Требования, предъявляемые к оформлению бухгалтерских документов

Документирование хозяйственной деятельности предприятия - основа бухгалтерского учета. Поэтому к оформлению и содержанию документов бухгалтерского учета предъявляются определенные требо­вания. Эти требования определены Федеральным Законом РФ «О бух­галтерском учете» № 402 - ФЗ от 6 декабря 2011 года и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской от­четности в Российской Федерации, введенными в действие с 1 января 1999 г. (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34-н).

В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами-стандартами.

Выполнение правил оформления документов обеспечивает их:

- юридическую силу;

- оперативное и качественное составление и исполнение;

- организацию быстрого поиска;

- компьютерную обработку с целью сокращения затрат труда и времени.

В свою очередь, эти правила следует рассматривать как упорядоченную совокупность требований и норм, устанавливающих порядок документирования. Таким образом, рассмотрение вопросов документирования деятельности бухгалтерии представляется целесообразным начать именно с рассмотрения общих требований к подготовке документов и, в первую очередь, с требований к содержанию бухгалтерских документов. Уточним, что под содержанием в данном случае следует понимать всю включенную в бухгалтерский документ информацию. При этом основным содержательным компонентом документа выступает текст – выраженная средствами служебно-делового языка информация, как правило, характеризующая сущность управленческой ситуации или управленческого решения.

Помимо текста, бухгалтерские документы содержат также и служебную информацию. Такая информация обычно представлена в обозначении реквизитов документа. Состав реквизитов может изменяться в зависимости от функционального назначения документа.

Служебная информация, в частности, включает:

- сведения об авторе и получателе документа;

- сведения, обеспечивающие идентификацию документа;

- сведения, придающие документу надлежащую юридическую силу;

- сведения вспомогательного характера.

Рассмотрим особенности подготовки первичных учетных документов. Напомним, что на основании первичных учетных документов подтверждаются факты совершения предприятием хозяйственных операций.

Одно из важнейших требований, предъявляемых к подготовке первичных учетных документов, состоит в необходимости обеспечения их соответствия установленной форме – в противном случае первичные документы не могут быть приняты к учету.

Форма первичных учетных документов, как правило, устанавливается решениями вышестоящих органов управления, а также альбомом унифицированных форм первичной учетной документации предприятия.

В качестве основных особенностей подготовки первичных учетных документов следует рассматривать:

- строго определенный период времени, отводимый на их подготовку;

- разграничение полномочий должностных лиц предприятия по вопросам подготовки первичных учетных документов;

- особый порядок внесения исправлений в первичные учетные документы.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется воз­можным – непосредственно по окончании операции. При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учет­ного документа не реже одного раза в день по его окончании на основа­нии кассовых чеков.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки пере­дачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответ­ствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных, учетных доку­ментов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгал­терском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных доку­ментов, утверждает руководитель организации по согласованию с глав­ным бухгалтером.

Бухгалтерские документы представляют собой разновидность управленческих документов.

Следует упомянуть об общих требованиях, установленных Государственной системой документационного обеспечения управления и иными нормативно-методическими документами по вопросам делопроизводства, предъявляемых к содержанию управленческих документов:

1. Соответствие действующему законодательству, нормативно-правовым актам, организационно-распорядительным документам, регламентирующим вопросы (направления) деятельности, освещаемые в содержании.

2. Обоснованность (соответствие фактам) констатирующей части документа (при наличии таковой в документе).

3. Конкретность и реальность распорядительной части документа (при наличии таковой в документе).

4. Оригинальность содержания: документ не должен дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, но при необходимости иметь конкретные ссылки на них.

5. Соответствие грамматике и орфографии письменного языка.

Текст документа должен излагаться на русском языке либо на национальном языке субъекта Российской Федерации, используемом в качестве государственного наряду с русским. Документы, направляемые в другие государства (международные организации и учреждения), могут излагаться как на русском языке, так и на официальных языках соответствующих государств, либо на английском языке.

Общий порядок подготовки бухгалтерской отчетности предприятия регламентируется в соответствии с приказом Минфина РФ «О формах бухгалтерской отчетности организаций» от 2 июля 2010 г. № 66н. Этим приказом утверждены формы бухгалтерской отчетности, а также указания о порядке ее подготовки (составления и представления).

Центральное место в составе отчетности занимает бухгалтерский баланс. Кроме того, в состав бухгалтерской отчетности входят:

- отчет о прибылях и убытках;

- отчет об изменениях капитала;

- отчет о движении денежных средств;

- приложение к бухгалтерскому балансу;

- отчет о целевом использовании полученных средств;

- пояснительная записка;

- аудиторское заключение, подтверждающего достоверность бухгалтерской отчетности предприятия.

Уточним, что состав бухгалтерской отчетности варьируется в зависимости от формы собственности и характера деятельности предприятия.

Основными требованиями к документам бухгалтерской отчетности являются:

- полнота;

- существенность;

- нейтральность;

- соответствие установленным формам.

Основу содержания документов бухгалтерской отчетности составляют показатели, необходимые для формирования достоверного и полного представления о финансовом положении предприятия, финансовых результатах его деятельности и изменениях в его финансовом положении, имевших место в отчетном периоде. Наиболее значимые показатели отражаются в бухгалтерском балансе, менее значимые – в других отчетных документах, а также в приложениях к балансу.

При подготовке содержания документов бухгалтерской отчетности должны быть исполнены требования соответствующих нормативно-правовых актов и локальных актов предприятия по раскрытию следующей информации:

- об изменениях учетной политики, оказавших или способных оказать существенное влияние на финансовое положение предприятия;

- о движении денежных средств;

- о финансовых результатах деятельности;

- об операциях в иностранной валюте;

- о материально-производственных запасах;

- об основных средствах;

- о доходах и расходах;

- о последствиях событий после отчетной даты;

- о последствиях условных фактов хозяйственной деятельности предприятия.

В документы бухгалтерской отчетности может быть включена и дополнительная информация.

В ней обычно раскрываются:

- динамика важнейших экономических и финансовых показателей деятельности предприятия за ряд лет;

- планируемое развитие предприятия;

- предполагаемые капитальные и долгосрочные финансовые вложения;

- политика предприятия в отношении заемных средств, управления рисками;

- деятельность предприятия в области научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ;

- природоохранные мероприятия.

Наглядность раскрытия в бухгалтерской отчетности той или иной информации может быть достигнута путем включения представления показателей в таблицах непосредственно в формах бухгалтерской отчетности, а также при помощи комментариев в пояснительной записке. Отдельные показатели, подлежащие включению в приложение к бухгалтерскому балансу, могут представляться в виде самостоятельных форм бухгалтерской отчетности или включаться в пояснительную записку.

Итак, общими требованиями к оформлению документов бухгалтерской отчетности являются:

1. В отчетных документах предприятия не должно быть никаких подчисток и помарок.

2. Представление цифровых данных в составе показателей бухгалтерской отчетности производится без десятичных знаков в тысячах или миллионах рублей.

3. На формах бухгалтерской отчетности, представляемых в соответствующие адреса, обязательно наличие следующих данных:

- наименование составляющей части бухгалтерской отчетности;

- указание отчетной даты, по состоянию на которую составлена бухгалтерская отчетность, или отчетного периода, за который составлена бухгалтерская отчетность;

- полное наименование юридического лица (в соответствии с учредительными документами, зарегистрированными в установленном порядке);

- идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) (указывается присвоенный налоговым органом в установленном порядке идентификационный номер налогоплательщика);

- вид деятельности (указывается вид деятельности, который признается основным в соответствии с требованиями нормативных документов, утверждаемых Государственным комитетом Российской Федерации по статистике);

- организационно-правовая форма/форма собственности (указывается организационно-правовая форма организации согласно Классификатору организационно-правовых форм хозяйствующих субъектов (ОКОПФ) и код собственности по Классификатору форм собственности (ОКФС);

- единица измерения (указывается формат представления числовых показателей: тыс. руб. - код по ОКЕИ 384; млн руб. - код по ОКЕИ 385);

- местонахождение (адрес) (указывается на форме Бухгалтерского баланса);

- дата утверждения (указывается установленная дата для годовой бухгалтерской отчетности);

- дата отправки/принятия (указывается конкретная дата почтового, электронного и иного отправления бухгалтерской отчетности или дата ее фактической передачи по принадлежности).

4. Представляемая годовая бухгалтерская отчетность должна быть утверждена в порядке, установленном учредительными документами предприятия.

5. Бухгалтерская отчетность подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обя­зательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководи­телем федерального органа исполнительной власти, особенности офор­мления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и дого­воры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных опера­ций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к ис­полнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществ­ления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.