Взаимодействие грузовладельцев и транспортно – экспедиционных компаний должно начинаться с подачи заявки клиентом. Заявка может быть произвольной формы или с использованием разработанной проформы (ФИАТА). Заявка должна содержать следующие данные:
1) наименование груза;
2)транспортные характеристики и количество груза;
3) пункты (порты) погрузки и выгрузки;
4) срок готовности груза к перевозке.
Дополнительно клиент должен сообщить в заявке информацию, которая необходима экспедитору для правильного выбора транспортно-технологической схемы доставки груза, а также является данная перевозка разовой или началом выполнения долгосрочного контракта.
По мнению авторов [17], при вывозе груза со складов отправителя, с которым экспедитор ранее не работал, заявка должна содержать данные об условиях погрузки и вывоза товара:
1) наличие на складах предприятия-отправителя железнодорожных и автомобильных подъездных путей, действующие на них ограничения по габаритам и массе транспортных средств;
2) наличие речного причала и ограничения по длине, осадке, высоте мачт и надстроек судов; наличие эстакад, в том числе крытых, на фронтах погрузки и их пропускная способность (интенсивность грузовых работ); типы и количество перегрузочной техники и оборудования;
3) сроки оформления грузовых документов, в том числе таможенных, а также возможность их оформления в выходные и праздничные дни; особенности регионального законодательства в зоне нахождения предприятия-отправителя, влияющие на организацию транспортного процесса (например, ограничения массы автомашин).
На основании полученных данных Экспедитор определяет вид транспортных средств, которыми груз может быть вывезен со складов отправителя: речной транспорт - только в период навигации на внутренних водных путях (ВВП); железная дорога - вагоны парка МПС, собственные вагоны отправителя или контейнеры собственности судовладельца на платформах; автотранспорт.
Общее определение перевозки содержится в гражданском кодексе Российской Федерации. Гражданский кодекс РФ признает договор как соглашение двух и более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
Основная структура договора выглядит следующим образом:
1 Реквизиты договора.
2 Преамбула – вводная часть.
3 Предмет договора.
4 Порядок взаимоотношений сторон.