии или представлять собой результаты определения риска.

Планирование целей

Планирование целей является процессом формального описания замысла как базы для последующих решений проекта, включающих, в частности, критерии определения успешности окончания проекта или фазы проекта. Формальное описание замысла одинаково важно как для проектов, так и для подпроектов. Например, инженерная фирма, создающая проект нефтеперерабатывающего завода, должна иметь описание замысла для определения границ процесса проектирования. Описание замысла проекта формирует базу для соглашения между командой проекта и заказчиком проекта путем идентификации как основных целей проекта, так и его предметов.

Если все элементы описания замысла уже доступны (например, запрос предложения может определять основные цели, а задачи определяются в уставе проекта), то данный процесс обычно сводится к простому написанию документа.

Входные данные для планирования целей

·Описание продукта.

·Устав проекта.

·Ограничения.

·Предположения.

Все входные данные для планирования целей проекта описаны в процессе «Инициирование».

Инструментарий и технологии для планирования целей

·Анализ продукта. Анализ продукта включает разработку лучшего представления о продукте проекта. Анализ включает такие технологии, как системный инжиниринг, стоимостной инжиниринг, стоимостной анализ, функциональный анализ и применение функции качества.

·Анализ прибыли/затрат. Анализ прибылей и издержек включает оценивание явных и скрытых затрат и доходов (прибылей) при различных альтернативах развития проекта и затем использование таких параметров финансового характера, как возврат инвестиций или периода отдачи для оценки относительной желательности данных альтернатив.

·Определение альтернатив. Определение альтернатив - это всеобъемлющий термин для любой технологии создания различных подходов к проекту. Здесь используются разнообразные технологии общего (General) менеджмента, наиболее распространенными из которых являются мозговой штурм и взгляд со стороны (lateral thinking).

·Экспертная оценка. Экспертная оценка в процессе «Инициирование».

Результаты планирования целей

·Описание целей. Данное описание обеспечивает документированную базу для принятия будущих решений проекта и для подтверждения или создания единого понимания замысла проекта среди участников проекта. Основная задача данного документа осуществить первый этап декомпозиции целей проекта, т. е. разбить замысел (идею) проекта на основные цели. По мере развития проекта оно может быть пересмотрено или подправлено для отражения изменений замысла или целей проекта. Описание замысла должно непосредственно или через ссылки на другие документы включать следующие пункты:

• Обоснование проекта - деловая необходимость, ради которой был предпринят проект. Обоснование создает базу для оценки альтернатив.

• Продукт проекта - краткое резюме описания продукта.

• Цели проекта - список сводного уровня подпродуктов, полное и успешное создание которых означает завершение проекта. Например, главные цели для проекта разработки программного продукта могут включать работающую программу, пособие для пользователя и обучающий материал.

• Параметры проекта - количественные критерии, которые должны быть удовлетворены, чтобы проект считался успешным. По меньшей мере, предметы проекта должны включать стоимость, расписание и качественные показатели. Предметы должны иметь атрибут (например, издержки), единицу измерения (например, доллары США) и абсолютные или относительные величины (например, менее 1,5 миллионов). Неколичественные категории вроде «чувства удовлетворения у заказчика» несут в себе большой риск.

·Дополнительные детали. Дополнительные детали для описания целей должны быть приведены в документальную форму и соответственно организованы для облегчения их использования в других процессах управления проектами. Дополнительные детали всегда должны включать документы обо всех определенных ограничениях и предположениях. Объём дополнительной информации изменяется в зависимости от прикладной области.

·План управления целями проекта. Этот документ описывает то, как будет осуществляться управление целями и как изменения будут включены в проект. Также он должен включать оценку предполагаемых изменений в ожидаемой стабильности замысла (как велика вероятность изменений, с какой частотой и размахом). План также должен включать ясное описание способов обнаружения и классификации изменений (это очень сложно, когда характеристики продукта еще определяются, а потому жизненно важно).

План управления целями может быть формальным или неформальным, высоко детальным или широко описательным в зависимости от нужд проекта.