Тема 5. Организационно-распорядительные документы

Классификация документов.

Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности. Так, документы, составляющие систему плановой документации, обеспечивают планирование деятельности учреждения и подведомственной ему системы. Документы, составляющие систему распорядительной документации, обеспечивают регулирование деятельности учреждения и ее координацию с деятельностью взаимосвязанных учреждений и лиц в постоянно меняющихся социально-экономических условиях. Вместе с тем вся комплексная система документации подчинена реализации стратегической цели организации, ее задач, находится (или должна находиться) в соответствии с организационной культурой учреждения. Ядром управленческого инструмента является документационное и информационное обеспечение деятельности организации. В ней должны быть заложены основы для гибкого управления документацией. Гибкие методы управления документами позволят эффективно контролировать жизненный цикл документа с соответствии с задачами организации, смоделировать более четкую структуру системы управления документами.

Среди большого разнообразия документов можно выделить следующие основные группы:

· директивные (закон, указ, постановление, подзаконные акты и др.);

· информационно-инструктивные (методические указания, инструкции вышестоящих органов и др.);

· организационные;

· распорядительные;

· информационно-справочные;

· по личному составу, или кадровые (приказы о приеме, увольнении, переводе, заявления, характеристики, табели и графики, трудовые книжки, учетные личные карточки, личные дела и др.);

· финансово-бухгалтерские (балансы, различные акты, счета, бизнес-планы, ведомости, платежные поручения, бухгалтерские книги и т.д.).

Наиболее распространены в организациях и учреждениях организационные, распорядительные, информационно-справочные и некоторые кадровые документы, нередко составляемые рядовыми сотрудниками, в отличие от многих документов других групп, составляемых специально подготовленными для этого лицами.