Задание 2. Ниже приводятся выдержки из беседы двух руководителей предприятия (организации) о каналах распространения информации

Ниже приводятся выдержки из беседы двух руководителей предприятия (организации) о каналах распространения информации.

– Я всегда использую только объективные источники информации: служебные документы, данные диспетчерской службы и рекомендации АСУ. В коммуникационном процессе нет места слухам и субъективной информации.

– Я с тобой не совсем согласен. Слухи можно и нужно использовать. Выявив каналы их распространения, можно организовать утечку информации и узнать о реакции на нее по каналам обратной связи. Возможная оценка реакции персонала способствует правильной подготовке нововведений на производстве.

Вопросы к ситуации:

• Какую точку зрения вы разделяете? Обоснуйте свою позицию в этом вопросе.

• Какая информация, поступающая по субъективным направлениям, является более точной?

• Как следует оценивать эффективность коммуникационного процесса в организации?

Ответ:

Слухи – неподтвержденная информация, значимая для слушателя, распространяемая по неофициальным каналам.

Слухи классифицируются:

- по происхождению - спонтанные и сфабрикованные;

- по эмоциональной характеристике - «пугающие», выдающие желаемое за действительное, выражающие негатив по отношению к кому-либо;

- по результатам влияния на сознание и поведение людей - слухи, увеличивающие или уменьшающие неопределенность, возбуждающие симпатии или враждебность, слухи, актуализирующие страх, слухи, возбуждающие желания, слухи, ориентированные на действие, связанные с попыткой изменить текущую ситуацию.

Исходя из вышеприведенной классификации, с точки зрения руководителя все слухи можно разделить на выгодные и невыгодные. А так как цель любого руководителя - стабильная работа и развитие подконтрольной организации, слухи выгодные необходимо использовать как ресурс для достижения поставленных целей. Невыгодные слухи нужно либо устранять, снижая их значимость и неопределенность, либо превращать в выгодные путем ответа на уже имеющиеся и создания своих собственных слухов.

Показательно выглядит история из жизни исследователя В. Делани, демонстрирующий применение обозначенных выше технологий на практике:

«Как только я выявил каналы распространения слухов в конторе, я быстро понял, как их использовать. Я периодически организовывал утечку информации и узнавал о реакции на нее по каналам обратной связи в этой системе, перед тем как принимать решение или изменять что-то в своих действиях. Так я выявлял возможную реакцию людей. Если она оказывалась благоприятной, я выполнял намеченное, если нет — заново обдумывал план действий. Я, случалось, выжидал с нововведениями, давал новостям ход на еще одной волне слухов, или же действовал по прежнему плану, но более осторожно. Примерно раз в неделю я спрашивал своего секретаря: “Что новенького, Сара?” Зная, что меня не интересуют личные дела сотрудников, а нужны только сведения, относящиеся к делам, Сара не однажды выдавала интересные и важные для меня новости. Как-то раз она предупредила меня, что на следующем совещании один из управляющих собирается предложит реорганизацию, в результате которой мой отдел перейдет в его подчинение. Он был из породы “создателей империй”, а я должен был стать одной из его жертв. Загодя получить предупреждение, значит загодя вооружиться для отпора, поэтому я спокойно спланировал свою контрстратегию. Я обратился к “создателю империй” с предложением передать его отдел в мое подчинение. Он так мучился, объясняя, почему этого нельзя делать, что даже не дошел до вопроса относительно моего отдела. Потом я попросил Сару сообщить по каналам распространения слухов, что если этот руководитель отстанет от моего отдела, я сделаю то же самое по отношению к нему. Мы с ним ни разу не разговаривали с глазу на глаз и вслух не признавались в существовании конфликта. Однако по каналам распространения слухов ко мне пришел ответ: “Мир”; и наши отношения оставались мирными все время, пока он и я работали в этой организации.»

Точность информации, поступающей по субъективным каналам можно оценить по нескольким критериям. Информация:

а) наиболее объективная, содержащая все необходимые детали и факты;

б) подвергающаяся критике. Если факты и детали нельзя проверить, сведения могут носить неоднозначный характер. Поэтому проверяемые факты и детали по возможности должны носить максимум количественных (числовых) характеристик;

в) поступающая из источника, максимально близкого к первоисточнику, либо распространяемая им самим;

г) поступающая по цепочке из минимального количества звеньев. Идеальный вариант - «первоисточник – конечный получатель»;

д) из максимально достоверного источника. Чем больше получатель информации может доверять каждому из звеньев информации, тем она более достоверна для него.

е) поступающая из нескольких источников. Если из нескольких источников одновременно поступает одно и та же информация, ей можно доверять с большим успехом, чем той которая получена по одному каналу.

Наиболее точной информацией, является та, которая удовлетворяет всем описанным критериям.

Коммуникационный процесс — это обмен информацией между людьми, целью которого является обеспечение понимания передаваемой и получаемой информации. Но на его эффективность влияет множество факторов.

В оценке эффективности коммуникационного процесса свою роль играет количество каналов связи: при обмене информацией желательно не ограничиваться одним каналом, необходимо иметь минимальное количество каналов, но при этом должно быть их определенное сочетание (например, письменный и устный).

Не менее важную роль играет правильность оформления сообщения: нужно как можно яснее изложить идею, чтобы она была наиболее точно понята получателем.

Коммуникационный процесс можно назвать эффективным, когда между отправителем сообщения и его получателем достигнуто взаимопонимание, поэтому обратная связь очень важна при оценке эффективности коммуникационного процесса. Ее наличие во много раз повышает его эффективность, и способствует достижению взаимопонимания. Тогда и коммуникации являются эффективными и проблемы и задачи за счет достигнутого взаимопонимания решаются взаимовыгодно для обеих сторон.