Структура внешней среды процесса разработки и принятия управленческих решений

В процессе разработки и принятия управленческих решений в систе­ме государственного и муниципального управления управляющему требуются:

- глобальное видение ситуации;

- способность предвосхитить неожиданности;

- умение эффективно использовать противоречивую информацию, а также способность реагировать на динамичные изме­нения внешней среды.

Во внешней среде происходят постоянные изменения, которые ока­зывают серьезное влияние на муниципальное образование, например экономические, социальные, культурные, политические и технологи­ческие факторы.

Внешние связи муниципального образования как системы. Муниципальное образование представляет собой открытую систему и имеет многочисленные связи с внешней средой, которая является ис­точником необходимых материальных ресурсов, энергии, информа­ции и потребителем произведенной продукции, услуг, энергии, ин­формации. Объем поступающих в муниципальное образование из внешней среды ресурсов в денежном выражении может быть неравен объему продукции (услуг), отдаваемых градообразующими предпри­ятиями во внешнюю среду [10, 54, 57).

К элементам системы управления МО относятся:

♦ население;

♦ территория;

♦ органы местного самоуправления;

♦ органы территориального общественного самоуправления;

♦ муниципальное имущество;

♦ муниципальный бюджет;

♦ инженерная и социальная инфраструктура.

Субъектами управления системы МО являются органы местно­го самоуправления. Организационная структура МО приведена на рис. 4.3.

Рис. 4.3. Муниципальное образование как система

Элементы системы муниципального образования взаимодейству­ют между собой и с макросредой в рамках информационных, матери­альных и финансовых потоков.

Информационные потоки, необходимые для реализации функ­ций управления, связывают местную администрацию, отделения федерального казначейства, производственные, жилищно-коммунальные предприятия и другие организации МО.

Важнейшими элементами внешней среды МО являются государ­ство, регион и окружающая территория. Если рассматривать МО как подсистему в системах государства, региона или области, то его внеш­ние связи являются внутренними связями этих систем. Состояние внешней среды оказывает серьезное влияние на деятельность МО. В свою очередь, изменение состояния МО может оказать положи­тельное или отрицательное влияние на состояние государства, регио­на и окружающих территорий. Наибольшее воздействие МО оказы­вает на близлежащие территории (пригородную зону). Так, быстрое развитие и рост города может вызывать миграцию населения из ок­ружающих поселений и лишить трудовых ресурсов их предприятия.

Градообразующие предприятия и элементы городской инфра­структуры требуют поступления разнообразных ресурсов из внеш­ней среды. В свою очередь, встречное предложение продукции и ус­луг во внешнюю среду, за которые можно приобрести ресурсы для всех сфер города, обеспечивает в основном градообразующая сфера. Таким образом, экономическое состояние градообразующих пред­приятий оказывает решающее влияние на все стороны жизни муни­ципального образования [54]. Исследование экономических и соци­ально-политических процессов во внешней среде позволяет органам власти и управления МО вовремя и адекватно разработать и принять эффективные управленческие решения.

Среда прямого и косвенного воздействия. Факторы внешней сре­ды включают две составляющие [35]. К первой относят факторы пря­мого окружения (среда прямого воздействия), которые непосредст­венно влияют па МО, увеличивают или уменьшают эффективность реализуемых процессов, приближают или отдаляют достижение на­меченных планов и целей. Среда прямого воздействия включает: предприятия, организации и учреждения, государственное регулиро­вание, профсоюзы, другие МО. Муниципальное образование непо­средственно взаимодействует с этой подсистемой внешней среды, а представители власти могут воздействовать на ее параметры — управлять ближним окружением с целью изменения их в благопри­ятном направлении.

Вторая подсистема — подсистема косвенного воздействия — вклю­чает все те элементы, которые влияют на МО не напрямую, а опосре­дованно. Это макроэкономические факторы, требования законода­тельства, изменения в государственной или региональной политике, социальные и культурные особенности. Воздействие этих факторов па организацию труднее определять и изучать, но нельзя игнориро­вать, так как именно они часто определяют тенденции, которые со временем будут влиять па «ближнее» окружение. У менеджеров от­сутствует возможность управлять параметрами дальнего окружения, и тем не менее необходимо отслеживать тенденции их изменения и учитывать их в своих планах [35).

Уровень продаж и состояние рынка являются важнейшими анти­кризисными показателями планирования деятельности органов го­сударственного и муниципального управления, так как экономиче­ское благополучие подведомственных территорий является лучшей гарантией выполнения планов социально-экономического развития региона, политической стабильности, исполнения бюджета и обяза­тельств перед населением.

Восприятие образа внешней среды управленцем зависит от его образования, опыта, функциональных обязанностей и места в струк­туре управления. Прошлый опыт позволяет отслеживать изменения во внешней среде, которые приводили к положительным или отрица­тельным результатам. Сфера деятельности требует от него более пристального внимания к определенной группе факторов в ущерб остальным.

Следует разграничивать и понимать разницу между реальной и воображаемой внешней средой. Реальная внешняя среда — это то окружение МО, которое объективно существует, а воображаемая — это та среда, которая «ощущается» (субъективно воспринимается) органами власти. К сожалению, показатели реальной и воображае­мой среды достаточно часто не совпадают. Проблема индивидуаль­ного субъективного восприятия внешней среды решается в рамках муниципального консалтинга.

Анализ и контроль внешней обстановки позволяет выявить и ис­пользовать ее благоприятные возможности, способствующие дости­жению стратегических целей МО, и избежать угроз, препятствий. Он обеспечивается за счет детального изучения внешней среды с пер­спективой составления перечня возможностей и угроз, что в даль­нейшем позволяет использовать благоприятные возможности и при­нять адекватные ответные меры. Такой процесс называется анализом факторов внешней среды.

Начальным этапом анализа факторов среды является сбор инфор­мации о социальных, экономических, политических и технологиче­ских тенденциях в изменениях внешней среды МО. Для этого привлекают специалистов или внешних консультантов, которые проводят анализ различных источников информации: отчетной документации, статистических сборников, профессиональных журналов, книг и га­зет, Интернета. Они предоставляют периодические аналитические от­четы руководителю, отвечающему за исследования факторов внеш­ней среды.

Далее собранная информация оценивается, возникшие вопросы обсуждаются па встречах с руководством, которое определяет воз­можности и угрозы и разрабатывает базовые показатели эффектив­ности действий, предпринимаемых в соответствии с выявленными возможностями и угрозами. Высшее руководство определяет приори­тет этих показателей и формирует перечень наиболее важных факто­ров успеха, который передается в подразделения и отделы.