Правила оформления документов

Требования к составлению и оформлению документов закреплены в ГОСТе Р 6.30-2003 и распространяются на организационно-распорядительную документацию, которая фиксирует решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов власти РФ, предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

Стандартом установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформления документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного Герба РФ, гербов субъектов РФ.

Правило и требования ГОСТ Р6.30-2003 носят универсальный характер и находят широкое применение в других унифицированных и не унифицированных системах документации. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, экономить время на их составление и обработку.

ГОСТ Р6.30-2003 устанавливает для организационно-распорядительной документации два основных формата документов: А4 и А5. допускается применение формата А6.

При подготовке документов в текстовом редакторе Microsoft Word расстояние по вертикали указываются в межстрочных интервалах или в пунктах:

· одинарный интервал – 12 пт;

· полуторный интервал – 18 пт;

· двойной интервал – 24 пт.

При подготовке документов рекомендуется использовать шрифты Times New Roman размером № 12-15. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров.

Совокупность закрепленных мест в площади листа бумаги определенного формата под размещение информационных элементов документа называют формуляром.

Формуляр делит площадь формата на три зоны:

· Служебное поле документа – часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения.

· Поле для размещения углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа.

· Рабочее поле документа заполняется информационными элементами документа, а на бланках документов еще и символическими знаками.

Информационные элементы документа в делопроизводстве называют реквизитами. Различают реквизиты постоянные и переменные. Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования. Переменные – наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Символические знаки служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.

Каждый документ можно разделить на три основные части:

· заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

· основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);

· оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже теста и приложения).

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и все последующие страницы нумеруются. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания.