Предпосылки успешного организационного обновления: идеологические, организационные, информационные, кадровые, материальные, финансовые

Обновление организации представляет собой процесс замены устаревших и неспособных в должной мере выполнять свои функции ее элементов новыми или дополнение их ранее не существовавшими с целью приблизить ее возможности к требованиям жизни. Отставание от нее сказывается прежде всего на общих результатах ее деятельности, приводят к сужению круга покупателей и клиентов, снижению качества товаров и услуг, уменьшению масштабов сбыта, и в итоге выражается в падении прибыли.
Организационные проблемы обычно бывают связаны с устаревшей структурой фирмы, системой управления ею, сбоями в информационном обмене, неблагополучии в персонале, финансах, технологиях.
Неблагополучие в персонале порождается, как правило, недостатком его образовательного и квалификационного уровня, несоответствием структуры современным требованиям, конфликтами между членами организации.
Финансовые проблемы большей частью коренятся в слабом хозяйствовании, нерациональном или опрометчивом расходовании имеющихся средств, неразумной кредитной или фондовой политике.

Любые преобразования требуют наличия определенных предпосылок, ослабляющих сопротивление членов организации и обеспечивающих конечный успех. Они могут быть идеологическими, организационными, кадровыми, материальными.

Важнейшей идеологической предпосылкой обновления является внедрение в сознание членов организации понимания того обстоятельства, что этот процесс - признак нормального, здорового развития организации, и люди должны быть постоянно к нему готовы. Перемены совсем не обязательно свидетельствуют о том, что организация попала в критическое состояние, но они и не должны осуществляться ради самих себя, а быть на пользу всем сотрудникам.

Другой идеологической предпосылкой обновления является формирование и в последующем совершенствование новой системы общих ценностей, составляющих одну из основ прочности и устойчивости организации. Для того чтобы последние были приняты большинством ее членов, нужно учитывать их индивидуальные ценности. В этом случае люди будут более активно стремиться к достижению общих целей.
Третья идеологическая предпосылка обновления состоит в признании уникальности личности каждого члена организации и формировании во всех ее звеньях доверия к исполнителям, отношения к ним, как к главной творческой силе, а не просто как к персоналу.

Четвертая идеологическая предпосылка обновления состоит в создании и поддержании в организации, необходимого морально - психологического климата, обеспечивающего здоровые отношения между людьми, устранения внутренних барьеров, непримиримости к склокам, интригам, нечистоплотному поведению.

Важнейшей организационной предпосылкой обновления является борьба с одним из величайших зол управления - бюрократизмом. Наиболее эффективным средством для этого является введение, где возможно, в систему управления рыночных отношений и конкуренции.
Другой предпосылкой такого рода является наличие четких целей и стратегий, широкое привлечение рядовых исполнителей к решению максимального числа задач, стоящих перед организацией, в том числе и связанных с неожиданными ситуациями.

Наконец, еще одной важной предпосылкой такого рода является разработка действенной системы мотивации сотрудников, обеспечивающей их заинтересованность в преобразованиях, позволяющей одновременно и справедливо вознаграждать за успехи и демонстрировать по отношению к ним внимание руководства, обеспечивать им широкую известность и общественное признание.

К информационным предпосылкам обновления следует отнести формирование надежных каналов коммуникации, позволяющих своевременно или упреждающе получать необходимые достоверные сведения о состоянии внутренней и внешней среды организации, результатах процесса изменений, настроениях среди сотрудников и партнеров.
Но главные предпосылки обновления связаны с человеческим фактором. Первой из них является вовлечение в этот процесс всего руководящего состава и рядового персонала организации, что дополнительно усиливает внутреннее единство и повышает корпоративный дух. Другой предпосылкой такого рода является правильный подбор работников, разделяющих и поддерживающих новые организационные ценности, их своевременная переподготовка и повышение квалификации, что позволяет обеспечивать ключевые должности необходимыми кадрами.

Еще одной "кадровой" предпосылкой является гарантия занятости всем сторонникам, а тем более активным участникам преобразований, которые обычно являются высококлассными специалистами. В то же время от людей, служащих помехой изменениям, избавляться необходимо решительно, но массовые увольнения оправданы только в условиях жесточайшего кризиса.

Планы развития организации.

Результатом функционирования системы стратегического пла­нирования является совокупность взаимосвязанных плановых до­кументов, в которых отражены принятые стратегические решения и распределение ресурсов. Система планов служит формой мате­риализации плановой деятельности организации, но не главным ее результатом. Главным являются определение целей, стратегий, программ, распределение ресурсов, позволяющие организации во всеоружии встретить будущие перемены. А эти перемены служат содержательным результатом стратегического планирования и мо­гут включать планы НИР, диверсификации продукции, утвержде­ние на рынке новой продукции, сворачивание и ликвидацию не­рентабельных производств и т.д. На рис. 2.18 представлена концеп­туальная схема системы планов, которые должна разрабатывать организация в условиях рыночной экономики.

Основная предпосылка, лежащая в основе структуризации сис­темы планов, отражает известный вывод теории управления — «за­кон необходимого разнообразия», согласно которому сложная система требует сложного управляющего механизма. Иными сло­вами, система планов должна быть примерно такой же сложной, как сама организация и внешние факторы, которые должны быть в ней отражены.

Как видно из схемы, в современной организации должны раз­рабатываться четыре группы взаимосвязанных планов.

1. Основные направления деятельности, главным содержанием которых является стратегия на обозримое будущее — 10—15 лет, иногда и более.

2. План развития организации на срок от года до 5 лет. С по­зиций стратегического планирования его главным содержанием служат перспективы совершенствования производства, переход к выпуску нового поколения продукции, новой технологии.

3. Тактические планы, регламентирующие текущую деятель­ность организации.

4. Программы и планы-проекты, которые носят целевой харак­тер: разработка новой продукции и технологии, снижение затрат на производство, экономия энергоресурсов, проникновение на новые рынки и др.

Первые две группы планов являются основным продуктом стра­тегического планирования. Они могут быть представлены в орга­низации и в виде одного документа — стратегического плана, включающего следующие разделы: 1. Миссия и цели организации, через которые выражается бу­дущее организации, каким его представляет себе руководство.

2. Анализ состояния и перспектив развития внешней среды ор­ганизации по каждому СХП.

3. Анализ состояния и прогноз развития конкуренции по каж­дому СХП.

4. Анализ сильных и слабых сторон организации в разрезе СХП и отдельных функциональных зон.

5. Цели и стратегии отдельных СХП.

6. Общий целевой портфель организации в разрезе СХП.

7. Планы мероприятий и бюджеты для реализации функцио­нальных стратегий.

8. Ресурсы, необходимые для реализации стратегии организа­ции и планов развития.

9. Основные этапы реализации стратегии во времени.

10. Оценка вероятности реализации стратегии.

11. Финансово-экономическая оценка стратегического плана.

Эти планы должны в последующем трансформироваться в так­тические и планы-проекты, поскольку они могут быть реализова­ны лишь через них. К тому же проекты служат обоснованием вы­бранных на более ранних стадиях стратегий развития организации. Следовательно, тактические планы и проекты также частично вхо­дят в систему стратегического планирования.

Отметим важную методологическую особенность формирова­ния системы плановых документов в стратегическом планирова­нии — необходимость механизма адаптации планов организации к меняющимся внешним условиям развития. Адаптивный харак­тер планов предполагает, что они должны быть достаточно гибки­ми, легко приспосабливаемыми к неожиданным изменениям вне­шних факторов. Следовательно, чтобы обеспечить адаптивный характер стратегического планирования, все виды планов, осо­бенно тактические, должны предусматривать действия на случай непредвиденных обстоятельств. Эти действия должны быть реа­лизованы через известный методический прием — ситуационное планирование.

Стратегический план всегда субъективен по своей природе и основан на предположениях, мнениях, прогнозах и предсказаниях, сопряженных с некоторой степенью неопределенности и риска. Поэтому руководству организации весьма важно знать, что про­изойдет, если сделанные предположения и прогнозы не сбудутся. Ситуационные планы позволяют ответить на поставленный вопрос и определить, до какой степени организации придется изменить цели и стратегию своего поведения в будущем.

Организации, в которых ситуационные планы стали ординар­ной частью общей системы планов, приобретают способность быс­тро и эффективно реагировать на перемены во внешней среде; эта реакция находит отражение во всей системе планов, и прежде все­го в планах текущей деятельности. Таким образом, адаптивный стратегический план должен представлять собой совокупность си­туационных планов, каждый из которых вступает в действие при определенных ситуациях, складывающихся во внешней среде ор­ганизации.

31.Тактические планы.

Стратегическое планирование приобретает смысл тогда, когда оно реализуется. Обоснованные цели - важнейший компонент эффективного планирования, но оно не обеспечивает полностью адекватных ориентиров для принятия решения и поведения. Такой подход дает огромную свободу действий, при которой работники, ответственные за достижение целей, легко могут выбрать такой образ действий, который фактически этого не обеспечит. Чтобы избежать подобной дезориентации и неправильного толкования, руководство должно использовать специальные инструменты, позволяющие реализовать выбранную стратегию.

К этим инструментам относятся тактика, политика руководства, правила, процедуры, стимулирование деятельности работников, управление целями и бюджеты.

Тактика отражается в краткосрочных планах, которые согласуются с общими долгосрочными планами организации. Стратегический план, рассчитанный на 2-3 года или 5 лет, разбивается на годовые планы, которые составляются на основе жесткого или адаптивного планирования. В свою очередь, годовые планы конкретизируются в квартальных, месячных, однодневных, сменных и других планах.

Таким образом, составление и реализация тактических планов является необходимым условием выполнения долгосрочного стратегического плана.

Политика представляет собой общее руководство действиями и принятием решений, которое облегчает достижение целей. Политика обычно формулируется высшими управляющими на длительный период. Она объясняет, каким образом должны быть достигнуты цели, устанавливая вехи, которым нужно следовать.

После составления тактических планов и на основе политики фирмы руководство разрабатывает правила, которые ограничивают действия сотрудников и гарантируют выполнение конкретных работ конкретными способами. Иными словами, правило точно определяет, что должно быть сделано и как надо действовать в конкретных условиях.

Процедура описывает действия, которые необходимо предпринять в конкретной ситуации, когда имеется последовательность нескольких связанных между собой действий. Процедуры разрабатываются для многократно повторяющихся операций.

Одной из основных задач планирования является более эффективное распределение ресурсов. Планы помогут распределить действия, относящиеся к использованию ресурсов, но в них часто остаются нерешенными вопросы о том, какие ресурсы имеются и как именно их следует использовать для достижения целей. Чтобы решить эту проблему, руководители составляют бюджеты.

Бюджет представляет собой метод распределения ресурсов, выраженных в количественной форме, для достижения целей, также представленных в стоимостном выражении.

Оценка стратегии проводится путем сравнения результатов работы с целями. Процесс оценки используется в качестве механизма обратной связи для корректировки стратегии. Чтобы быть эффективной, оценка должна проводится системно и непрерывно. При оценке разработанного стратегического плана необходимо ответить на следующие вопросы:

1. Является ли стратегия внутренне совместимой с возможностями организации?

2. Предполагает ли стратегия допустимую степень риска?

3.Обладает ли организация достаточными ресурсамидля реализации стратегии?

4. Учитывает ли стратегия внешние опасности и возможности?

5. Является ли эта стратегия лучшим способом применения ресурсов фирмы?

Регулярно получая ответы на поставленные вопросы и по мере необходимости осуществляя корректировки составленных планов, предприятие обретает эффективный механизм управления социально-корпоративными технологиями.

Таким образом, еще раз следует отметить, что стратегические планы - не панацея от всех бед. Они имеют свои ограничения и приводят к дополнительным расходам, связанным как с разработкой планов, так и с реализацией их рекомендаций. Например, процесс стратегического планирования поглощает время и средства, которые могли бы быть направлены на решение неотложных проблем. Возможно, руководитель организации - уже хороший стратег, поэтому такое планирование может быть излишним.

Если в данный момент организация вынуждена бороться за выживание, то результаты стратегического планирования могут принести свои плоды через длительное время; однако если исходить из нужд ближайшего будущего, оно может только отвлечь правление от принятия мер по преодолению текущего кризиса.

Чтобы такое планирование было эффективным, необходимо, чтобы план был реализован; если его реализация маловероятна, то планирование становится пустой тратой времени.

И, наконец, не все стратегические планы бывают хорошими. К факторам, приводящим к разработке нереальных планов, можно отнести выбор неправильных предпосылок при определении будущего организации и неточный расчет групповой динамики.

К элементам процесса стратегического планирования, которые могут способствовать обеспечению продуктивности его результатов и их соответствия поставленным целям, можно отнести:

• хорошо продуманный процесс планирования, включающий как можно более широкий диапазон необходимых

32.Программы и планы-проекты.

Одним из методов планирования хозяйственной деятельности в условиях рыночной экономики является Бизнес-план.

Он является объективной оценкой собственной деятельности фирмы, необходимым инструментом принятия проектно-инвестиционных решений, связанных с взаимодействием фирмы с внешней средой.

Бизнес- план является целевым, программным документом, который представляет собой систему:

- расчётов;

- технико-экономических обоснований;

- совокупность экономических показателей;

- описание мер и действий.

Бизнес-план позволяет очертить круг проблем, с которыми сталкивается предприятие при реализации своих целей в изменчивой, неопределенной, конкурентной хозяйственной среде. Поможет определить и обеспечить пути решения этих проблем. Он ориентирован на достижение успеха, главным образом, в финансово-экономической деятельности.

Существуют различные цели инвестирования и соответственно цели составления бизнес-плана. В соответствии с этими целями принято выделять следующие типы бизнес-планов:

1. Полный бизнес-план коммерческой идеи или инвестиционного проекта - изложение для потенциального партнера или инвестора результатов маркетингового исследования, обоснование стратегии освоения рынка, предполагаемых финансовых результатов.

2. Концепт бизнес-плана коммерческой идеи или инвестиционного проекта - основа для переговоров с потенциальным инвестором или партнером для выяснения степени его заинтересованности или возможной вовлеченности в проект.

3. Бизнес-план компании (группы) - изложение перспектив развития компании на предстоящий плановый период перед советом директоров или собранием акционеров с указанием основных бюджетных наметок и хозяйственных показателей для обоснования объемов инвестиций или других ресурсов.

4. Бизнес-план структурного подразделения - изложение перед высшим руководством корпорации плана развития хозяйственной (операционной) деятельности подразделения для обоснования объемов и степени приоритетности централизованно выделяемых ресурсов или величины прироста оставляемой в распоряжении подразделения прибыли.

5. Бизнес-план (заявка на кредит) для получения на коммерческой основе заемных средств от организации-кредитора.

6. Бизнес-план (заявка на грант) для получения средств из государственного бюджета или благотворительных фондов для решения острых социально-политических проблем с обоснованием прямых и косвенных выгод для региона или общества в целом от выделения средств или ресурсов под данный проект.

6. Бизнес-план развития региона - обоснование перспектив социально-экономического развития региона и объемов финансирования соответствующих программ для органов с бюджетными полномочиями.

Бизнес-план является основой бизнес-предложения при переговорах с будущими партнерами и возможными инвесторами. Он должен быть представлен в форме, позволяющей заинтересованному лицу получить четкое представление о существе дела и перспективах своего участия в нем.