Нормативная регламентация службы делопроизводства

Структурные подразделения службы делопроизводства.

Задачи и функции службы делопроизводства.

Задачи службы делопроизводства:

o Совершенствование форм и методов работы с документами;

o Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами;

o Сокращение документооборота;

o Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации.

Функции службы делопроизводства:

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.

2. Разработка и проектирование бланков документов.

3. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочных работ.

4. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству, за правильность оформления и формирования дел в структурных подразделениях.

5. Организация компьютерного изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.

6. Разработка номенклатуры дел организации.

7. Организация работы архива.

8. Повышение квалификации работников службы делопроизводства.

1. Секретариат – структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации.

2. Отдел рационализации делопроизводства – разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенствованию технологии делопроизводства, типовые тексты и др.

3. Экспедиция – специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающей по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.

4. Подразделение по учету и регистрации документов.

5. Группа контроля.

6. Группа писем.

7. Машинописное бюро (центр подготовки документов).

8. Копировально-множительное бюро.

9. Архив.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции. Они разрабатываются на основе действующего законодательства, государственных нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих деятельность организации. Изначальную организационную основу документооборота учреждений создает Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы.

Задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения, закрепляются в Положении о структурных подразделениях.

Положение о службе делопроизводства создается с той же целью, что и положение о других структурных подразделениях. Это положение разрабатывается на основе типовых, которые содержат максимальный набор функций службы. Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации.

Основной документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий для устранения дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей – должностная инструкция. Источниками для его разработки являются: Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий; типовые инструкции; Положение о структурных подразделениях.

Инструкция по делопроизводству – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты. Основой для их создания служат Типовые инструкции. Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

Вопросы для самооценки:

1. Укажите возможные формы организации работы с документами. В чем достоинства и недостатки каждой из них?

2. Укажите типовые организационные структуры службы делопроизводства.

3. Каковы цели и задачи службы делопроизводства?

4. Какие основные функции выполняет служба делопроизводства?

5. Какими нормативными документами регламентируется деятельность службы делопроизводства?

6. Что закрепляется в должностных инструкциях работников службы делопроизводства?

Перечень литературы:

1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): под ред. Кузнецовой Т.В., стр. 189-216

2. ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.