Структура информационной базы фирмы

В работе с любой информацией существуют такие понятия как «данные» и «информация». Данные - зарегистрированные результаты статистических наблюдений, факты, прогнозы и мнения. Данные помогут в решении деловых проблем только после того как будут превращены в информацию.

Информация - специальная подборка данных, относящихся к определенному решению или проблеме. Полезная информация должна соответствовать пяти критериям:

1) точность;

2) своевременность;

3) полнота;

4) соответствие существу дела;

5) краткость.

Информация подразделяется:

• на тотальную (обзор интересующей проблемы и участников - индивидов и организаций);

• текущую или оперативную;

• конкретную;

• косвенную (подтверждает или опровергает некие предположения);

• оценочную (прогнозирует развитие событий; это оптимально обработанные данные).

Полученную исходную фактуру требуется:

• оценить (по степени достоверности, важности, секретности, совместимости, возможности использования);

• интерпретировать, выявив ее место в общей мозаике фактов;

• определить, нужна ли дополнительная (и какая) информация;

• эффективно использовать (учесть в своих планах, передать кому следует, придержать до нужного момента и т.д.).

Информация в зависимости от ее использования подразделяется на стратегическую (является обязательным сырьем для выработки любого решения), тактическую и оперативную. Для построения информации используют правила 3B (buts, besoins, bases) - цели-потребности-базы. Стратегические цели определяют будущее фирмы. Стратегические потребности включают все, что оказывает влияние на деятельность предприятия. Стратегические базы на основе выявленных потребностей составляют картотеку направлений для наблюдения.[14]

Структура картотеки:

1. Тенденции по странам и регионам.

2. Технологический процесс:

• сырье;

• производственные технологии;

• окружающая среда, влияющая на деятельность фирмы.

3. Действующие лица:

• производители;

• конкуренты;

• сегменты (потребители).

4. Диверсификация (сфера действий) - наблюдение за теми областями деятельности, в которых еще можно использовать свой товар. Для выполнения этой работы сферу действий делят на три области:

• непосредственная сфера - прямая связь с деятельностью фирмы;

• сфера влияния - включает все, что может оказать влияние на действия, осуществляемые в рамках предыдущей сферы;

• сфера интересов - включает области деятельности, которыми фирма пока не занимается, но может заняться в будущем, а также те области деятельности, которые могут вторгнуться в основную сферу деятельности фирмы.

Тактические цели - это выбор путей и средств для достижения стратегических целей.

Тактические потребности - изучение постоянной и переменной окружающей среды.

Тактические потребности первого типа - определение общих характеристик каждого из выбранных путей.

Тактические потребности второго типа - постоянное наблюдение за состоянием окружающей среды для своевременного выявления возможных препятствий.