Учетные регистры и их классификация

Для осуществления контроля и упорядочения обра­ботки данных о хозяйственных операциях на основе первичных документов составляются сводные учетные документы.

После приемки информация с первичного докумен­та переносится в учетные регистры, а на самом доку­менте делается специальная отметка, исключающая воз­можность ее повторного использования.

Для ведения аналитического и синтетического уче­та применяют учетные регистры.

Учетные регистры – листы бумаги, имеющие опре­деленное графление и предназначенные для текущих учетных записей.

Документы, служащие основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета, должны представлять­ся в бухгалтерию в сроки, установленные графиком до­кументооборота.

Хозяйственные операции должны отражаться в ре­гистрах бухгалтерского учета в хронологической после­довательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

По внешнему виду учетные регистры подразделя­ются на:

­ книги;

­ карточки;

­ свободные листы.

Книги представляют собой сброшюрованные свобод­ные листы определенного формата и графления. При­менение их ограничено, так как работу по их ведению разделить между счетными работниками нельзя, ее дол­жен вести один человек (кассовая книга). Такие книги пронумерованы и прошнурованы, а на последней стра­нице указано количество страниц за подписью руково­дителя предприятия и главного бухгалтера. В таких книгах исключена возможность замены отдельных ли­стов новыми при злоупотреблениях и хищениях: Глав­ная книга – регистр синтетического учета; книга ос­татков материалов на складах – регистр аналитичес­кого учета, необходимый для взаимосвязи данных бухгалтерского учета с данными оперативно-складско­го учета и для контроля за сохранностью различных видов собственности.

Карточки предназначены для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки), материаль­ных ценностей по местам их хранения (карточки склад­ского учета материалов). На их основе бухгалтерия со­здает картотеку основных средств, а материально от­ветственные лица – картотеку материалов, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся предме­тов, готовой продукции.

Свободные листы – учетные регистры большого формата и с большим количеством сведений. Они пред­назначены для синтетического и аналитического учета и выполняют роль комбинированных регистров. К ним относятся журналы-ордера, ведомости. Они удобны в использовании, так как позволяют более рационально распределить обязанности между работниками учета. Это самый распространенный вид учетных регистров.

Бухгалтерские книги

Карточки

Свободные листы

По внешнему виду

Систематические

Хронологические

По характеру бухгалтерских записей

Шахматные

Линейные

Многографные

Двусторонние

Односторонние

По форме графления

Аналитические

Синтетические

Комбинированные

По содержанию

Вручную

На ПВМ

По способам заполнения

Рис. 10. Классификация учетных регистров

По характеру регистрации записей учетные регист­ры классифицируются на:

­ хронологические (регистрационный журнал);

­ систематические (Главная книга);

­ комбинированные (журналы-ордера).

Регистрация хозяйственных операций в учетных регистрах в хронологическом порядке – это регистра­ция в порядке их совершения по датам.

Для хронологической записи предназначен регистраци­онный журнал, который применяется при мемориально-ордерной форме учета. В этом журнале регистрируются все мемориальные ордера в порядке их номеров. Итог записей по регистрационному журналу за месяц дол­жен равняться итогу дебетовых, а также итогу кредито­вых оборотов по всем счетам за этот же месяц.

Систематическая регистрация хозяйственных опе­раций в учетных регистрах – это занись операций по определенной системе на счетах бухгалтерского учета. При этом происходит необходимая группировка хозяй­ственных операций по определенным экономическим признакам. Примером может служить запись в Глав­ной книге.

При комбинированной регистрации хозяйственных операций сочетается использование хронологических и систематических записей.

По степени детализации информации (по содер­жанию), содержащейся в учетных регистрах, они мо­гут быть:

­ синтетическими – для отражения хозяйственных средств, их источников и хозяйственных процессов;

­ аналитическими – для учета по отдельным анали­тическим счетам.

По форме учетные регистры могут быть:

­ двусторонними – запись хозяйственной операции отражается по дебету и кредиту соответствующих счетов;

­ односторонними – хозяйственная операция может быть отражена либо по дебету счета, либо по креди­ту счета;

­ линейными – запись хозяйственной операции по дебету и кредиту счетов отражается по одной стро­ке. В качестве примера можно привести запись в книге «Журнал-Главная». В этой книге каждый мемориальный ордер записывается одной строкой, в которой показываются сумма по ордеру и суммапо дебету и кредиту соответствующих счетов. Ли­нейная запись является менее совершенной по срав­нению с шахматной записью;

­ шахматными – запись хозяйственной операции, при которой сумма, записанная один раз, будет отраже­на по дебету и кредиту соответствующих счетов. Это достигается путем построения учетных регистров по шахматному принципу. Шахматная запись широко применяется при журнально-ордерной форме учета. Она сокращает количество записей и дает возмож­ность видеть оба корреспондирующих счета по дан­ной хозяйственной операции. В этом отношении шахматная запись имеет преимущества перед линей­ной записью.

Запись хозяйственных операций в учетные регист­ры носит название разноски операций. Записи в учет­ных регистрах должны быть взаимно сверены, увязаны по корреспондирующим счетам и основываться на тща­тельно проверенных документах.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета дол­жна обеспечиваться их защита от несанкционирован­ных исправлений. Исправление ошибки в регистре бух­галтерского учета должно быть обосновано и подтверж­дено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внут­ренней бухгалтерской отчетности является коммерчес­кой тайной, а в случаях, предусмотренных законода­тельством Российской Федерации, – государственной тайной.

Лица, получившиедоступ к информации, содержа­щейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней

бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерчес­кую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.