Инструментарий и технологии для определения видов деятельности

·Декомпозиция. Декомпозиция включает в себя разбиение основных целей проекта на более мелкие и более управляемые компоненты до тех пор, пока цели не определены в деталях настолько, что можно обеспечить будущие работы проекта (планирование, исполнение, контроль и завершение). Декомпозиция включает следующие основные шаги:

1) Определить основные элементы проекта. Обычно это будут цели проекта и управление проектом. Однако главные элементы проекта должны непременно быть определены в терминах того, как в действительности будет управляться проект. Например:

• Фазы жизненного цикла проекта могут быть использованы на первом уровне декомпозиции с повторяющимися на втором уровне декомпозиции этапами проекта, как это показано на рис. 2.3. Структура является примерной. Она не отражает всю полноту замысла проекта и не является единственным способом декомпозиции для проектов такого типа

• Организационные принципы могут меняться внутри каждой ветви структуры декомпозиции, как это показано на рис. 2.4.

Рис. 2.3. Образец структуры декомпозиции видов деятельности, организованной по фазам

2) Решить, возможно ли адекватно определить стоимость и продолжительность во времени на каждом уровне детализации для каждого элемента. Значение слова «адекватный» может меняться по ходу проекта - декомпозиция цели, проводимой в далекой перспективе, может оказаться невозможной. Для каждого элемента при наличии соответствующей деталировки осуществляется переход на стадию 4), при ее отсутствии - на стадию 3). Это означает, что для разных элементов требуется разный уровень декомпозиции.

Рис. 2.4. Образец структуры декомпозиции видов деятельности для строительства завода по переработке сточных вод

3) Определить составные элементы цели. Составные элементы должны быть описаны в терминах ясных подтверждаемых результатов для облегчения процесса измерения хода выполнения. Как и в случае основных элементов, составные элементы должны быть определены на основе того, как в действительности будут осуществляться виды деятельности проекта. Ясные подтверждаемые результаты могут включать как услуги, так и продукты (например, отчетность о состоянии дел может быть описана как еженедельный отчет о состоянии дел; для производимого изделия составные элементы могут включать несколько индивидуальных компонентов плюс конечную сборку). Шаг 2) повторяется для каждого составного элемента.

4) Проверить правильность декомпозиции:

• Необходимы ли и достаточны ли элементы нижнего уровня для выполнения позиции разбиения? Если нет, то составные элементы должны быть модифицированы (вставлены, убраны или определены заново).

• Определена ли каждая позиция четко и полно? Если нет, то описания должны быть переработаны или расширены.

• Можно ли для каждой позиции составить соответственные календарный план и смету? Можно ли передать его определённой организационной единице (отделу, команде или человеку), которая примет на себя ответственность за его успешное выполнение? Если нет, то необходимо произвести пересмотр для обеспечения соответствующего управленческого контроля.

Инструментарий, рассмотренный выше, описывает стандартный подход к созданию WBS. Структуру обычно представляют в виде графика по типу графиков, изображенных нарис. 2.3, 2.4 и 2.5, хотя не нужно путать WBS с методом представления. Изображение списка неструктурированных видов деятельности в форме графика не превращает его в WBS.

Каждой позиции WBS обычно присваивается какой-то уникальный определитель, совокупность этих определителей называется «код счетов». На позиции из самого нижнего уровня структуры распространяется термин «пакеты работ». Данные пакеты работ являются результатом процесса «Определение работ».

Описания элементов видов деятельности часто собираются в Словарь WBS (WBS Dictionary). Словарь структур декомпозиции видов деятельности обычно включает описания пакетов работ, а также прочую информацию планирования, такую как даты календарного плана, сметы и задания персонала.

Структура декомпозиции видов деятельности не должна смешиваться с прочими структурами декомпозиции, используемыми доя отображения информации о проекте. В эти структуры, обычно используемые в некоторых областях, включают следующий список:

• Контрактная WBS (CWBS - Contractual WBS), которая используется для определения уровня отчётности, представляемой продавцом покупателю. Данная структура обычно включает меньше деталей, чем WBS, используемая продавцом для управления собственной деятельностью.

• Организационная структура декомпозиции (Organizational Breakdown Structure - OBS), которая используется для демонстрации того, какие элементы деятельности поручены каким подразделениям.

• Структура декомпозиции ресурсов (RBS), которая является разновидностью OBS и обычно используется, когда элементы видов деятельности поручены физическим лицам (индивидуумам).

• Список материалов (Bill of Materials - ВОМ), который представляет иерархическое выражение сборочных процессов, узлов и компонентов, необходимых для производства промышленного изделия.

• Структура декомпозиции проекта (PBS) - в общем случае то же, что и правильно составленная WBS. Термин PBS широко применяется там, где термин WBS ошибочно используется для обозначения списка материалов (ВОМ).

·Шаблоны структуры декомпозиции видов деятельности. Структура декомпозиции видов деятельности из предыдущего проекта часто может быть использована как шаблон для нового проекта. Хотя каждый проект уникален, часто структуры декомпозиции видов деятельности могут быть использованы неоднократно, поскольку большинство проектов будет до некоторой степени напоминать другие проекты. Например, большинство проектов внутри данной организации будет иметь одинаковые или схожие жизненные циклы проектов и одинаковые или схожие цели для каждой фазы.

Многие прикладные области имеют стандартные или наполовину стандартные WBS, которые могут быть использованы как шаблоны. Примером может служить Министерство обороны США, определившее стандартные структуры WBS для проектов, связанных с вопросами обороны. Фрагмент одной из таких структур приведен на рис.2.5.