Сущность и функции управленческого контроля

Управленческий контроль — одна из основных функций менед­жмента, участок управленческой деятельности, цель которой — количественная и качественная оценка труда и учет результатов работы организации. Главные инструменты реализации этой фун­кции — наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. В общей системе управления контроль выступает как эле­мент обратной связи. По его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов, норм и нормативов. Эффектив­но поставленный контроль имеет стратегическую направленность, ориентируется на конечные результаты, осуществляется своевре-менно и достаточно прост. Последнее требование особенно важно в современных условиях, когда организация стремится строить ра­боту на принципе доверия к людям, что приводит к необходимос­ти и возможности существенного сокращения контрольных функ­ций, выполняемых непосредственно менеджерами. В такой обста­новке контроль становится менее жестким и более экономичным.

Существует несколько причин, обусловивших необходимость управленческого контроля. Основополагающая причина — необ­ходимость наблюдать за тем, чем люди заняты, чтобы быть уверенными, что они знают, что и как им следует делать. Мелкие ошибки не кажутся значительными, но их совокупный эффект че­рез некоторое время может сказаться на снижении потенциала организации.

Другая причина необходимости управленческого контроля — постоянные изменения, с которыми организации и их менеджеры сталкиваются. Динамичность внутреннего и внешнего окружения организации усиливает важность связи между планированием и контролем. Менеджеры разрабатывают планы и цели, достижение которых требует времени. В течение этого времени могут про­изойти многие изменения как в самой организации, так и в ее ок­ружении. Изменения могут потребовать корректировки планов и даже сделать некоторые цели организации несоответствующими обстановке. Хорошо организованный контроль помогает менед­жерам предсказывать, наблюдать и приспосабливаться к изменяю­щимся условиям.

Третья важная причина необходимости управленческого конт­роля — возрастающая сложность организаций, занимающихся бизнесом, вследствие роста их размеров и масштабов производ­ства. Когда организация маленькая, ее менеджеры близки ко всем осуществляемым видам деятельности. Но по мере возрастания производства менеджеры, ответственные за выполнение всех за­дач организации, не могут персонально наблюдать за каждым ви­дом деятельности и меняющимися условиями или лично решать, какие изменения необходимы. Они нуждаются в формальной сис­теме контроля.

Деятельность организации требует, чтобы контроль и планиро­вание, тесно связанные между собой, были непрерывными. Сущ­ность контроля заключается в трех основных элементах:

установление контролируемых стандартов деятельности;

измерение и анализ результатов деятельности, информация о которых получена с помощью контроля;

корректировка технологических, хозяйственных и иных про­цессов в соответствии со сделанными выводами и принятыми ре­шениями.

Цели контроля будут достигнуты только в том случае, если он осуществляется в соответствии с определенными принципами.

Прежде всего контроль должен быть всеохватывающим, то есть удерживающим в поле зрения основные сферы деятельности орга­низации — внешнюю ситуацию и внутренние процессы. Это не значит, что он должен быть тотальным, мелочным, фиксировать любые события. Нужен разумный, научно обоснованный подход, позволяющий получать достаточно полную и объективную карти­ну ситуации. Такой контроль не может осуществлять одно лицо или небольшая группа лиц. К его осуществлению нужно привле­кать весь персонал организации или его значительную часть, по­тому что лучший вид контроля — это самоконтроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей. Поэтому нужно максимально расширять полномочия людей в процессе выполне­ния их обязанностей и проверять лишь результаты.

Система контроля должна иметь четкую стратегическую на­правленность, заданную приоритетами развития организации. Второстепенные сферы деятельности часто тщательно проверять нецелесообразно, а иногда и вовсе не имеет смысла, так как на это будет отвлекаться много сил и средств.

Контроль осуществляется не ради выявления проблем, а для их успешного решения и достижения конкретных результатов. По­этому информация, ненужная для корректировки деятельности, бесполезна, собирать ее не стоит. В то же время необходимо точно знать степень отклонения основных процессов от научно обосно­ванных стандартов; чтобы иметь возможность провести точный анализ причин и последствий, найти правильные решения.

В то же время главная цель контроля — не исправление, а пре­дотвращение ошибок, что значительно дешевле, поэтому он пред­ставляет собой неотъемлемый элемент планирования на всех ста­диях.

Без надежной системы контроля ни одна организация не может успешно функционировать. Задачи контроля следующие:

• обнаружить во внешней или внутренней среде организации факторы, которые могут оказать существенное влияние на ее фун­кционирование и развитие, своевременно на них отреагировать;

• вскрыть неизбежные в деятельности любой организации на­рушения, изъяны, ошибки и оперативно принять меры к их устра­нению;

• служить основой для оценки работы организации и ее персо­нала за определенный период, эффективности и надежности сис­темы управления ею.

Итак, контроль позволяет избежать неудовлетворительных ре­зультатов деятельности и создает необходимые предпосылки для стимулирования персонала.

Эффективный контроль должен увязываться с планированием и изменениями в структуре организации и системе управления, поэтому важный его принцип — гибкость, иначе он будет запаз­дывать и окажется бесполезным.

Контроль должен быть экономичным, чтобы выгоды, приноси­мые им, превышали затраты на его проведение. Поэтому необхо­димо сократить до минимума все связанные с контролем издерж­ки на технические средства, сбор, переработку и хранение инфор­мации. Отсутствие эффекта от контроля свидетельствует о том, что не удается повысить степень владения руководством организа­ции реальной ситуацией.

Эффективный контроль требует нацеленности на конкретные процессы, результаты и людей с учетом их личных качеств, долж­ностного положения, связей в коллективе. Ориентация на человеческий фактор предполагает не только объективность контроля, но и его доброжелательность, исключение какой бы то ни было слежки, что существенно ухудшает морально-психологический климат. Все это возможно в условиях максимальной открытости, гласности. Чрезмерного контроля следует избегать. Однако про­должительное отсутствие его — также неблагоприятный фактор, свидетельствующий о безразличном отношении руководства к лю­дям и делам организации, что неминуемо вызывает соответствую­щую обратную реакцию.

Можно выделить следующие функции контроля:

диагностическая — ведущая функция: кто бы ни был проверяю­щим, какие бы задачи ни ставились, в любом случае сначала нуж­но четко представить себе подлинное состояние дел, то есть по­ставить диагноз;

обратной связи —информация, поступающая руководителю о ходе решения задач, дает возможность оказывать влияние на про­цесс;

ориентирующая — проявляется в том, что те вопросы, которые чаще контролирует начальник, приобретают особое значение в со­знании исполнителей, направляют их усилия в первую очередь на объект повышенного внимания руководителя;

стимулирующая — близка к ориентирующей, но если ориенти­рующая функция направлена на конкретные работы, то стимули­рующая — на выполнение и вовлечение в процесс труда неисполь­зованных резервов, и в первую очередь человеческих;

корректирующая — связана с уточнениями, которые вносят в решения на основе материалов контроля; со сложной психологи­ческой ситуацией — руководитель полагает, что он проверяет ра­боту подчиненного, на самом деле подчиненный уже проверил на практике эффективность решения руководителя, то есть конт­роль, можно сказать, состоялся, причем по самому надежному критерию — соответствию решения практике;

педагогическая — контроль, если он построен умело, побуждает исполнителей к добросовестному труду.

Руководитель, для которого контроль наряду с планированием — главная служебная обязанность, должен проявлять при его проведе­нии заботу о деле и людях, поощрять за позитивные результаты. Это стимулирует рост производительности труда сотрудников, их стрем­ление к самосовершенствованию. Возложение на то или иное долж­ностное лицо функций контроля требует учета не только его фор­мального положения в служебной иерархии, но и личных качеств, склонностей, отношения к нему коллег и подчиненных.

Основные объекты контроля в организации — важнейшие ха­рактеристики производственного, технического, кадрового потен­циала, ее финансового состояния; промежуточные и конечные ре­зультаты выполнения плановых заданий; показатели расходова­ния ресурсов, экономической эффективности.