Этапы работы с исходящими документами

Работа с исходящими документами осуществляется в несколько этапов:

1. Вначале составляется рукописный вариант проекта, а затем печатный – в двух экземплярах.

2. Наиболее важные документы согласуются с ведущими специалистами и оформляются визой согласования.

3. До передачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и приложений, а также материалов, на основании которых он готовился.

4. Подготовленный проект документа передают на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. Вместе с проектом могут передаваться также и рабочие материалы, или же они находятся у исполнителя и передаются руководителю по его требованию. Руководитель вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.

5. Исходящие документы регистрируются в день подписания отдельно от других групп документов в карточках или журналах для исходящей корреспонденции. На первом листе документа ставится дата отправления и регистрационный номер. В регистрационную карточку вносят следующие сведения:

· порядковый регистрационный номер;

· дата;

· количество листов и экземпляров;

· кому направлен документ (адресат);

· краткое содержание документа или его заголовок;

· кем подписан документ;

· номер дела, в котором помещены копия отправляемого документа и подлинник инициативного документа.

После оформления регистрационной карточки второй ее экземпляр вносится в соответствующие виды справочно-информационных картотек.

6. После регистрации в тот же день документ необходимо отправить адресату, а второй экземпляр подшить в папку исходящей документации. Документы для отправки передаются в канцелярию с указанием почтового адреса и списком на рассылку. При отправке заказной корреспонденции обычно составляется реестр.