Способы документирования информации

При классификации документов по способу документирования (или закрепления информации на носителе) выделяют:

Рукописный - это письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки. В этом смысле рукописью или рукописным документом можно назвать не только словесный текст, записанный «от руки», но и произведение изобразительного искусства, а также чертеж или карту. К рукописям относят также документы, оформленные средствами машинописи (с помощью пишущей машинки) или ЭВМ (с помощью принтера). К рукописным документам относят: отчет о НИР и ОКР, депонированную рукопись, диссертацию и др.

Печатный - это документ, изготовленный полиграфическим или другим способом (наборным, средствами оперативной полиграфии, копировально-множительной техникой, средствами печати ЭВМ и др.). Такие документы выпускаются издательствами или типографиями. На печатном документе запись информации производится, главным образом, путем нанесения красочного слоя на его поверхность. Но может быть применен и другой способ: тиснение или выдавливание знаков шрифта Л. Брайля в книгах для слепых. В настоящее время печатный документ — самый распространенный класс документов: он включает книги, брошюры, газеты, журналы, календари, карты и т.п. Такие документы часто называют произведениями печати или изданиями.

Механический - это документ, запись информации на котором осуществляется механическим способом: путем вырезания резцом канавки на поверхности движущегося носителя (грампластинки, фонографические валики) или путем пробивки отверстий (перфораций) с помощью перфоратора (перфокарты, перфоленты) и т.п.

Магнитный - это документ, запись информации на котором осуществляется путем изменения магнитного состояния поверхности носителя под влиянием магнитного поля. К магнитному документу относятся магнитные ленты, диски или дискеты для ЭВМ, видеодиски и т.п.

Фотографический - это изобразительный документ, созданный фотографическим способом, основанным на изменении оптической плотности участков фотоматериала (фото-, кинопленка, фотобумага) под воздействием светового или электронного луча, интенсивность и форма которого изменяются в соответствии с записываемым сигналом (фотографии, диафильмы, диапозитивы, кинофильмы, микрофиши, микрофильмы).

Оптический - это документ, запись информации на котором осуществлена сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического излучения (компакт-диск, CD-ROM, фонодокументы с оптической записью, постоянное запоминающее устройство (ПЗУ)).

Лазерный - это документ, запись и считывание информации на котором осуществлены посредством лазерного луча (оптический диск, CD-ROM, компакт-диск, голограмма).

Существует самостоятельный класс документов - электронный документ – это совокупность данных в памяти ЭВМ. Это документ с записью звука или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, т.е. вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки.

Документы, в которых информация зафиксирована в «явном», но «нечитабельном» виде, а также ряд дискретных носителей для введения в память ЭВМ (и считывания ее с помощью устройств декодирования), а именно: магнитная пленка, магнитные диски (дискеты), видеодиски и др. — относятся к т. н. документам на новейших носителях информации. Для восприятия их содержания, как правило, используются технические средства.

Иллюстративный материал: 10 слайдов в программе «Rower Point».

Литература:

1.Скала Б.Н., Скала Н.В. Делопроизводство в Республике Казахстан (с образцами формуляров на государственном и русском языках) издание 3-е, переработанное – Алматы, 2005. – 302 с. https://www.lib.ektu.kz/cgi-bin/irbis64r

2. Стародубов В.И. и др. Управление персоналом организаций. -1104 с. 2006.

3.Андреева В. И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие – 3-е изд. перераб и доп.М.: КНОРУС, 2010 – 296 с. www.books.ru//

4.Кирсанова М.В., Анодина Н.Н., Аксенов Ю.М. Деловая переписка: Учебное пособие. М.: ИНФА, 2007 – 312 с.. www.usue.ru/files/accreditation/marketing/.../deloproiz_i_konkur.pdf

5.Лукьянчук У.Р. Делопроизводство: конспект лекций. - ЮРАЙ – Т, 2007.

6.Новиков Е.А. Делопроизводство в службе персонала М.: Омега-Л,2007. – 357 с. www.books.ru

7.Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: Проспект, 2008. – 782 с. www.livelib.ru/author/22760/latest

8.Стенюков М.В. Делопроизводство и документоведение: Практ. пособие по документационному обеспечению - доп. и перераб. - М.: ПРИОР, 2010. – 144с. www.books.ru/

9.www.mz.gov.kz

10.https://corp.delovoimir.kz/delo.html

11.https://www.hr-consulting.kz/

12.https://online.zakon.kz/

14.https://www.mikosoft.kz/

Контрольные вопросы:

1.Дайте определение понятий метод и способ документирования?

2.В чем заключается кодирование информации?

3. Перечислите общие требования к кодам.

4. В чем заключаются достоинства и недостатки естественного языка передачи информации?

5. В чем заключаются достоинства и недостатки искусственного языка передачи информации?