Механизм управления издержками обращения торгового предприятия

Эффективное управление издержками обращения ведет к уменьшению и устранению таких расходов, которые являются целесообразными для торгового предприятия, так как они не содействуют росту оборота и не обеспечивают достижения других целей, т.е. сокращения затрат, не дающих соответствующей отдачи.

Эффективным считается такое управление, которое обеспечивает:

- надлежащий учет и отчетность;

- логичную классификацию издержек обращения и возможность их глубокого и полного анализа;

- отнесение издержек обращения на соответствующие подразделения, службы, функции, отдельных лиц, т.е. установление меры ответственности за их расходование;

- прогнозирование и планирование издержек обращения, составление сметы расходов на будущий период с учетом других показателей и специфики работы торгового предприятия.

Процесс управления издержками обращения включает:

- организацию информационного обеспечения в соответствии с содержанием, составом и структурой издержек, целевыми ориентирами;

- оценку способностей формирования затрат в прошлом и плановом периоде, т.е. оценку условий функционирования торгового предприятия;

- полный анализ издержек обращения в динамике и за текущий период;

- прогнозирование размера и уровня затрат различными методами при разных объемах товарооборота и прибыли и с учетом имеющихся ограничений;

- планирование максимально и минимально допустимых уровней затрат;

- нормирование затрат в разрезе статей издержек;

- доведение планового уровня затрат до подведомственных подразделений, служб, отдельных лиц.

- контроль и оперативное управление издержками обращения с учетом изменения условий функционирования предприятия;

- совершенствование учета издержек обращения;

- поиск резервов снижения и введения их в действие.

При формировании затрат торгового предприятия и его подразделений целесообразно обеспечить выполнение следующих условий:

- прирост общей суммы затрат не должен превышать прирост доходов. Максимизация прибыли должна достигаться при равенстве граничных затрат с граничными доходами;

- минимальный уровень издержек обращения (средних затрат) должен достигаться при таком объеме товарооборота, когда граничные затраты по своей величине соответствуют средним затратам. Дальнейшее увеличение объемов деятельности приведет к росту размера средних затрат, что считается не эффективным;

- снижение затрат не должно приводить к ухудшению качества торгового обслуживания и, как следствие, к снижению спроса, товарооборота, росту издержек на организацию процесса реализации товаров;

- размер затрат должен быть увязан с обеспеченностью ресурсами, прогнозные значения издержек обращения должны быть определены с учетом ограничения по ресурсам, расчеты должны обеспечивать выбор наиболее оптимальных вариантов использования ресурсов;

- соответствие изменения затрат изменениями объемов и особенностями деятельности торгового предприятия, его целевым ориентирам, требованиям покупателей к качеству обслуживания.

Контроль следует понимать, как проверку умения использовать ресурсы таким образом, чтобы вести бизнес как можно эффективнее и в желаемом направлении.

Критерии контроля и оперативного управления издержками обращения определяются взаимосвязью с конечными показателями хозяйственной деятельности – прибылью и товарооборотом, которые в условиях рынка в основном должны обладать тенденцией к росту.

Для организации контроля за издержками необходимо их разделить на регулируемые и нерегулируемые. Нерегулируемые постоянные издержки невозможно существенно снизить или увеличить за короткий срок, они, как правило, требуют долгосрочного планирования. К таким затратам можно отнести арендную плату или расходы на подготовку кадров и т.п. К регулируемым относятся многие прочие расходы, такие как расходы на подготовку кадров, такие как расходы на выписку газет, журналов, справочной литературы, представительские расходы и т.п.

Управляемость издержек напрямую связана с обоснованным распределением затрат по отдельным подразделениям предприятия (фирмы), хозяйственным единицам, которые непосредственно зарабатывают прибыль.

При распределении затрат внутри предприятия между секциями, складами и другими отделами целесообразно соблюдать следующие требования:

1. Учет затрат необходимо осуществлять не в фактических, а в нормативных ценах, чтобы то подразделение, которое пользуется этой продукцией (услугами), не страдало из-за неэффективной работы другого подразделения.

2. Во всех издержках следует выделить:

а) постоянный элемент (торговая площадь и т.п.).

б) переменный элемент (фактическое ее использование и т.п.).

В практике управления издержками необходимо также решать вопрос о методе определения затрат, связанных с содержанием обслуживающих подразделений (бухгалтерия и т.п.) и отнесения их на хозяйственные единицы. Существую два метода, с помощью которых и решается этот вопрос: это метод прямого переноса издержек вспомогательных подразделений на хозяйственные единицы и так называемый «шаговый» метод, согласно которому и вспомогательные подразделения выступают, как хозяйственные единицы и их продукция может быть оценена, определена прибыль, приносимая ими предприятию.

Важнейшим элементом системы управления издержками обращения является совершенствование их учета. Управленческий учет издержек обращения является одним из инструментов в руках руководства предприятия (фирмы) по обеспечению достижения его целей. К другим методам относятся формирование оптимальной структуры и системы подчиненности, организация эффективного контроля за ходом работ и рациональной системы оплаты. Все это образует целостную систему управления и контроля за издержками обращения.

Учет затрат и результатов должен включить учет затрат по видам, по местам возникновения, по носителям затрат, учет результатов за определенный период. Основные требования к учету – оперативность и полнота. Принятию правильных управленческих решений содействует организация учета по системе «директ-костинг».

Основные особенности и преимущества «директ-костинг»:

- издержки для оперативного управления планируются только в части переменных затрат, что значительно упрощает сам процесс планирования;

- появляется возможность изучать взаимозависимость между объемом реализации, затратами и прибылью. В этих целях строится график, на котором показывается зависимость переменных, постоянных затрат от объема товарооборота, точка критического объема реализации, точка рентабельности.

Он позволяет с помощью экономико-математического и графического методов определить формы зависимости затрат от объема реализации или использования производственных мощностей, получить необходимую информацию о прибыльности (убыточности) отдельных товаров, рассчитать соответствующие критические точки, прогнозировать поведение издержек обращения в целом и по отдельным элементам и на основе всего этого принимать стратегические управленческие решения;

- «директ-костинг», являясь важным элементом маркетинга, позволяет определить изделия с низкой рентабельностью и отказаться от их производства или продажи, а также установить предел изменения цены;

- создается возможность повысить обоснованность планов, эффективность оперативного контроля за постоянными расходами.

«Директ-костинг» необходимо рассматривать как дополнение к принятой и действующей системе учета, анализа и планирования издержек. «Директ-костинг» можно применять там, где это целесообразно (когда требуется более детальная оценка поведения переменных затрат в связи с изменением условий работы с контрагентами, когда удельный вес переменных в общей сумме издержек составляет около 75% и т.п.).

К основным резервам экономии издержек обращения следует отнести:

- рост товарооборота, равномерное и ритмичное обеспечение продажи товаров в плановом периоде;

- эффективное использование материально-технической базы торговли;

- внедрение прогрессивных форм обслуживания;

- повышение производительности труда;

- современный ввод в действие новых, дополнительных рабочих мест;

- соблюдение сроков ремонтов, инвентаризации;

- сокращение звенности товародвижения, простоя транспорта, большую механизацию погрузочно-разгрузочных работ;

- прогрессивную доставку товаров (тара-оборудование и т.п.);

- сокращение и ликвидацию потерь продукции и потерь по таре;

- ускорение оборачиваемости товаров;

- усиление контроля за расходами в разрезе отдельных статей с целью выявления затрат, не работающих на одну отдачу;

- разукрупнение статей;

- введение сплошного или выборочного учета издержек обращения;

- нормирование издержек обращения с учетом потоварной издержкоемкости, услугоемкости и др.

Такие возможности экономии издержек имеются по всем статьям расходов. Важно умело оценить и обосновать размер неэффективно потраченных средств или последствия от нерациональных действий.