Вопрос № 5 Процесс установления целей в организации

Процесс установления индивидуальных целей в организа­ции начинается с диалога между работником и его непосредст­венным начальником, в котором они совместно планируют цели работника и определяют степень продвижения на пути их дос­тижения. Этот процесс включает следующие шаги.

1)Работник составляет описание работ, подлежащих выпол­нению, с указанием доли рабочего времени, расходуемого на то или иное действие или операцию. Первый вариант документа рассматривается работником вместе с его руководителем с це­лью достижения общего понимания.

2)Затем работник определяет проект целей, основанных на согласованном описании работ. Желательно, чтобы цели отражали, чего он собирается достиг­нуть по каждой работе в рамках полугодового периода.

3)Подготовленные работником цели опять рассматриваются с его непосредственным начальником и они вместе разрабатывают план их осуществления.

4)По истечении шести месяцев оба смотрят, что конкретно достигнуто и определяют цели на последующие шесть месяцев.

Процесс установления целей в группе,

1)ее участники должны знать суть проблемы, элементы процесса, трудности в его реализации и необходимость принятия на себя определенных обяза­тельств.

2) группа должна быть вовлечена в процесс обучения данной процедуре. Каждый член группы должен прой­ти вышеописанные шаги, имея предварительную беседу с руко­водителем до составления окончательного варианта своих индивидуальных целей.

3)Затем группа, собравшись вместе, должна обсудить, как ее участники, включая руководителя, делали это упражнение, ка­кие трудности им встречались при составлении описания работ, что было положено ими в основу и как можно улучшить работу по составлению этого описания. Данная методика эффективна, когда обсуждение в группе строится не вокруг вопроса «что де­лать?» (это прерогатива руководителя), а «как делать свою рабо­ту лучше?».

4) И когда ответ на указанный вопрос ясен, группа повторяет описанные процедуры, но уже в отношении установления целей. Только после этого участники группы, если они тоже имеют подчиненных, инициируют аналогичный процесс на нижних этажах организационной иерархии и проходят со своими подчи­ненными все циклы. Этот процесс есть часть метода «управле­ния по целям».

Процесс установления организационных целей начинается с того, что руководство организации устанавливает цели по ос­новным показателям ее работы. На нижних уровнях иерархии цели устанавливаются независимо, но с учетом того, что уже было предложено сверху. Затем цели нижних уровней передают­ся наверх, где выявляются различия между целями организации и целями ее частей. Анализ их несовместимости возвращается вниз и подразделения ищут пути устранения различий. Затем уточненные данные поступают наверх и на их основе формули­руются окончательные цели организации.

Процесс установления организационных целей может быть существенно обогащен если:

1. данный процесс будет результатом сотрудничества, когда каждое подразделение может определенным образом влиять на формулирование целей организации;
2. информация свободно циркулирует по организации и подразделения могут участвовать в формулировании цели орга­низации (система открытой коммуникации — открытость сверху).
3. каждый член организации становится собственником процесса своей работы, что вырабатывает в нем чувство хозяина при разработке целей организации и предоставлении всей пол-ноты информации руководству для принятия решения (система открытой коммуникации - открытость снизу).
4. принимаемые напряженные планы выполняются. При этом не должно быть ситуации, когда от работников требуется выполнить чьи-то напряженные планы без наличия возможно­сти влиять на формулирование целей.

Общие цели организации часто являются результатом по­стоянного процесса переговоров между ее частями (подразделе­ниями) для достижения договоренности. Договаривающиеся в организации стороны имеют свои интересы и поиск компромисса позволяет им найти общую основу и устранить разногласия.

Согласование целей по горизонтали - это достижение дого­воренности по организационным целям между подразделениями функциональной, технологической или производственной це­почки. Задача руководителя предприятия при этом состоит в интеграции подцелей этих подразделений в общую цель, что может быть достигнуто тремя путями:

1. авторитарно установить место и роль каждого из указан­ных подразделений в общей цели, полагаясь на такую черту данного процесса, как желание каждого из подразделений не нарушать стабильность своей работы в противовес проведению в ней существенных изменений;
2. использовать эффективные механизмы горизонтальных связей (сквозные проекты, целевые группы, комитеты, советы и т.п.), где представители различных подразделений будут органи­зационно связаны одной целью;
3. методом «переключения внимания» направить ресурсы и внимание руководства на те участки работы, которые сегодня являются наиболее важными для организации в рамках всей производственной цепочки.

Согласование целей по вертикали включает достижение договоренности по целям организации между тремя уровнями: ее руководителем или собственником, институтами общества (центральная и местная власть, профессиональные общества и т.п.) и работниками, нередко представленными их союзами.

Цели общества достаточно широки и разнообразны. Обще­ство представлено группами с разными социальными интереса­ми, оказывающими давление на организацию. Борьба между центральной и местной, законодательной и исполнительной властями за право влиять на цели предприятия идет постоянно.

Цели владельцев или руководителей предприятий, несмотря на их различное отношение к собственности, чаще всего имеют финансовую природу, так как позволяют использовать такой универсальный показатель, как прибыль для определения своего положения в обществе.

Цели членов организации отличаются от интересов выше рассмотренных групп. Например, работника экологически вред­ного предприятия охрана окружающей среды (цель общества) интересует меньше, чем желание сохранить свое рабочее место. Не привлекает его рост прибыли (цель руководства), достигну­тый за счет сокращения фонда оплаты труда.

В отношении общества разрешение указанных противоре­чий осуществляется организацией и ее руководством путем лоб­бирования властных структур и спонсорской деятельности в обществе, а в отношении работников - путем заключения кол­лективного договора при посредничестве профсоюзов или, при отсутствии последних, путем выдачи гарантий по условиям оп­латы труда.

Лекция №16 Оценка и анализ внешней и внутренней среды при планировании