2015-02-27
1998
Цель: Ознакомить студентов с правилами организации делопроизводства и документооборота, в т.ч. в медицинских организациях.
Проблема совершенствования документооборота является одной из наиболее актуальных в современном документоведении. С плохой организацией документооборота связывают многие недостатки в документационном обеспечении управления (ДОУ).
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки
.Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему, и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.
|
|
|
В службе ДОУ должностной состав работников, как и в других подразделениях, состоит из
руководителей, специалистов и служащих (технических исполнителей).
Основные функции руководителя структурного подразделения любого уровня:
· планирование и распределение работы;
· подбор и расстановка кадров;
· координация деятельности;
· контроль и оценка работы.
Основные функции специалистов службы ДОУ:
· выполнение оперативных, технических и творческих операций по анализу информации;
· обобщение информации:
· разработка нормативно-методических документов по делопроизводству;
· подготовка проектов документов (по заданию руководителя).
Основные функции технических исполнителей:
· прием и передача информации;
· учет, сбор и доставка информации;
· хранение документной информации;
· оформление и размножение документов.
Для каждой группы документов в медицинской организации должен быть разработан свой маршрут прохождения. Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации документооборота, рекомендованной Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и предусматривающей следующие основные этапы:
|
|
|
· прием поступающих документов, их первоначальная обработка;
· доставка документов по назначению;
· рассмотрение документов руководством организации и руководителями структурных подразделений;
· регистрация документов;
· информационно-справочная работа;
· контроль исполнения документов;
· исполнение документов
· отправка документов.
Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.
При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.
Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.
В составе документооборота принято различать следующие основные документопотоки:
Ø входящие (поступающие) документы, т.е. документы, поступившие в организацию;
Ø сходящие (отправляемые) документы, т.е. официальные документы, отправляемые из организации;
Ø внутренние документы, т.е. официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации;
Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:
· содержанием или функциональной принадлежностью;
· структурой;
· режимом или цикличностью;
· направлением;
· объемом.
Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.
Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.
Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.
Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.
Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.
Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.
Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Иллюстративный материал: 10 слайдов в программе «Rower Point».
|
|
|
Литература:
1.Скала Б.Н., Скала Н.В. Делопроизводство в Республике Казахстан (с образцами формуляров на государственном и русском языках) издание 3-е, переработанное – Алматы, 2005. – 302 с. https://www.lib.ektu.kz/cgi-bin/irbis64r
2. Стародубов В.И. и др. Управление персоналом организаций. -1104 с. 2006.
3.Андреева В. И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие – 3-е изд. перераб и доп.М.: КНОРУС, 2010 – 296 с. www.books.ru//
4.Кирсанова М.В., Анодина Н.Н., Аксенов Ю.М. Деловая переписка: Учебное пособие. М.: ИНФА, 2007 – 312 с.. www.usue.ru/files/accreditation/marketing/.../deloproiz_i_konkur.pdf
5.Лукьянчук У.Р. Делопроизводство: конспект лекций. - ЮРАЙ – Т, 2007.
6.Новиков Е.А. Делопроизводство в службе персонала М.: Омега-Л,2007. – 357 с. www.books.ru
7.Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: Проспект, 2008. – 782 с. www.livelib.ru/author/22760/latest
8.Стенюков М.В. Делопроизводство и документоведение: Практ. пособие по документационному обеспечению - доп. и перераб. - М.: ПРИОР, 2010. – 144с. www.books.ru/
9.www.mz.gov.kz
10.https://corp.delovoimir.kz/delo.html
11.https://www.hr-consulting.kz/
12.https://online.zakon.kz/
14.https://www.mikosoft.kz/
Контрольные вопросы:
1.Дайте определение документооборота?
2. Какие функции службу ДОУ вы знаете?
3.Перечислите этапы документооборота.
4. Какие потоки документов принято различать в составе документооборота?
5. Назовите основные параметры, характеризующие документопоток?
