Регистрация и контроль исполнения документов

Регистрация документа - запись основных сведений о документе в журнале (на карточке) или в памяти ПК с последующим проставле­нием на документе номера и даты регистрации.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Существуют несколько форм регистрации документов:

> централизованная;

> децентрализованная;

> смешанная.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрацион­ных операций в одном месте (например, в канцелярии) или одним сотрудником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам орга­низации и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию докумен­тов в местах их создания или исполнения (в структурных подраз­делениях).

В организациях также может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.

Документ не должен регистрироваться повторно при его переме­щениях внутри организации.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

- входящие документы;

- исходящие документы;

- внутренние документы;

- коммерческие контракты;

- документы, имеющие гриф ограничения доступа.

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров. Для внут­ренних документов и коммерческих контрактов используется по­рядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присва­ивается по журналу в рамках одного года, с января по декабрь, на­чиная с № 1.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрацион­ные номера, состоящие из:

- порядкового номера документа с начала года;

- условного обозначения структурного подразделения или долж­ностного лица;

- номера дела, в которое будет подшит документ или его копия.

Журналы регистрации входящих и исходящих документов могут включать следующие графы:

- номер документа;

- дата документа;

- автор документа (внешняя организация) - для входящих доку­ментов;

- адресат (корреспондент) - для исходящих документов;

- количество листов документа;

- резолюция;

- исполнитель;

- подпись исполнителя;

- срок исполнения;

- отметка об исполнении;

- номер дела.