Потоков информации

Любое управление связано с движением информации, которая отображается в разнообразных документах. Исследование документированных потоков выполняется на предпроектной стадии с целью изучения и формализации информационных потоков: состав документов, их содержание; формы и информационные классификации.

С точки зрения управления к информационным потокам предъявляются весьма жесткие требования. К основным требованиям относятся:

– свойство достоверности, т.е. они должны соответствовать фактическому состоянию описываемого объекта;

– свойство своевременности – они должны удовлетворять требованию готовности ко времени выработки управленческого воздействия;

– свойство достаточности – они должны обеспечивать минимально необходимый объем информации для принятия рационального решения;

– свойство доступности для восприятия.

Степень удовлетворения указанным требованиям и изучается в ходе исследования информационных потоков организации.

Исследования проводятся на основе специально разработанной программы, основными разделами которой являются нижеизложенные.

1. Анализируется структура системы управления: состав элементов; функции, выполняемые каждым элементом; состав решаемых задач, информационные связи структурных подразделений и задач.

2. В дальнейшем по каждому элементу определяются объекты исследования – документированные и недокументированные сообщения, отражающие процессы производственно – хозяйственной деятельности и управленческих работ (устав, учредительный договор, нормативно-правовые документы, должностные инструкции и т.д.), а также связанные с ними процессы формирования показателей, документов и маршрутов их движения.

3. По каждому объекту исследования (сообщению) выделяется определенный перечень вопросов для изучения:

– назначение документа;

– число одновременно оформляемых экземпляров и адресаты их получения;

– наименование обязательных реквизитов и показателей;

– должностное лицо, формирующее показатели;

– правила формирования показателей и документов. Здесь подлежат изучению действующие методики расчета показателей, процедуры с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки с указанием необходимой точности;

– периодичность составления документов;

– маршруты движения по элементам органа управления, начиная с момента формирования документов до передачи на хранение с указанием срока хранения или выхода за пределы управляющей системы.

Для анализа документооборота наиболее часто в силу наглядности и объективности оценки используется графический метод. Среди всего многообразия графических подходов наиболее часто и эффективно используется модель DFD (Data Flow Diagrams) – диаграмма потоков данных (ДПД) (рис. 5.3*).

Пример диаграммы потоков данных приведен на рис. 3.

Рис. 3. Диаграмма потоков данных при распределении товаров по заказам

Основными элементами модели DFD являются:

– поток данных, используемый для моделирования передачи информации (документа) из одной части управляющей системы в другую. Поток данных изображается именованными стрелками (имя потока отражает его содержание), ориентация которых указывает направление движения информации;

– назначение процесса (выполнение обработки информации, например, начисление заработной платы) с указанием имени исполнителя, например, бухгалтер;

– накопитель данных в виде баз данных (БД), позволяющих определять состав хранимой информации вне процесса обработки;

– источник или приемник данных, расположенный за пределами анализируемой системы и не участвующий в обработке информации (заказчик, склад и т.д.).

Для исследования входящих и исходящих документов в основном используется два метода: метод инвентаризации и метод типических групп. Метод инвентаризации основан на исследовании всех документов и позволяет получить полные сведения о потоках информации. Однако, использование этого метода весьма трудоемко по затратам времени и ресурсов. На практике более часто используется метод типических групп, когда регистрации и изучению подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов.

4. На следующем этапе программа должна предусматривать анализ информационных потоков с точки зрения:

– функциональной деятельности структурных подразделений;

– внутреннего документооборота структурных подразделений;

– степени загруженности структурных подразделений и должностных лиц;

– дублирования и противоречивости функций, информационных потоков и документооборота;

– длительности выполнения отдельных процессов;

– степени автоматизации управленческих процессов.

5. Заключительным этапом программы исследований информационных потоков должна быть предусмотрена разработка плана мероприятий по совершенствованию информационных потоков.

Целями разработки плана мероприятий являются:

– определение последовательности действий и сроков выполнения основных этапов, распределение ответственности;

– оценка потребности в ресурсах и их достаточности;

– прогнозирование и оценка возможных негативных последствий.

При разработке плана мероприятий необходимо учитывать следующие основные положения:

– изменение или совершенствование технологий учета, планирования, управления и контроля;

– разработка схем внутреннего и внешнего документооборота, положения о документообороте, альбома форм входных и выходных документов;

– создание перспективной организационно-штатной структуры предприятия;

– распределение сотрудников структурных подразделений и ресурсов по решаемым задачам;

– порядок информационного взаимодействия органов управления;

– использование информационных технологий в процессах управленческой деятельности.

Таким образом, закладывается переход от текущей модели управления «как есть» к целевой модели «как должно быть».

О сколько нам открытий чудных

Готовит просвещенья дух

И опыт, сын ошибок трудных…

А. С. Пушкин