double arrow

Документирование хозяйственных операций как один из важнейших элементов метода бухгалтерского учета


Документацияявляется одним из элементов метода бухгалтерского учета и вместе с инвентаризацией представляет прием первичного наблюдения.

Документация— процесс регистрации и юридического оформления наблюдаемых фактов.

Документ(от лат. documentum — свидетельство, доказательство) — письменное распоряжение или свидетельство о совершении хозяйственной операции. Он подтверждает право на совершение хозяйственной операции, ее законченность и хозяйственную целесообразность.

Документ в широком смысле слова – это материальный предмет, на котором с помощью различных средств и способов зафиксирована информация в целесообразной для восприятия форме.

Порядок ведения первичной документации регламентирован ФЗ «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Согласно этим нормативным актам, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Это требование связано с тем, что основным назначением первичных документов является фиксация факта совершения хозяйственной операции.




В бухгалтерском учете документация имеет следующее значение:

· является основой, базой, началом всей системы бухгалтерского учета;

· от правильности документального оформления хозяйственных операций зависит достоверность учетной информации;

· от правильной работы с документами зависит эффективность ведения бухгалтерского учета, эффективность системы управления.

Бухгалтерские документы выполняют следующие информационные функции:

· впервые фиксируют данные о факте хозяйственной деятельности и обеспечивают их юридическое подтверждение;

· создают возможность первичного контроля за совершением хозяйственной деятельности за действиями должностных и материально ответственных лиц;

· позволяют передавать данные о хозяйственных фактах, отбирать и группировать их для дальнейшего обобщения в системе бухгалтерского учета;

· обеспечивает хранение данных о хозяйственных фактах.

Документация в учете имеет первостепенное значение в управлении предприятиями, т.к. с её помощью:

· контролируется наличие, движение и сохранность товарно-материальных и денежных средств;

· контролируется количество и качество труда работников и расчетов за труд ;

· обеспечивается повседневное руководство работой предприятия;

· обеспечивается внутренний и внешний контроль за работой предприятия;

· устанавливается вина или невиновность лиц при судебных разбирательствах;

· контролируются расчеты с другими предприятиями.

В соответствии с Положением о документах и документообороте, утвержденном Минфином СССР от 29 июля 1983г. N 105 (т.I сборника нормативных документов по бухгалтерскому учету), в документах обязательно наличие минимум пяти реквизитов (типовые, межведомственные, но иногда какие-либо другие операции):



· наименование документа,

· дата составления документа,

· содержание хозяйственной операции,

· количественное и обязательно суммовое выражение хозяйственной операции,

· наличие подписей.

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты (показатели, зафиксированные в документе):


· наименование документа (формы);

· код формы;

· дата составления;

· наименование организации, от имени которой составлен документ;

· содержание хозяйственной операции;

· измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

· наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

· личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники)

На основе документов производится предварительный, текущийипоследующий контроль за сохранностью средств предприятия и

экономической необходимости каждой хозяйственной операции.

· Предварительный контроль – это контроль за целесообразностью совершения хозяйственной операции, когда руководящий персонал подписывает документы, содержащие распоряжение на выполнение хозяйственной операции.



· Текущий контроль производится в процессе совершения хозяйственной операции .

· Последующий контроль осуществляется при получении документов и их обработке.

·

Документы, по которым хозяйственные операции совершены, поступают в бухгалтерию, где подвергаются трем видам проверки:

· Формальная проверка - проверка правильности оформления документов по форме. Бухгалтер определяет, полностью и правильно ли заполнены все реквизиты.

· Проверка по существу предполагает определение бухгалтером законности совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом.

· Арифметическая проверка - проверка правильности подсчета данных документа. Проверенные документы подлежат группировке и расценке. Под группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам.

Расценка документов означает проставление в них денежных измерителей. Это необходимо, поскольку значительное их число составляется в натуральных показателях.

Движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив называется документооборотом.







Сейчас читают про: