Этапы работы с входящими документами

Каждый документ с момента его создания до передачи на хранение или уничтожения проходит ряд последовательных стадий обработки. Общая схема работы над документами будет зависеть от их типа – входящие, исходящие или внутренние.

Работа над входящими документами представлена на рис. 3.2.

Рис. 3.2. Работа над входящими документами.

Поступление входящих документов в организацию может производится различными способами: почтой, курьером, командированными сотрудниками, факсом, электронной почтой и т.д.

После поступления документов происходят их прием и обработка, осуществляемые либо специальным подразделением – экспедицией, либо специальным сотрудником (секретарем). Обычно это происходит централизованно, в одном месте.

На первом этапе осуществляется прием конвертов, проверка правильности адресования и доставки корреспонденции в данную организацию. Неправильно адресованные конверты отправляются обратно, а конверты с пометкой «лично» или «конфиденциально» направляют, не вскрывая, непосредственным адресатам. Таким образом, из документопотока исключаются две группы документов.

На втором этапе происходит вскрытие конвертов, пакетов и других упаковок и проверка целостности и комплектности документов, т.е. отмечаются наличие всех листов, экземпляров, приложений, отсутствие подмены листов, наличие для копий заверительных отметок или печатей. При отсутствии приложений или листов документа составляется соответствующий акт, и присланные документы вместе с актом отправляются обратно адресату.

На третьем этапе документы передаются на предварительное рассмотрение и сортировку. Исходя из оценки документа в соответствии с функциями структурных подразделений документы распределяются по определенным группам:

· Документы, не подлежащие регистрации. Каждой организации необходимо разработать список таких документов и представить его в инструкции по делопроизводству. Как правило, не регистрируются поздравительные телеграммы, рекламные проспекты, приглашения, программы совещаний, статистические сводки, извещения, а также документы, поступающие в копиях или по факсу для сведения. Документы, не подлежащие регистрации в службе документационного обеспечения управления, должны быть выделены из общего документопотока и переданы по назначению;

· Документы, подлежащие регистрации. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, - это документы, поступающие из вышестоящих органов, общественных организаций, важные письма других организаций, обращения граждан и др. На этапе предварительного рассмотрения документов происходят анализ их содержания и определение маршрута дальнейшего движения – на рассмотрение руководству учреждения или непосредственно исполнителям в структурные подразделения.

После сортировки вторая группа документов регистрируется. Регистрация – это фиксация факта создания или поступление документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью о документах в регистрационные формы, что позволяет иметь базу данных о документах организации для последующей справочной работы и контроля за исполнением. Регистрация производится с целью учета, контроля, создания базы для последующей справочной работы с документами, кроме того, она определяет юридическую силу документа. Как видно из определения, регистрация осуществляется в двух направлениях: во-первых, проставляется регистрационный штамп на самом документе и, во-вторых, осуществляется запись необходимых сведений в регистрационных формах.

После первого этапа регистрации одна часть документов направляется в структурные подразделения непосредственным исполнителям, другая же часть передается на рассмотрение руководителем учреждения. Доклад документов руководству осуществляется секретарями-референтами, руководитель не должен сам принимать документы от посетителей и подчиненных. Нет необходимости передавать руководителю учреждения все документы, он ознакомится только с наиболее важными и срочными. Документы должны поступать к руководителю и возвращаться к секретарю-референту с резолюцией в строго определенное время. Руководитель не должен задерживать документы, а тем более оставлять их у себя в кабинете на неопределенное время. При необходимости использования документа в будущем для руководителя делается ксерокопия документа.

После рассмотрения документов руководителем происходят второй и третий этап регистрации, которые, как правило, связаны с операцией контроля за исполнением решений руководителя: регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за их исполнением. Цель контроля – содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей. Контролю подлежат документы, которые требуют исполнения. В учреждении в соответствии с действующими нормативными актами и указаниями составляется перечень документов, подлежащих контролю за исполнением.

Во время контроля осуществляется наблюдение за ходом исполнения документа и регулирование процесса исполнения. Этот этап включает следующий состав процедур:

· Своевременное доведение документа до исполнителя. Согласно резолюции документ передается исполнителю; если их в резолюции несколько, то подлинник передается главному исполнителю, а ксерокопии - другим исполнителям.

· Напоминание об истечении срока исполнения документов исполнителям по телефону.

· Регулярное информирование руководителя о ходе исполнения документов, причинах задержек в исполнении, мерах по обеспечению своевременного исполнения документов.

· Внесение в регистрационную форму отметок об изменении срока исполнения, состава исполнителей на основе соответствующих распоряжений руководства.

· Выдача оперативной поисковой и справочной информации о контролируемых документах по запросам руководителей, работников контрольной службы и исполнителей.

После исполнения происходит снятие документов с контроля. Эта операция предполагает осуществление следующих процедур:

1. принятие руководителем решения о снятии документа с контроля;

2. внесение отметки об исполнении документа в регистрационно-контрольные карточки, включающей следующие данные:

· краткое содержание ответного документа

· кто направил ответный документ

· дата возврата контрольного документа

· расписка принявшего документ

· указание когда и кем документ снят с контроля

· проставление на документе отметки об исполнении.

Работа над входящими документами заканчивается направлением документа в дело. На документе делается отметка о номере дела, в котором будет хранится документ, соответствующая отметка делается и в регистрационно-контрольные карточки. Затем контрольный документ и все относящиеся к нему материалы подшиваются в дело