2015-02-27
519
Цель: Ознакомить студентов с основными функциями номенклатуры дел, сроками хранения дел. Определять значение номенклатуры в правильной организации и хранении документов.
В процессе управления лечебными организациями часто возникает необходимость обратиться к уже исполненным документам для получения разнообразных сведений. В связи с этим требуется во всей массе накопленных в лечебной организации документов оперативно найти нужный. Например, нужно найти отчет за прошлый год о работе хирургического отделения. Это несложно, так как местонахождение документа мы будем устанавливать с помощью его индекса, в состав которого входит номер дела (т.е. всего Годового отчета больницы), содержащего данный документ (отчет хирургического отделения).
В соответствии с правилами ЕГСД (Единой государственной системой документации) дело – это совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности учреждения, подшитый в отдельную обложку.
|
|
|
При этом документы группируются в дела не произвольно, а в соответствии с общими для них наиболее важными признаками. В литературе по делопроизводству традиционно выделяют шесть наиболее существенных признаков, называемых «признаками заведения дел».
1. Номинальный. В соответствии с этим признаком в дело группируются документы одной разновидности (с одинаковым названием), например, приказы по медицинскому учреждению, протоколы, акты и. так далее.
2. Предметно-вопросный. В дело группируются документы, относящиеся к одному вопросу деятельности учреждения, независимо от разновидности, автора, даты и других признаков. Например, Годовые отчеты больницы.
