Методы обследования

Обследование элементов СФП – функциональной и организационной структур – осуществляется на стадиях исследования, проектирования и проводится в основном на документальной базе данных, многократно повторяется в зависимости от проблем, выявленных в ходе работы. Например, при изучении аппарата управления, как известно, прежде всего изучают и систематизируют документальные (документированные) сообщения (документы, правила ведения бизнеса, данные):

- техническая, нормативно-правовая, планово-экономическая, финансовая, отчетная документация;

- нормативно-правовые акты (включая установленные нормативы сложности управленческих работ, нормы управляемости и т. д.);

- структурные схемы и штатные расписания;

- положения о подразделениях и должностные инструкции;

- технологические процессы разработки сообщений (документов, правил ведения бизнеса, данных) и принятия управленческих решений, нормативы трудоемкости на выполнение таких работ;

- материалы предыдущих технических и рабочих проектов совершенствования или развития (реструктуризации) аппарата управления и т.д.

Экспертами осуществляется: наблюдение и фиксация организационных процессов; опросы, интервьюирование, анкетирование работников аппарата управления; письменные изложения наиболее важных характеристик и проблем в функциональной и организационных структурах.

Результаты такой работы должны фиксироваться в заранее разработанных макетах документов:

- карта распределения функций и задач между подразделениями;

- сетевая модель;

- маршрутные технологические карты (технологические процессы);

- матрица распределения полномочий;

- сводные отчеты, замечания и предложения по совершенствованию или развитию управления.

Среди методов обследования наиболее широко известны функциональный анализ и методы исследования информационных потоков.

Задачи, решаемые при оценке рейтинга СУ:

1) определение того, насколько данная СУ удовлетворяет требованиям, предъявляемым к ней (оперативность, гибкость, эффективность);

2) насколько ее научно-технический уровень отвечает современным возможностям;

3) выявление соответствия подсистем, их элементов и компонентов создаваемой или действующей СУ.

Требования, предъявляемые к показателям, используемым в разработке рейтинговых оценок:

1) каждый показатель должен характеризовать совокупность элементов, от которой зависит рейтинг системы;

2) каждый показатель должен поддаваться количественной оценке;

3) число показателей для определения рейтинга должно быть ограничено;

4) показатели должны стимулировать внедрение наиболее эффективных вариантов СУ.